hoe krijg ik paspoortgegevens van een leverancier buiten de EU

De importeur vraagt op, de leverancier levert

Wie meubels van buiten de EU op de Europese markt brengt, geldt in de ESPR als importeur, en die rol brengt een eigen verplichting met zich mee: nagaan of het digitale productpaspoort er is en klopt voordat het product in de EU in de handel wordt gebracht. Dat betekent in de praktijk dat de gegevens die nodig zijn voor het paspoort bij de fabrikant buiten de EU worden opgevraagd — materialen, samenstelling, herkomst van onderdelen, en alles wat verder voor het paspoort van dat product nodig is. De EU-importeur is niet degene die deze gegevens zelf verzint of aanvult met een schatting; die gegevens horen van de fabrikant te komen, en de importeur controleert wat er binnenkomt.

Voor wie dit geldt, en waar het overgaat in iets anders

Deze vraag speelt specifiek voor de partij die als importeur wordt aangemerkt: degene die een meubel van een fabrikant buiten de EU voor het eerst op de Europese markt brengt. Voor een projectinrichter of handelaar die meubels ván een EU-importeur koopt, ligt dit anders — die schakelt aan met een leverancier die al binnen de EU zit, en dat is een andere route dan hier beschreven. Voor wie zelf importeert vanuit een land buiten de EU is het onderscheid tussen "fabrikant" en "importeur" uit artikel 29 van de ESPR relevant: de importeur heeft een eigen, zelfstandige verplichting, los van wat de fabrikant in het land van herkomst wel of niet doet. Wat dit artikel niet regelt, is hóe de fabrikant de gegevens precies aanlevert of in welke vorm — dat is iets wat in de praktijk tussen partijen wordt afgesproken. Meer over wat het paspoort voor deze invoersituatie concreet betekent staat bij wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de EU.

Nog geen vaste datum, wel een vaste richting

Er is nog geen vastgestelde datum waarop deze verplichting voor meubels ingaat. De ESPR zelf is de kaderverordening; welke productgroepen wanneer verplicht een paspoort krijgen, wordt per productgroep in een afzonderlijke gedelegeerde handeling bepaald. Voor meubels is die handeling er nog niet. Wat wel vaststaat, is het mechanisme uit artikel 38 en artikel 29: zodra de verplichting ingaat, ligt de verantwoordelijkheid voor het doorgeven van gegevens in de keten bij de actoren die de ESPR daarvoor aanwijst, en die verantwoordelijkheid verschuift niet vanzelf omdat een fabrikant buiten de EU zit. Tot de datum vaststaat, is er geen wettelijke verplichting om deze gegevens al op te vragen — maar niets houdt een importeur tegen om de aanlevering nu al te regelen, juist omdat dat later tijd bespaart. Op deze pagina wordt de datum bijgewerkt zodra de gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

De eerste stap is vastleggen welke gegevens precies nodig zijn voor het paspoort van het betreffende meubel — een overzicht daarvan staat bij welke gegevens bij de leverancier worden opgevraagd. Daarna is het verstandig deze aanlevering niet mondeling of per losse e-mail te regelen, maar vast te leggen in de inkoopovereenkomst met de fabrikant buiten de EU: wélke gegevens, in welke vorm, en op welk moment. Hoe dat contractueel wordt ingericht staat bij afspraken over de levering van paspoortgegevens in het inkoopcontract. Bij een leverancier buiten de EU is dit extra van belang, omdat er geen gedeeld EU-toezichtskader is dat de fabrikant rechtstreeks aanspreekt — de importeur staat hier tussen de fabrikant en de Europese markt, en draagt daardoor een groter deel van het risico als gegevens ontbreken of niet kloppen.

Zodra de gegevens binnenkomen, is de volgende stap ze te controleren op juistheid en volledigheid in plaats van ze een-op-een over te nemen; hoe die controle wordt opgezet staat bij gegevens controleren op juistheid. Levert de fabrikant de gegevens niet, onvolledig, of te laat, dan is dat een situatie die vaker voorkomt en waarvoor een aanpak bestaat — zie wat te doen als de leverancier de gegevens niet levert. Ook is van belang of het gaat om een compleet meubel of om een halffabricaat dat verder verwerkt wordt: bij onderaannemers en toeleveranciers van onderdelen gelden vergelijkbare vragen over wie welke gegevens levert, beschreven bij of een onderaannemer die halffabricaten levert ook paspoortgegevens moet geven. Bij douanecontroles op het digitale productpaspoort, zoals voorzien in artikel 15 van de ESPR, is het de importeur die kan worden aangesproken op het ontbreken of niet kloppen van deze gegevens — een reden om deze keten vooraf op orde te hebben in plaats van pas bij een controle.

Onderbouwing: artikel 29, 38, 10 en 15 van de ESPR

Artikel 29 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van importeurs, waaronder het nagaan of het digitale productpaspoort aanwezig en correct is voordat een product op de EU-markt wordt gebracht. Artikel 38 regelt de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen, en daarmee de basis voor het doorgeven van productgegevens tussen fabrikant, importeur en andere schakels. Artikel 10 beschrijft wat het digitale productpaspoort inhoudelijk moet bevatten, wat bepaalt welke gegevens er in de eerste plaats bij de fabrikant buiten de EU opgevraagd moeten worden. Artikel 15 regelt de douanecontroles op het digitale productpaspoort bij invoer, wat de importeur direct raakt op het moment dat een meubel de EU-grens passeert.

Wat nu te doen

Wie nu al meubels van buiten de EU importeert, kan zonder op de gedelegeerde handeling te wachten alvast in kaart brengen welke fabrikanten worden ingeschakeld, welke gegevens die fabrikanten normaal al bijhouden (zoals materiaalsamenstelling en herkomst), en of de bestaande inkoopcontracten ruimte bieden om daar later een leveringsverplichting voor paspoortgegevens aan toe te voegen. Wie twijfelt of de eigen producten straks onder de verplichting vallen, vindt een eerste check bij of het productpaspoort voor de eigen meubels gaat gelden.