Welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van meubels opvragen?

Materiaal-, herkomst- en reparatiegegevens vormen de kern

Bij een leverancier van meubelonderdelen, hout, stof, schuim, beslag of andere componenten wordt doorgaans informatie opgevraagd over de samenstelling van het materiaal, de herkomst ervan, de aanwezigheid van zorgwekkende stoffen, en de mogelijkheden voor reparatie, demontage en recycling. Dat is de kern van wat er straks in een digitaal productpaspoort voor meubels terechtkomt. Een meubelfabrikant of -importeur stelt het paspoort zelf niet uit het niets samen: die persoon is afhankelijk van wat de schakels ervoor in de keten aanleveren. Een leverancier van spaanplaat, textiel, metalen poten of lijmsystemen beschikt over gegevens die de fabrikant zelf niet kan meten of nagaan, zoals de exacte chemische samenstelling van een lijm of de herkomst van een houtsoort. Die informatie moet dus bij de bron worden opgehaald, en dat gebeurt bij voorkeur ruim voordat een paspoort daadwerkelijk moet worden aangeleverd.

Voor wie dit relevant is, en voor wie nog niet

Deze vraag speelt voor meubelfabrikanten, importeurs en projectinrichters die inkopen bij toeleveranciers binnen of buiten de EU, en die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het samenstellen van het productpaspoort. De verplichting om gegevens aan te leveren binnen de keten ligt bij "actoren in de toeleveringsketen" in de zin van artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) — dat zijn de partijen die grondstoffen, onderdelen of halffabricaten leveren aan degene die het eindproduct op de markt brengt. Dit geldt niet voor de eindconsument, en ook niet voor kleine toeleveranciers die geheel buiten de reikwijdte van de latere gedelegeerde handeling voor meubels vallen — welke bedrijven dat precies zijn, hangt af van de drempels die in die handeling worden vastgelegd, en die zijn er nog niet. Het gaat hier verder alleen om de vraag welke gegevens er in de keten worden opgevraagd, niet om de vraag wie het paspoort uiteindelijk publiceert of host; dat is een aparte verplichting die bij de fabrikant of importeur zelf ligt.

Vanaf wanneer dit moet, staat nog niet vast

Er is nog geen gedelegeerde handeling voor meubels gepubliceerd, dus een concrete datum waarop deze gegevens verplicht moeten worden aangeleverd, bestaat op dit moment niet. Wat wel vaststaat, is het kader waarbinnen die handeling tot stand komt: de ESPR zelf is van kracht, en artikel 38 verplicht toeleveranciers al in algemene zin om economische operatoren te voorzien van de informatie die nodig is om aan productvereisten en aan het digitaal productpaspoort te voldoen, zodra die vereisten voor een productgroep zijn vastgesteld. Voor meubels is dat moment er nog niet. Tot die tijd is er geen wettelijke verplichting om gegevens in het kader van het productpaspoort op te vragen of te leveren, en het heeft dan ook geen zin om al een exacte datum te noemen die nergens op is gebaseerd. Zodra de gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd, wordt die datum hier vermeld.

Wat dit voor de inkooppraktijk betekent

In de praktijk is het zinvol om nu al te inventariseren welke leveranciers welke onderdelen en materialen aanleveren, en om per leverancier na te gaan of die de gegevens over materiaalsamenstelling, herkomst en verwerkte stoffen al bijhoudt of kan aanleveren. Een logische volgorde is: eerst in kaart brengen welke materialen en onderdelen in het eigen meubel verwerkt zitten, dan per leverancier nagaan welke documentatie er al bestaat (denk aan veiligheidsinformatiebladen, houtcertificaten, materiaalspecificaties), en vervolgens een gesprek aangaan met leveranciers die nog geen gestructureerde gegevens kunnen leveren. Artikel 10 van de ESPR geeft een indicatie van de categorieën informatie die een digitaal productpaspoort moet bevatten, zoals gegevens over prestaties, materiaalsamenstelling, aanwezigheid van zorgwekkende stoffen, en mogelijkheden voor reparatie, demontage en recycling. Die categorieën vormen een bruikbaar uitgangspunt om leveranciers nu al te vragen naar wat zij beschikbaar hebben, ook al ligt de exacte set verplichte gegevens voor meubels nog niet vast. Wie hiermee vroeg begint, voorkomt dat de aanlevering van een paspoort later vastloopt op een leverancier die de gevraagde gegevens niet kan produceren of niet binnen een redelijke termijn kan aanleveren.

De grondslag: artikel 38 en artikel 10 van de ESPR

Dat gegevens binnen de keten moeten worden aangeleverd, volgt uit artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat verplichtingen oplegt aan actoren in de toeleveringsketen om de economische operator die het product op de markt brengt te voorzien van de informatie die nodig is om aan de toepasselijke vereisten te voldoen. Welke informatie dat concreet is, sluit aan bij de categorieën die zijn opgenomen in artikel 10 van diezelfde verordening, dat de algemene vereisten voor de inhoud van het digitaal productpaspoort beschrijft. Beide artikelen zijn generiek geformuleerd en gelden pas concreet voor meubels zodra de productspecifieke gedelegeerde handeling is vastgesteld.

Wie nu al wil beginnen, kan het beste starten met een overzicht van de eigen leveranciers en de materialen die zij aanleveren, en dat overzicht aanhouden totdat de gedelegeerde handeling voor meubels duidelijkheid geeft over de exacte gegevensvelden.