Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

Fabrikant blijft aansprakelijk, leverancier moet meewerken

Een leverancier die geen gegevens aanlevert, ontslaat de fabrikant of importeur niet van de verplichting om het digitaal productpaspoort samen te stellen. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verantwoordelijkheid voor het paspoort bij de fabrikant, maar diezelfde verordening verplicht actoren verderop in de toeleveringsketen om mee te werken aan het verstrekken van de informatie die voor dat paspoort nodig is. Dat betekent dat een fabrikant die tegen een stugge leverancier aanloopt, niet met lege handen staat: er is een wettelijke grondslag om die gegevens op te vragen, en die grondslag geldt voor de hele keten, niet alleen voor de partij die het paspoort uiteindelijk publiceert.

Voor fabrikanten en importeurs, niet voor losse dataverzoeken zonder wettelijke basis

Dit onderwerp speelt voor fabrikanten, importeurs en projectinrichters die verantwoordelijk zijn voor het productpaspoort van een meubelproduct en die daarvoor gegevens nodig hebben van toeleveranciers — denk aan materiaalsamenstelling, herkomst van onderdelen, of gegevens over reparatie en recyclebaarheid. Het gaat hier niet over de vraag welke gegevens precies verplicht zijn: dat wordt per productgroep vastgelegd in een gedelegeerde handeling, en voor meubels is die er nog niet. Het gaat ook niet over de verhouding tussen een fabrikant en een consument, en niet over geschillen die los staan van het productpaspoort, zoals een leveringsprobleem met het product zelf. Wie op zoek is naar een concreet bedrag aan sancties of een concrete deadline voor een specifieke leverancier, vindt dat hier niet: dat staat niet in de ESPR zelf, maar wordt op andere niveaus geregeld of moet nog worden vastgesteld.

De verplichting hangt af van het productbesluit, dat er nog niet is

Er is nog geen vaste datum waarop de verplichting om een productpaspoort voor meubels te voeren ingaat. Die datum volgt pas uit de gedelegeerde handeling voor de productgroep meubels, en die is er nog niet. Volgens het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 wordt die gedelegeerde handeling in 2028 verwacht; de verplichting zelf zou daarna, na een overgangsperiode, in werking treden. Tot die handeling is gepubliceerd, geldt er voor meubels geen concrete verplichting tot een digitaal productpaspoort en dus ook geen concrete, afdwingbare verplichting voor leveranciers om specifieke paspoortgegevens aan te leveren. Wat wél al vaststaat, is het kader uit de ESPR zelf: de rolverdeling tussen fabrikant en toeleveringsketen, zoals die in artikel 27 en artikel 38 is vastgelegd, staat los van de datum waarop een specifieke productgroep aan de beurt is. Zodra de gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd, wordt die datum hier vermeld.

Navragen, vastleggen en escaleren: de aanpak in volgorde

Wie tegen een leverancier aanloopt die geen gegevens levert, doet er verstandig aan eerst schriftelijk en specifiek te vragen om de gegevens die voor het paspoort nodig zijn, met een verwijzing naar de verplichting die op toeleveranciers rust. Een vaag verzoek om "informatie over het product" werkt minder goed dan een verzoek dat aangeeft welk gegeven ontbreekt en waarom dat nodig is voor het paspoort. Vervolgens is het zinvol om die communicatie vast te leggen: een dossier met verzoeken en reacties (of het uitblijven daarvan) is nuttig, zowel om de eigen inspanning aan te tonen als om bij een aanhoudend probleem verder te kunnen escaleren, bijvoorbeeld via de inkooprelatie of een contractuele afspraak over gegevensverstrekking. Waar mogelijk is het verstandig om dit onderwerp vooraf in nieuwe leveringsovereenkomsten op te nemen, zodat de verplichting tot gegevensverstrekking niet pas achteraf ter discussie staat. Voor bestaande relaties waarin een leverancier structureel niet levert, kan het onderzoeken van alternatieve bronnen voor dezelfde gegevens — bijvoorbeeld via eigen materiaalkennis, certificaten of een andere schakel in de keten — een praktische tussenstap zijn, in afwachting van medewerking of een oplossing via het contract.

De wettelijke basis: artikel 38 en artikel 27 van de ESPR

Deze aanpak steunt op twee artikelen uit de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Artikel 27 beschrijft de verplichtingen van fabrikanten, waaronder de verantwoordelijkheid voor het opstellen en actueel houden van het digitaal productpaspoort. Artikel 38 beschrijft de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen, en regelt daarmee de verplichting van partijen die geen fabrikant zijn — zoals toeleveranciers van materialen of onderdelen — om mee te werken aan het verstrekken van informatie die voor het paspoort nodig is. Samen leggen deze artikelen de basis waarop een fabrikant zich kan beroepen wanneer een leverancier gegevens achterhoudt.

Wat te doen

Wie nu al met leveranciers werkt die relevant zijn voor een toekomstig productpaspoort, kan er verstandig aan doen om nu al vast te leggen welke gegevens beschikbaar zijn en welke niet, en om afspraken over gegevensverstrekking een plek te geven in lopende en nieuwe contracten. Zo hoeft er straks, als de verplichting voor meubels ingaat, niet vanaf nul te worden begonnen met het in kaart brengen van de keten.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR legt de verplichting om het productpaspoort samen te stellen bij de fabrikant — of, bij invoer van buiten de EU, bij de importeur die de rol van fabrikant overneemt (artikel 27 van de ESPR, Verordening (EU) 2024/1781). Wie meubels of onderdelen daarvan inkoopt en onder eigen naam op de markt brengt, kan dus niet volstaan met wachten op een leverancier die niet levert. De verordening regelt in artikel 38 (ESPR) wel dat actoren in de toeleveringsketen — toeleveranciers, onderaannemers, importeurs — verplicht zijn de informatie te verstrekken die nodig is om het paspoort samen te stellen. Die verplichting ligt dus bij twee partijen tegelijk: de fabrikant die het paspoort moet opstellen, en de leverancier die de onderliggende gegevens moet aanleveren.

De fabrikant blijft verantwoordelijk voor het paspoort

Praktisch betekent dit dat een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat meubels samenstelt uit ingekochte onderdelen — een frame, een bekledingsstof, een scharnier — niet met een schouderophalen kan verwijzen naar de leverancier als het paspoort ontbreekt of onvolledig is. De verplichting uit artikel 27 (ESPR) rust op de partij die het product op de markt brengt. Wat er wél opgevraagd moet worden en bij wie, staat beschreven op de pagina over welke gegevens u bij uw leverancier van meubels opvraagt.

Leveranciers moeten gegevens verstrekken die redelijkerwijs beschikbaar zijn

Artikel 38 (ESPR) verplicht actoren in de toeleveringsketen tot het verstrekken van informatie die nodig is voor het paspoort, voor zover die informatie hun redelijkerwijs beschikbaar is. Voor een bedrijf dat inkoopt bij meerdere partijen betekent dit dat de omvang van wat gevraagd kan worden, verschilt per schakel in de keten: een producent van een halffabricaat heeft andere gegevens beschikbaar dan een handelaar die alleen doorverkoopt. Of een onderaannemer die een halffabricaat levert onder deze verplichting valt, en wat er dan precies gevraagd kan worden, staat toegelicht op de pagina over onderaannemers die halffabricaten leveren.

Bij invoer van buiten de EU verschuift de last

Wanneer onderdelen of complete meubels van buiten de EU worden ingekocht, ligt de verstrekkingsplicht van artikel 38 (ESPR) bij een partij die niet altijd onder Europees toezicht opereert en niet altijd dezelfde prikkel voelt om tijdig te leveren. Voor bedrijven die deels of volledig van buiten de EU inkopen is dit een reëel aandachtspunt; wat daarbij praktisch een rol speelt staat op de pagina over het opvragen van paspoortgegevens bij een leverancier buiten de EU en op de pagina over wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de Europese Unie.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier reageert niet, of pas na herhaald aandringen. Vooral bij kleinere toeleveranciers die zelf geen ervaring hebben met het paspoort, kan een verzoek om gegevens weken blijven liggen zonder dat er sprake is van onwil — eerder van onbekendheid met wat er gevraagd wordt en waarom.

De gegevens komen wel, maar zijn onvolledig of gedateerd. Een leverancier stuurt een technisch datasheet dat niet is opgesteld met het paspoort in gedachten, en mist juist de gegevens die nodig zijn — bijvoorbeeld over materiaalherkomst of samenstelling.

Er is geen contractuele afspraak over levering van paspoortgegevens. Bij veel lopende inkooprelaties is nooit vastgelegd dat de leverancier deze informatie moet aanleveren, en al helemaal niet binnen welke termijn. Zonder zo'n afspraak staat een bedrijf zwak als een leverancier niet reageert. Hoe dit in een inkoopcontract vastgelegd kan worden, staat op de pagina over afspraken over de levering van paspoortgegevens in het inkoopcontract.

Hetzelfde onderdeel komt van verschillende leveranciers, met verschillende antwoorden. Een bedrijf dat bijvoorbeeld scharnieren of stof bij twee of drie partijen inkoopt, merkt dat de een wel levert en de ander niet, of dat de geleverde gegevens onderling niet overeenkomen. Wat daarbij een rol speelt staat op de pagina over het inkopen van hetzelfde onderdeel bij verschillende leveranciers.

De herkomst van hout wordt niet meegeleverd, terwijl die wel wordt gevraagd. Houtherkomst is een onderwerp waarover leveranciers soms terughoudend zijn, of waarvan zij zelf niet over onderliggende documentatie beschikken. Hoe dit vastgelegd kan worden, staat op de pagina over de herkomst van het hout vastleggen.

Wat u kunt vastleggen

Een schriftelijk verzoek aan de leverancier, met een omschrijving van welke gegevens nodig zijn en waarvoor. Dit vormt het startpunt van een dossier dat aantoont dat er actief om de gegevens is gevraagd.
Een inkoopcontract of addendum waarin de levering van paspoortgegevens is opgenomen als voorwaarde, inclusief een moment waarop dit uiterlijk moet gebeuren. De opzet hiervoor staat beschreven op de pagina over afspraken in het inkoopcontract.
Een overzicht van correspondentie met de leverancier: verzoeken, herinneringen, en eventuele reacties of het ontbreken daarvan. Dit is relevant op het moment dat aangetoond moet worden dat er zorgvuldig is gehandeld, ook als het resultaat uiteindelijk uitbleef.
Een interne registratie per onderdeel of leverancier, waarin wordt bijgehouden welke gegevens al binnen zijn, welke nog ontbreken, en bij wie is nagevraagd. Dit is met name nuttig bij inkoop uit meerdere bronnen, zoals beschreven op de pagina over meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel.
Een aantekening van de ontvangen gegevens en de controle daarop, zodat niet alleen vastligt dat er iets is aangeleverd, maar ook of dat is nagekeken op aannemelijkheid. Hoe die controle eruit kan zien, staat op de pagina over het controleren van gegevens van de leverancier op juistheid.

Deze vastleggingen maken geen leverancier die niet levert alsnog aan het leveren, maar ze bouwen een dossier op dat laat zien dat de eigen verplichting uit artikel 27 (ESPR) serieus is opgepakt, ook wanneer een schakel in de keten achterblijft.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.