Můj dodavatel nedodává data — co mohu dělat?

Co konkrétně musíte udělat

Co se od vás očekává

ESPR ukládá povinnost sestavit produktový pas na výrobce — nebo v případě dovozu z mimo EU na dovozce, který přebírá roli výrobce (článek 27 ESPR, Nařízení (EU) 2024/1781). Kdo nakupuje nábytek nebo jeho součásti a uvádí je na trh pod svým jménem, nemůže se proto spokojit jen s čekáním na dodavatele, který nedodá. Nařízení sice v článku 38 (ESPR) stanoví, že subjekty v dodavatelském řetězci — subdodavatelé, podnikatelé, dovozci — mají povinnost poskytovat informace potřebné k sestavení pasu. Tato povinnost tedy spočívá na dvou stranách zároveň: na výrobci, který musí pas vypracovat, a na dodavateli, který musí poskytnout podkladová data.

Výrobce zůstává odpovědný za pas

Z praktického hlediska to znamená, že podnik s 10 až 100 zaměstnanci, který skládá nábytek z nakupovaných součástí — rám, potahová látka, závěs — se nemůže se vztyčeným ramenem odvolávat na dodavatele, pokud pas chybí nebo je neúplný. Povinnost vyplývající z článku 27 (ESPR) spočívá na straně, která uvádí produkt na trh. Co se musí od koho požadovat, je popsáno na stránce o kterých údajů požadujete od svého dodavatele nábytku.

Dodavatelé musí poskytovat údaje, které jsou jim přiměřeně dostupné

Článek 38 (ESPR) zavazuje subjekty v dodavatelském řetězci poskytovat informace potřebné pro pas, pokud jsou jim přiměřeně dostupné. Pro podnik, který nakupuje u více stran, to znamená, že rozsah toho, co lze požadovat, se liší pro každý prvek v řetězci: výrobce součásti má k dispozici jiné údaje než obchodník, který jen prodává dál. Zda podnikatel vyrábějící součást spadá pod tuto povinnost a co přesně lze požadovat, je vysvětleno na stránce o subdodavatelích, kteří dodávají součásti.

Při dovozu mimo EU se břemeno přesouvá

Když se součásti nebo kompletní nábytek nakupuje mimo EU, povinnost poskytovat údaje podle článku 38 (ESPR) spočívá na straně, která ne vždy operuje pod evropským dohledem a nemá vždy stejný podnět k včasnému dodání. Pro podniky, které alespoň částečně nebo zcela nakupují mimo EU, je to skutečný bod pozornosti; co přitom prakticky hraje roli, je popsáno na stránce o žádosti o údaje z pasu od dodavatele mimo EU a na stránce o co produktový pas znamená při dovozu mimo Evropskou unii.

Kde se v praxi často dělají chyby

Dodavatel neodpovídá, nebo jen po opakovaném nátlaku. Zejména u menších subdodavatelů, kteří sami nemají zkušenost s pasem, může žádost o údaje ležet týdny bez jakéhokoli náznaku neochoty — spíše jde o neznalost toho, co se požaduje a proč.

Údaje sice přijdou, ale jsou neúplné nebo zastaralé. Dodavatel pošle technický datový list, který nebyl vypracován s ohledem na pas, a právě postrádá údaje, které jsou potřebné — například o původu materiálu nebo složení.

Neexistuje smluvní dohoda o dodání údajů z pasu. U mnoha probíhajících nákupních vztahů se nikdy neurčilo, že dodavatel musí tyto informace poskytnout, a tím spíše ne v jaké lhůtě. Bez takové dohody je podnik v neuspokoják pozici, pokud dodavatel neodpovídá. Jak lze toto zakotvit v nákupní smlouvě, je popsáno na stránce o dohodách o dodání údajů z pasu v nákupní smlouvě.

Stejná součást pochází od různých dodavatelů s různými odpověďmi. Podnik, který například kupuje závěsy nebo látku u dvou nebo tří stran, zjistí, že jeden dodá a druhý ne, nebo že dodané údaje si navzájem neodpovídají. Co přitom hraje roli, je popsáno na stránce o nákup stejné součásti od různých dodavatelů.

Původ dřeva není dodáván, přestože je požadován. Původ dřeva je téma, k nimž jsou dodavatelé někdy zdrženliví, nebo nemají k dispozici příslušnou dokumentaci. Způsob, jakým to lze zaznamenat, je uveden na stránce o zaznamenání původu dřeva.

Co si můžete zaznamenat

• Písemná žádost na dodavatele, s popisem požadovaných údajů a jejich účelu. To tvoří výchozí bod souboru, který dokazuje, že byl aktivně vyžádán přístup k údajům.
• Nákupní smlouva nebo dodatek obsahující dodání údajů o pasportu jako podmínku, včetně termínu, do kterého k tomu musí dojít. Příprava pro to je popsána na stránce o dohodách v nákupní smlouvě.
• Přehled korespondence s dodavatelem: žádosti, připomenutí a případné odpovědi nebo jejich absenci. Toto je relevantní v okamžiku, kdy je třeba prokázat, že bylo jednáno pečlivě, a to i v případě, že výsledek nakonec chyběl.
• Interní registr na součást nebo dodavatele, který sleduje, které údaje již byly přijaty, které stále chybějí a u koho byla požadavka obnovena. To je zvláště užitečné při nákupu z více zdrojů, jak je popsáno na stránce o více dodavatelích pro stejnou součást.
• Záznam přijatých údajů a jejich kontrola, takže není zaznamenáno pouze to, že byla něco dodána, ale také zda to bylo zkontrolováno na rozumnost. Jak tato kontrola může vypadat, je uvedena na stránce o kontrole údajů dodavatele na správnost.

Tyto záznamy nedonutí dodavatele, který nedodává, aby začal dodávat, ale vytvářejí soubor, který ukazuje, že vlastní povinnost vyplývající z článku 27 (ESPR) byla vážně přijata, a to i v případě, že se určitý článek v řetězci opozdit.