Il mio fornitore non fornisce i dati — cosa posso fare?

Il fabbricante rimane responsabile, il fornitore deve collaborare

Un fornitore che non fornisce dati non esonera il fabbricante o l'importatore dall'obbligo di compilare il passaporto digitale del prodotto. Il regolamento (UE) 2024/1781 (ESPR) attribuisce la responsabilità del passaporto al fabbricante, ma lo stesso regolamento obbliga gli operatori più avanti nella catena di approvvigionamento a collaborare nel fornire le informazioni necessarie per quel passaporto. Ciò significa che un fabbricante che incontra un fornitore riluttante non rimane a mani vuote: esiste una base legale per richiedere quei dati, e tale base vale per l'intera catena, non solo per la parte che alla fine pubblica il passaporto.

Per fabbricanti e importatori, non per singole richieste di dati senza base legale

Questo argomento riguarda fabbricanti, importatori e allestitori di progetti responsabili del passaporto del prodotto di un articolo di mobilio e che hanno bisogno di dati dai fornitori a monte — si pensi alla composizione dei materiali, all'origine dei componenti, o ai dati su riparazione e riciclabilità. Non si tratta qui della questione di quali dati esattamente siano obbligatori: questo viene stabilito per ogni gruppo di prodotti in un atto delegato, e per i mobili non esiste ancora. Non riguarda neppure il rapporto tra un fabbricante e un consumatore, né controversie indipendenti dal passaporto del prodotto, come un problema di consegna del prodotto stesso. Chi cerca un importo concreto di sanzioni o una scadenza concreta per uno specifico fornitore, non lo troverà qui: questo non è stabilito dall'ESPR stessa, ma è regolato ad altri livelli o deve ancora essere definito.

L'obbligo dipende dalla decisione relativa al prodotto, che non esiste ancora

Non esiste ancora una data fissa per l'entrata in vigore dell'obbligo di tenere un passaporto digitale del prodotto per i mobili. Quella data scaturirà solo dall'atto delegato per il gruppo di prodotti mobili, che non esiste ancora. Secondo il piano di lavoro della Commissione europea per il 2025-2030, tale atto delegato è previsto nel 2028; l'obbligo stesso entrerebbe in vigore successivamente, dopo un periodo transitorio. Finché l'atto non sarà pubblicato, per i mobili non vige alcun obbligo concreto di passaporto digitale del prodotto e quindi nemmeno alcun obbligo concreto e vincolante per i fornitori di fornire dati specifici del passaporto. Ciò che è già fermo è il quadro dell'ESPR stessa: la ripartizione dei ruoli tra fabbricante e catena di approvvigionamento, come stabilita negli articoli 27 e 38, è indipendente dalla data in cui un gruppo di prodotti specifico sarà interessato. Non appena l'atto delegato per i mobili sarà pubblicato, quella data sarà indicata qui.

Ricerca, documentazione ed escalation: l'approccio in sequenza

Chi si trova di fronte a un fornitore che non fornisce dati, farebbe bene a chiedere prima per iscritto e in modo specifico i dati necessari per il passaporto, con un riferimento all'obbligo che grava sui fornitori. Una richiesta vaga di "informazioni sul prodotto" funziona meno bene di una richiesta che specifica quale dato manca e perché è necessario per il passaporto. Successivamente è utile documentare quella comunicazione: un fascicolo con richieste e risposte (o la loro assenza) è utile sia per dimostrare il proprio impegno sia per poter escalare ulteriormente in caso di problema persistente, ad esempio attraverso la relazione di approvvigionamento o un accordo contrattuale sulla fornitura di dati. Dove possibile, è consigliabile includere questo argomento in anticipo nei nuovi contratti di fornitura, in modo che l'obbligo di fornitura dei dati non diventi motivo di discussione solo successivamente. Per le relazioni esistenti in cui un fornitore non fornisce strutturalmente i dati, l'esplorazione di fonti alternative per gli stessi dati — ad esempio attraverso conoscenze proprie dei materiali, certificati o un altro anello della catena — può essere un passaggio intermedio pratico, in attesa della collaborazione o di una soluzione tramite contratto.

La base giuridica: articolo 38 e articolo 27 dell'ESPR

Questo approccio si basa su due articoli dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781). L'articolo 27 descrive gli obblighi dei fabbricanti, inclusa la responsabilità di preparare e mantenere aggiornato il passaporto digitale del prodotto. L'articolo 38 descrive i requisiti per gli operatori nella catena di approvvigionamento, e regola quindi l'obbligo dei soggetti che non sono fabbricanti — come fornitori di materiali o componenti — di collaborare alla fornitura delle informazioni necessarie per il passaporto. Insieme, questi articoli pongono la base su cui un fabbricante può appellarsi quando un fornitore trattiene i dati.

Che cosa fare

Chi già lavora con fornitori che saranno rilevanti per un futuro passaporto del prodotto, potrebbe fare bene a documentare già ora quali dati sono disponibili e quali non lo sono, e a includere accordi sulla fornitura di dati nei contratti in corso e nei nuovi contratti. In questo modo, quando l'obbligo per i mobili entrerà in vigore, non sarà necessario ricominciare da capo a mappare la catena.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete credere a noi sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

L'ESPR impone l'obbligo di compilare il passaporto del prodotto al fabbricante — oppure, nel caso di importazione da fuori l'UE, all'importatore che assume il ruolo di fabbricante (articolo 27 dell'ESPR, Regolamento (UE) 2024/1781). Chi acquista mobili o loro componenti e li immette sul mercato con il proprio nome non può quindi limitarsi ad attendere un fornitore che non fornisce. Il regolamento disciplina nell'articolo 38 (ESPR) che gli attori della catena di approvvigionamento — fornitori, subfornitori, importatori — sono obbligati a fornire le informazioni necessarie per compilare il passaporto. L'obbligo ricade quindi su due parti contemporaneamente: il fabbricante che deve redigere il passaporto e il fornitore che deve fornire i dati sottostanti.

Il fabbricante rimane responsabile del passaporto

In pratica, questo significa che un'azienda di 10-100 dipendenti che assembla mobili a partire da componenti acquistati — una struttura, un tessuto, una cerniera — non può scrollare le spalle e rinviare al fornitore se il passaporto manca o è incompleto. L'obbligo derivante dall'articolo 27 (ESPR) ricade sulla parte che immette il prodotto sul mercato. Cosa deve essere richiesto e a chi, è descritto nella pagina su quali dati richiedere al vostro fornitore di mobili.

I fornitori devono fornire dati ragionevolmente disponibili

L'articolo 38 (ESPR) obbliga gli attori della catena di approvvigionamento a fornire le informazioni necessarie per il passaporto, nella misura in cui tali informazioni sono loro ragionevolmente disponibili. Per un'azienda che acquista da più parti, questo significa che l'entità di ciò che può essere richiesto varia a seconda della fase della catena: un produttore di un semilavorato ha a disposizione dati diversi da quelli di un commerciante che effettua solo la rivendita. Se un subfornitore che fornisce un semilavorato rientra in questo obbligo e cosa esattamente può essere richiesto è illustrato nella pagina su subfornitori che forniscono semilavorati.

Nel caso di importazione da fuori l'UE l'onere si sposta

Quando componenti o mobili completi vengono acquistati da fuori l'UE, l'obbligo di fornitura dell'articolo 38 (ESPR) ricade su una parte che non sempre opera sotto la supervisione europea e non sempre sente lo stesso incentivo a fornire tempestivamente. Per le aziende che acquistano in parte o completamente da fuori l'UE, questo è un punto di attenzione reale; gli aspetti pratici che entrano in gioco sono descritti nella pagina su la richiesta di dati del passaporto a un fornitore fuori dall'UE e nella pagina su cosa significa il passaporto del prodotto nell'importazione da fuori l'Unione europea.

Dove le cose vanno male nella pratica

Il fornitore non risponde, o solo dopo ripetuti solleciti. Soprattutto presso piccoli fornitori che non hanno esperienza con il passaporto, una richiesta di dati può rimanere in sospeso per settimane senza che vi sia mancanza di volontà — piuttosto per mancanza di conoscenza di ciò che viene richiesto e perché.

I dati arrivano, ma sono incompleti o obsoleti. Un fornitore invia un datasheet tecnico che non è stato redatto tenendo conto del passaporto e manca proprio dei dati necessari — ad esempio sulla provenienza dei materiali o sulla composizione.

Non esiste un accordo contrattuale sulla fornitura di dati del passaporto. In molti rapporti di approvvigionamento in corso non è mai stato stabilito che il fornitore deve fornire queste informazioni, e tantomeno entro quale termine. Senza un tale accordo un'azienda si trova in una posizione debole se un fornitore non risponde. Come questo può essere stabilito in un contratto di acquisto è descritto nella pagina su accordi sulla fornitura di dati del passaporto nel contratto di acquisto.

Lo stesso componente proviene da fornitori diversi, con risposte diverse. Un'azienda che, ad esempio, acquista cerniere o tessuto da due o tre fornitori diversi, nota che uno fornisce e l'altro no, oppure che i dati forniti non coincidono tra loro. Gli aspetti che entrano in gioco in questo caso sono descritti nella pagina su l'acquisto dello stesso componente da diversi fornitori.

L'origine del legno non viene fornita, sebbene sia richiesta. L'origine del legno è un argomento rispetto al quale i fornitori a volte sono riluttanti, o di cui stessi non dispongono della documentazione sottostante. Come può essere registrato, è indicato nella pagina su registrare l'origine del legno.

Ciò che potete documentare

Una richiesta scritta al fornitore, con una descrizione dei dati necessari e della loro finalità. Questo costituisce il punto di partenza di un fascicolo che dimostra che i dati sono stati richiesti attivamente.
Un contratto di acquisto o un addendum in cui la fornitura dei dati del passaporto è inclusa come condizione, incluso il momento entro il quale deve avvenire al più tardi. La struttura per questo è descritta nella pagina su accordi nel contratto di acquisto.
Un riepilogo della corrispondenza con il fornitore: richieste, solleciti, ed eventuali risposte o loro assenza. Questo è rilevante nel momento in cui deve essere dimostrato che si è agito diligentemente, anche se il risultato alla fine è mancato.
Una registrazione interna per componente o fornitore, in cui si tiene traccia di quali dati sono già stati ricevuti, quali mancano ancora, e da chi è stata effettuata una richiesta ulteriore. Ciò è particolarmente utile quando si acquista da più fonti, come descritto nella pagina su più fornitori per lo stesso componente.
Una nota dei dati ricevuti e il loro controllo, in modo che non solo risulti che qualcosa è stato consegnato, ma anche se è stato verificato per plausibilità. Come può apparire il controllo, è indicato nella pagina su controllare i dati del fornitore per correttezza.

Queste registrazioni non rendono un fornitore che non fornisce comunque fornitore, ma costruiscono un fascicolo che dimostra che il proprio obbligo ai sensi dell'articolo 27 (ESPR) è stato affrontato seriamente, anche quando un anello della catena rimane indietro.

Questo non è parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

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