Mój dostawca nie dostarcza danych — co mogę zrobić?

Producent pozostaje odpowiedzialny, dostawca musi współpracować

Dostawca, który nie dostarcza danych, nie zwalnia producenta ani importera z obowiązku opracowania cyfrowej karty produktu. Rozporządzenie ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) nakłada odpowiedzialność za kartę na producenta, ale to samo rozporządzenie zobowiązuje podmioty dalsze w łańcuchu dostaw do współpracy w dostarczaniu informacji niezbędnych do tej karty. Oznacza to, że producent, który napotka oporu ze strony dostawcy, nie ma pustych rąk: istnieje ustawowa podstawa do żądania tych danych, a podstawa ta obowiązuje dla całego łańcucha, a nie tylko dla strony, która ostatecznie publikuje kartę.

Dla producentów i importerów, a nie dla pojedynczych żądań danych bez podstawy prawnej

Ten temat dotyczy producentów, importerów i projektantów wnętrz odpowiedzialnych za kartę produktu mebla i potrzebujących do tego danych od dostawców — takich jak skład materiałowy, pochodzenie części składowych lub dane dotyczące naprawy i możliwości recyklingu. Chodzi tu nie o to, które dokładnie dane są obowiązkowe: to jest określane dla każdej grupy produktów w akcie delegowanym, a dla mebli jeszcze go nie ma. Chodzi również nie o relacje między producentem a konsumentem ani o spory niezwiązane z kartą produktu, takie jak problem z dostawą samego produktu. Kto szuka konkretnej kwoty kar pieniężnych lub konkretnego terminu dla określonego dostawcy, nie znajdzie tego tutaj: nie znajduje się to w samym ESPR, ale jest uregulowane na innych poziomach lub wciąż czeka na ustanowienie.

Obowiązek zależy od decyzji produktowej, której jeszcze nie ma

Nie ma jeszcze ustalonej daty, od której obowiązek prowadzenia cyfrowej karty produktu dla mebli wchodzi w życie. Data ta wynika dopiero z aktu delegowanego dla grupy produktów mebli, który jeszcze nie istnieje. Zgodnie z planem pracy Komisji Europejskiej na lata 2025–2030 akt delegowany oczekiwany jest w 2028 roku; sam obowiązek wchodziłby w życie następnie, po okresie przejściowym. Dopóki akt nie zostanie opublikowany, dla mebli nie obowiązuje konkretny obowiązek prowadzenia cyfrowej karty produktu, a zatem także nie obowiązuje konkretny, możliwy do wyegzekwowania obowiązek dostawców do dostarczenia określonych danych karty. To, co już jest ustalone, to ramy samego ESPR: podział ról między producenta i łańcuch dostaw, taki jak określony w artykułach 27 i 38, jest niezależny od daty, w której określona grupa produktów będzie objęta. Zaraz po opublikowaniu aktu delegowanego dla mebli data ta zostanie podana tutaj.

Zapytaj, udokumentuj i eskaluj: podejście w kolejności

Jeśli napotykasz dostawcę, który nie dostarcza danych, mądrze jest najpierw poprosić go pisemnie i szczegółowo o dane niezbędne do paszportu, powołując się na obowiązek, który spoczywa na dostawcach. Niejasna prośba o "informacje o produkcie" działa gorzej niż pytanie wskazujące, które dane brakują i dlaczego są potrzebne do paszportu. Następnie warto udokumentować tę komunikację: zbiór próśb i odpowiedzi (lub ich brak) jest przydatny zarówno do wykazania własnych starań, jak i do dalszej eskalacji w przypadku trwałego problemu, na przykład poprzez relacje zakupowe lub umowną umowę dotyczącą udostępniania danych. Tam, gdzie jest to możliwe, mądrze jest zawarcie tego tematu z góry w nowych umowach dostaw, aby obowiązek dostarczania danych nie stał się przedmiotem dyskusji dopiero później. W przypadku istniejących relacji, w których dostawca systemowo nie dostarcza danych, badanie alternatywnych źródeł tych samych danych — na przykład poprzez własną wiedzę o materiałach, certyfikaty lub inny punkt w łańcuchu — może być praktycznym krokiem pośrednim, w oczekiwaniu na współpracę lub rozwiązanie poprzez umowę.

Podstawa prawna: artykuł 38 i artykuł 27 ESPR

To podejście opiera się na dwóch artykułach z ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781). Artykuł 27 opisuje obowiązki producentów, w tym odpowiedzialność za opracowanie i aktualizowanie cyfrowego paszportu produktu. Artykuł 38 opisuje wymagania dla podmiotów w łańcuchu dostaw i reguluje w ten sposób obowiązek stron, które nie są producentami — takich jak dostawcy materiałów lub komponentów — do udzielenia informacji niezbędnych do paszportu. Razem artykuły te stanowią podstawę, na którą producent może się powołać, gdy dostawca wstrzymuje dane.

Co robić

Kto już pracuje z dostawcami istotnymi dla przyszłego paszportu produktu, może mądrze postąpić, dokumentując już teraz, które dane są dostępne i które nie, oraz umieszczając umowy dotyczące udostępniania danych w bieżących i nowych umowach. W ten sposób, gdy obowiązek obejmie meble, nie trzeba będzie zaczynać od zera od mapowania łańcucha.

Na czym to opiera się

Samo rozporządzenie dostępne jest na EUR-Lex. Powołujemy się na każde stwierdzenie; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

ESPR nakłada obowiązek zestawienia dokumentu produktu na producenta — lub, w przypadku importu spoza UE, na importera, który przejmuje rolę producenta (artykuł 27 rozporządzenia ESPR, Rozporządzenie (UE) 2024/1781). Kto kupuje meble lub ich części i wprowadza je na rynek pod własną nazwą, nie może zatem zadowalać się czekaniem na dostawcę, który nie dostarcza. Rozporządzenie reguluje w artykule 38 (ESPR), że podmioty w łańcuchu dostaw — dostawcy, podwykonawcy, importerzy — są zobowiązane dostarczać informacje niezbędne do zestawienia dokumentu. Obowiązek spoczywa zatem na dwóch stronach jednocześnie: na producencie, który musi opracować dokument, i na dostawcy, który musi dostarczyć dane podstawowe.

Producent pozostaje odpowiedzialny za dokument

W praktyce oznacza to, że firma zatrudniająca od 10 do 100 pracowników, która montuje meble z zakupionych części — ramy, tkaniny, zawiasu — nie może wzruszyć ramionami i odesłać się do dostawcy, jeśli dokument jest nieobecny lub niekompletny. Obowiązek wynikający z artykułu 27 (ESPR) spoczywa na stronie wprowadzającej produkt na rynek. Jakie dane muszą być pozyskane i od kogo, opisano na stronie poświęconej jakie dane żądacie od swojego dostawcy mebli.

Dostawcy muszą dostarczać dane, które są dla nich racjonalnie dostępne

Artykuł 38 (ESPR) zobowiązuje podmioty w łańcuchu dostaw do dostarczania informacji niezbędnych do dokumentu, o ile informacje te są dla nich racjonalnie dostępne. Dla przedsiębiorstwa kupującego od wielu stron oznacza to, że zakres tego, co można żądać, różni się w zależności od ogniwa łańcucha: producent wyrobu półfabrykatów ma dostęp do innych danych niż handlowiec, który tylko odsprzedaje. Czy podwykonawca dostarczający wyrób półfabrykatu podlega temu obowiązkowi i co dokładnie można wówczas żądać, wyjaśniono na stronie poświęconej podwykonawcom dostarczającym wyroby półfabrykaty.

W przypadku importu spoza UE obowiązek przechodzi na inną stronę

Gdy części lub kompletne meble są kupowane spoza UE, obowiązek dostarczenia informacji wynikający z artykułu 38 (ESPR) spoczywa na stronie, która nie zawsze operuje pod nadzorem europejskim i nie zawsze odczuwa tę samą motywację do terminowego dostarczenia. Dla przedsiębiorstw kupujących częściowo lub całkowicie spoza UE jest to rzeczywisty punkt wymagający uwagi; co w praktyce odgrywa rolę w tej sytuacji, opisano na stronie poświęconej żądaniu danych dokumentu od dostawcy spoza UE i na stronie poświęconej co oznacza dokument produktu przy imporcie spoza Unii Europejskiej.

Gdzie pada w praktyce

Dostawca nie odpowiada lub odpowiada dopiero po powtarzających się prośbach. Zwłaszcza u mniejszych dostawców, którzy sami nie mają doświadczenia z dokumentem, prośba o dane może przez tygodnie pozostać bez odpowiedzi — nie z niechęci, a raczej z braku znajomości tego, co jest żądane i dlaczego.

Dane są dostarczane, ale są niekompletne lub nieaktualne. Dostawca wysyła kartę danych technicznych, która nie została opracowana z myślą o dokumencie i brakuje właśnie danych, które są potrzebne — na przykład pochodzenia materiału lub składu.

Nie ma umownej umowy dotyczącej dostarczenia danych dokumentu. W wielu bieżących relacjach zakupowych nigdy nie ustalono, że dostawca ma dostarczać te informacje, a tym bardziej w jakim terminie. Bez takiej umowy przedsiębiorstwo jest w słabej pozycji, jeśli dostawca nie odpowiada. Jak to można ustalić w umowie zakupu, opisano na stronie poświęconej umowom dotyczącym dostarczenia danych dokumentu w umowie zakupu.

Ta sama część pochodzi od różnych dostawców, z różnymi odpowiedziami. Przedsiębiorstwo, które na przykład kupuje zawias lub tkaninę u dwóch lub trzech stron, dostrzega, że jeden dostarcza, a inny nie, lub że dostarczone dane nie są ze sobą spójne. Co odgrywa rolę w tej sytuacji, opisano na stronie poświęconej zakup tego samego elementu od różnych dostawców.

Pochodzenie drewna nie jest dostarczane, chociaż jest wymagane. Pochodzenie drewna to temat, w odniesieniu do którego dostawcy czasami są powściągliwi, lub nie posiadają sami dokumentacji stanowiącej podstawę. Jak to można udokumentować, jest opisane na stronie dotyczącej udokumentowania pochodzenia drewna.

Co można rejestrować

Pisemne wezwanie do dostawcy, zawierające opis, jakie dane są potrzebne i w jakim celu. Stanowi to punkt wyjścia dokumentacji wykazującej, że aktywnie wnioskowano o dane.
Umowa zakupu lub jej aneks zawierający dostarczenie danych paszportu jako warunek, w tym moment, w którym musi to nastąpić najpóźniej. Wytyczne dotyczące tego są opisane na stronie dotyczącej warunków zawartych w umowie zakupu.
Przegląd korespondencji z dostawcą: wnioski, przypomnienia i ewentualne odpowiedzi lub ich brak. Jest to istotne w momencie, gdy trzeba wykazać, że postępowano ostrożnie, nawet jeśli ostatecznie rezultat nie nastąpił.
Wewnętrzny rejestr dla każdego elementu lub dostawcy, w którym śledzono, jakie dane zostały już odebrane, jakie jeszcze brakuje i do kogo wysłano zapytanie. Jest to szczególnie przydatne przy zakupach z wielu źródeł, jak opisane na stronie dotyczącej wielu dostawców dla tego samego elementu.
Notatka o otrzymanych danych i ich weryfikacji, tak aby nie tylko wykazać, że coś zostało dostarczone, ale również czy zostało sprawdzone pod kątem wiarygodności. Jak ta weryfikacja może wyglądać, jest opisane na stronie dotyczącej weryfikacji danych dostawcy pod kątem poprawności.

Te dokumentacje nie zmuszą dostawcy, który nie dostarcza, do ostatecznie dostarczenia, ale budują dokumentację wykazującą, że wdrażane było zobowiązanie wynikające z artykułu 27 (ESPR) na serio, również gdy ogniwo w łańcuchu zawodzi.

Nie jest to porada prawna. Niniejsza strona zawiera ogólne informacje o przepisach, którymi zajmuje się ta platforma. Nie znamy Twojej sytuacji. W przypadku wątpliwości dotyczących Twojego przypadku skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane z pomocą AI na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka w dniu 2026-08-22. Coś nie jest w porządku? Daj nam znać — poprawy mają priorytet.