Mein Lieferant liefert die Daten nicht — was kann ich tun?

Hersteller bleibt verantwortlich, Lieferant muss mitwirken

Ein Lieferant, der keine Daten bereitstellt, entbindet den Hersteller oder Importeur nicht von der Verpflichtung, das digitale Produktpass zusammenzustellen. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt die Verantwortung für den Pass beim Hersteller, doch dieselbe Verordnung verpflichtet Akteure weiter unten in der Lieferkette, bei der Bereitstellung der für diesen Pass erforderlichen Informationen mitzuwirken. Das bedeutet, dass ein Hersteller, der auf einen widerstrebenden Lieferant trifft, nicht ohne Handhabe dasteht: es gibt eine gesetzliche Grundlage, um diese Daten einzufordern, und diese Grundlage gilt für die gesamte Kette, nicht nur für die Partei, die den Pass letztendlich veröffentlicht.

Für Hersteller und Importeure, nicht für einzelne Datenanfragen ohne gesetzliche Grundlage

Dieses Thema betrifft Hersteller, Importeure und Projekteinrichter, die für den Produktpass eines Möbelprodukts verantwortlich sind und dafür Daten von Zulieferern benötigen — denken Sie an Materialzusammensetzung, Herkunft von Komponenten oder Daten zu Reparatur und Recycelbarkeit. Es geht hier nicht um die Frage, welche Daten genau Pflicht sind: das wird pro Produktgruppe in einer delegierten Handlung festgelegt, und für Möbel gibt es diese noch nicht. Es geht auch nicht um die Beziehung zwischen einem Hersteller und einem Verbraucher, und nicht um Streitigkeiten, die vom Produktpass unabhängig sind, wie ein Lieferproblem mit dem Produkt selbst. Wer nach einem konkreten Sanktionsbetrag oder einer konkreten Frist für einen bestimmten Lieferanten sucht, wird das hier nicht finden: das steht nicht in der ESPR selbst, sondern wird auf anderen Ebenen geregelt oder muss noch festgelegt werden.

Die Verpflichtung hängt von der Produktentscheidung ab, die es noch nicht gibt

Es gibt noch kein festes Datum, ab dem die Verpflichtung, einen Produktpass für Möbel zu führen, in Kraft tritt. Dieses Datum folgt erst aus der delegierten Handlung für die Produktgruppe Möbel, die es noch nicht gibt. Nach dem Arbeitsplan der Europäischen Kommission für 2025-2030 wird diese delegierte Handlung 2028 erwartet; die Verpflichtung selbst würde danach, nach einer Übergangsfrist, in Kraft treten. Bis diese Handlung veröffentlicht ist, gilt für Möbel keine konkrete Verpflichtung zu einem digitalen Produktpass und daher auch keine konkrete, durchsetzbare Verpflichtung für Lieferanten, spezifische Passdaten bereitzustellen. Was jedoch bereits feststeht, ist der Rahmen aus der ESPR selbst: die Rollenverteilung zwischen Hersteller und Lieferkette, wie sie in Artikel 27 und Artikel 38 festgelegt ist, ist unabhängig vom Datum, an dem eine bestimmte Produktgruppe an der Reihe ist. Sobald die delegierte Handlung für Möbel veröffentlicht wird, wird dieses Datum hier angegeben.

Nachfragen, dokumentieren und eskalieren: der Ansatz in der richtigen Reihenfolge

Wenn Sie auf einen Lieferanten treffen, der keine Daten liefert, ist es ratsam, diesen zunächst schriftlich und spezifisch um die für das Passierschein erforderlichen Daten zu bitten und auf die Verpflichtung hinzuweisen, die für Zulieferer gilt. Eine vage Anfrage nach "Produktinformationen" funktioniert weniger gut als eine Anfrage, die angibt, welche Daten fehlen und warum diese für das Passierschein erforderlich sind. Anschließend ist es sinnvoll, diese Kommunikation festzuhalten: eine Dokumentensammlung mit Anfragen und Antworten (oder deren Ausbleiben) ist nützlich, um sowohl die eigenen Bemühungen nachzuweisen als auch bei anhaltenden Problemen weiter eskalieren zu können, beispielsweise über die Einkaufsbeziehung oder eine vertragliche Vereinbarung zur Datenbereitstellung. Soweit möglich, ist es ratsam, dieses Thema vorab in neue Lieferverträge aufzunehmen, damit die Verpflichtung zur Datenbereitstellung nicht erst im Nachhinein zur Diskussion steht. Für bestehende Geschäftsbeziehungen, in denen ein Lieferant strukturell nicht liefert, kann die Prüfung alternativer Quellen für dieselben Daten — beispielsweise durch eigenes Materialwissen, Zertifikate oder ein anderes Glied in der Lieferkette — ein praktischer Zwischenschritt sein, während auf Mitarbeit oder eine vertragliche Lösung gewartet wird.

Die rechtliche Grundlage: Artikel 38 und Artikel 27 der ESPR

Dieser Ansatz stützt sich auf zwei Artikel der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781). Artikel 27 beschreibt die Pflichten von Herstellern, einschließlich der Verantwortung für die Erstellung und Aktualisierung des digitalen Produktpasses. Artikel 38 beschreibt die Anforderungen für Akteure in der Lieferkette und regelt damit die Verpflichtung von Parteien, die keine Hersteller sind — wie Zulieferer von Materialien oder Komponenten — bei der Bereitstellung von Informationen mitzuwirken, die für den Pass erforderlich sind. Zusammen bilden diese Artikel die Grundlage, auf die sich ein Hersteller berufen kann, wenn ein Lieferant Daten zurückhält.

Was zu tun ist

Wer bereits mit Lieferanten zusammenarbeitet, die für einen zukünftigen Produktpass relevant sind, könnte es jetzt schon für ratsam befinden, bereits jetzt festzuhalten, welche Daten verfügbar sind und welche nicht, und Vereinbarungen zur Datenbereitstellung in laufende und neue Verträge aufzunehmen. So muss nicht erst dann, wenn die Verpflichtung für Möbel eintritt, von vorne anfangen, die Lieferkette zu kartografieren.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR verpflichtet den Hersteller, das Produktpass zusammenzustellen — oder, bei Einfuhr von außerhalb der EU, den Importeur, der die Rolle des Herstellers übernimmt (Artikel 27 der ESPR, Verordnung (EU) 2024/1781). Wer Möbel oder Teile davon kauft und unter eigenem Namen in den Verkehr bringt, kann also nicht einfach warten, bis ein Lieferant liefert, der nicht liefert. Die Verordnung regelt in Artikel 38 (ESPR) jedoch, dass Akteure in der Lieferkette — Lieferanten, Subunternehmer, Importeure — verpflichtet sind, die Informationen bereitzustellen, die zur Zusammenstellung des Passes erforderlich sind. Diese Verpflichtung liegt also bei zwei Parteien gleichzeitig: dem Hersteller, der den Pass erstellen muss, und dem Lieferanten, der die zugrunde liegenden Daten liefern muss.

Der Hersteller bleibt für den Pass verantwortlich.

Praktisch bedeutet dies, dass ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, das Möbel aus gekauften Teilen zusammensetzt — ein Gestell, ein Bezugsstoff, ein Scharnier — nicht mit einem Schulterzuckend auf den Lieferanten verweisen kann, wenn der Pass fehlt oder unvollständig ist. Die Verpflichtung aus Artikel 27 (ESPR) ruht auf der Partei, die das Produkt in den Verkehr bringt. Was genau abgefragt werden muss und bei wem, wird auf der Seite über beschrieben welche Daten Sie bei Ihrem Möbellieferanten abfragen.

Lieferanten müssen Daten bereitstellen, die ihnen zumutbar verfügbar sind

Artikel 38 (ESPR) verpflichtet Akteure in der Lieferkette, Informationen bereitzustellen, die für den Pass erforderlich sind, soweit diese Informationen ihnen zumutbar verfügbar sind. Für ein Unternehmen, das von mehreren Parteien kauft, bedeutet dies, dass der Umfang dessen, was abgefragt werden kann, pro Glied in der Kette unterschiedlich ist: ein Hersteller eines Halbfabrikats hat andere Daten verfügbar als ein Händler, der nur weiterverkauft. Ob ein Subunternehmer, das ein Halbfabrikat liefert, unter diese Verpflichtung fällt, und was dann genau abgefragt werden kann, wird auf der Seite über erläutert Subunternehmer, die Halbfabrikate liefern.

Bei Einfuhr von außerhalb der EU verlagert sich die Last

Wenn Teile oder komplette Möbel von außerhalb der EU gekauft werden, liegt die Bereitstellungsverpflichtung aus Artikel 38 (ESPR) bei einer Partei, die nicht immer unter europäischer Aufsicht tätig ist und nicht immer denselben Anreiz hat, rechtzeitig zu liefern. Für Unternehmen, die teilweise oder vollständig von außerhalb der EU kaufen, ist dies ein reales Augenmerk; was dabei praktisch eine Rolle spielt, wird auf der Seite über dargelegt das Abfragen von Passdaten bei einem Lieferanten außerhalb der EU und auf der Seite über was das Produktpass bei Einfuhr von außerhalb der Europäischen Union bedeutet.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Der Lieferant antwortet nicht oder erst nach wiederholtem Drängen. Besonders bei kleineren Lieferanten, die selbst keine Erfahrung mit dem Pass haben, kann eine Anfrage nach Daten wochenlang liegen bleiben, ohne dass Unwille dahintersteckt — eher Unkenntnis darüber, was gefragt wird und warum.

Die Daten kommen zwar, sind aber unvollständig oder veraltet. Ein Lieferant schickt ein technisches Datenblatt, das nicht mit dem Pass im Sinn erstellt wurde, und es fehlen gerade die erforderlichen Daten — beispielsweise über die Materialherkunft oder Zusammensetzung.

Es gibt keine vertragliche Vereinbarung über die Lieferung von Passdaten. Bei vielen laufenden Einkaufsbeziehungen ist nie festgehalten worden, dass der Lieferant diese Informationen liefern muss, und schon gar nicht, innerhalb welcher Frist. Ohne eine solche Vereinbarung steht ein Unternehmen schwach da, wenn ein Lieferant nicht reagiert. Wie dies in einem Einkaufsvertrag festgehalten werden kann, wird auf der Seite über dargelegt Vereinbarungen über die Lieferung von Passdaten im Einkaufsvertrag.

Dieselbe Komponente kommt von verschiedenen Lieferanten mit unterschiedlichen Antworten. Ein Unternehmen, das beispielsweise Scharniere oder Stoff bei zwei oder drei Parteien kauft, merkt, dass der eine liefert und der andere nicht, oder dass die gelieferten Daten nicht übereinstimmen. Was dabei eine Rolle spielt, wird auf der Seite über dargelegt die Beschaffung desselben Teils bei verschiedenen Lieferanten.

Die Herkunft des Holzes wird nicht bereitgestellt, obwohl sie angefordert wird. Die Holzherkunft ist ein Thema, bei dem Lieferanten manchmal zurückhaltend sind, oder bei dem ihnen selbst zugrundeliegende Dokumentation fehlt. Wie dies dokumentiert werden kann, wird auf der Seite über die Herkunft des Holzes dokumentieren.

Was Sie festhalten können

Eine schriftliche Anfrage an den Lieferanten, mit einer Beschreibung, welche Daten erforderlich sind und wofür. Dies bildet den Ausgangspunkt einer Akte, die nachweist, dass aktiv um die Daten angefordert wurde.
Ein Kaufvertrag oder eine Nachtrag worin die Lieferung von Passdatenblattdaten als Bedingung aufgenommen ist, einschließlich eines Zeitpunkts, bis zu dem dies spätestens erfolgen muss. Die Konzeption dazu wird auf der Seite über Vereinbarungen im Kaufvertrag.
Ein Überblick über die Korrespondenz mit dem Lieferanten: Anfragen, Mahnungen und eventuellen Antworten oder deren Fehlen. Dies ist relevant, wenn nachgewiesen werden muss, dass sorgfältig vorgegangen wurde, auch wenn das Ergebnis letztendlich ausblieb.
Eine interne Registrierung pro Teil oder Lieferant, in der aufgezeichnet wird, welche Daten bereits eingegangen sind, welche noch fehlen, und bei wem nachgefragt wurde. Dies ist besonders nützlich beim Einkauf aus mehreren Quellen, wie auf der Seite über mehrere Lieferanten für denselben Teil.
Eine Vermerke der erhaltenen Daten und deren Überprüfung, so dass nicht nur festgestellt wird, dass etwas geliefert wurde, sondern auch, ob es auf Plausibilität überprüft wurde. Wie diese Überprüfung aussehen kann, wird auf der Seite über die Überprüfung der Lieferantendaten auf Richtigkeit.

Diese Vermerke bringen einen Lieferanten, der nicht liefert, nicht dazu, doch noch zu liefern, aber sie schaffen eine Akte, die zeigt, dass die eigene Verpflichtung aus Artikel 27 (ESPR) ernst genommen wurde, auch wenn ein Glied in der Kette ausfällt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einem Menschen am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.