wie bekomme ich Passdaten von einem Lieferanten außerhalb der EU

Der Importeur verlangt an, der Lieferant liefert

Wer Möbel von außerhalb der EU auf den europäischen Markt bringt, gilt nach der ESPR als Importeur, und diese Rolle bringt eine eigene Verpflichtung mit sich: zu überprüfen, ob das digitale Produktpasswort vorhanden und korrekt ist, bevor das Produkt in der EU in den Verkehr gebracht wird. Das bedeutet in der Praxis, dass die für das Passwort erforderlichen Daten beim Hersteller außerhalb der EU abgerufen werden — Materialien, Zusammensetzung, Herkunft von Teilen und alles Weitere, das für das Passwort dieses Produkts erforderlich ist. Der EU-Importeur ist nicht derjenige, der diese Daten selbst erfindet oder mit einer Schätzung ergänzt; diese Daten sollten vom Hersteller stammen, und der Importeur überprüft, was ankommt.

Für wen dies gilt und wo es in etwas anderes übergeht

Diese Frage stellt sich speziell für die Partei, die als Importeur bezeichnet wird: diejenige, die ein Möbelstück von einem Hersteller außerhalb der EU zum ersten Mal auf den europäischen Markt bringt. Für einen Projekteinrichter oder Händler, der Möbel von einem EU-Importeur kauft, liegt dies anders — dieser arbeitet mit einem Lieferanten zusammen, der bereits innerhalb der EU ansässig ist, und das ist eine andere Route als die hier beschriebene. Für diejenigen, die selbst aus einem Land außerhalb der EU importieren, ist die Unterscheidung zwischen "Hersteller" und "Importeur" aus Artikel 29 der ESPR relevant: Der Importeur hat eine eigene, unabhängige Verpflichtung, unabhängig davon, was der Hersteller im Herkunftsland tut oder nicht tut. Was dieser Artikel nicht regelt, ist, wie der Hersteller die Daten genau liefert oder in welcher Form — das ist etwas, das in der Praxis zwischen den Parteien vereinbart wird. Mehr darüber, was das Passwort für diese Einfuhrsituation konkret bedeutet, finden Sie bei was das Produktpasswort bei der Einfuhr von außerhalb der EU bedeutet.

Noch kein festes Datum, aber eine feste Richtung

Es gibt noch kein festgestelltes Datum, ab dem diese Verpflichtung für Möbel gilt. Die ESPR selbst ist die Rahmenverordnung; welche Produktgruppen wann ein Passwort verpflichtend erhalten, wird für jede Produktgruppe in einer separaten delegierten Handlung festgelegt. Für Möbel gibt es diese Handlung noch nicht. Was jedoch feststeht, ist der Mechanismus aus Artikel 38 und Artikel 29: Sobald die Verpflichtung gilt, liegt die Verantwortung für die Weitergabe von Daten in der Lieferkette bei den Akteuren, die die ESPR dafür bestimmt, und diese Verantwortung verschiebt sich nicht automatisch, weil ein Hersteller außerhalb der EU ansässig ist. Bis zum Feststellungsdatum gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, diese Daten bereits anzufordern — aber nichts hindert einen Importeur daran, die Lieferung bereits jetzt zu regeln, gerade weil dies später Zeit spart. Auf dieser Seite wird das Datum aktualisiert, sobald die delegierte Handlung für Möbel veröffentlicht wird.

Wie dies in der Praxis angegangen wird

Der erste Schritt besteht darin, festzulegen, welche Daten genau für das Passwort des betreffenden Möbelstücks erforderlich sind — eine Übersicht dazu finden Sie bei welche Daten bei dem Lieferanten angefordert werden. Danach ist es ratsam, diese Lieferung nicht mündlich oder per einzelner E-Mail zu regeln, sondern in der Kaufvereinbarung mit dem Hersteller außerhalb der EU festzuhalten: welche Daten, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt. Wie dies vertraglich ausgestaltet wird, finden Sie bei Vereinbarungen über die Lieferung von Passdaten im Einkaufsvertrag. Bei einem Lieferanten außerhalb der EU ist dies besonders wichtig, da es keinen gemeinsamen EU-Aufsichtsrahmen gibt, der den Hersteller unmittelbar anspricht — der Importeur steht hier zwischen dem Hersteller und dem europäischen Markt und trägt daher ein größeres Risiko, wenn Daten fehlen oder nicht korrekt sind.

Sobald die Daten eintreffen, ist der nächste Schritt, sie auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen, anstatt sie eins-zu-eins zu übernehmen; wie diese Überprüfung aufgebaut wird, finden Sie bei Daten auf Richtigkeit überprüfen. Liefert der Hersteller die Daten nicht, unvollständig oder zu spät, dann ist das eine Situation, die häufiger vorkommt und für die es eine Vorgehensweise gibt — siehe was zu tun ist, wenn der Lieferant die Daten nicht liefert. Es ist auch wichtig, ob es sich um ein vollständiges Möbelstück oder um ein Halbfabrikat handelt, das weiterverarbeitet wird: bei Subunternehmern und Teilezulieferern gelten ähnliche Fragen darüber, wer welche Daten liefert, die unter beschrieben sind, oder ob ein Subunternehmer, der Halbfabrikate liefert, auch Produktpassdaten angeben muss. Bei Zollkontrollen des digitalen Produktpasses, wie in Artikel 15 der ESPR vorgesehen, ist es der Importeur, der auf das Fehlen oder die Unrichtigkeit dieser Daten angesprochen werden kann — ein Grund, diese Kette im Voraus in Ordnung zu bringen, anstatt erst bei einer Kontrolle.

Begründung: Artikel 29, 38, 10 und 15 der ESPR

Artikel 29 der ESPR beschreibt die Verpflichtungen von Importeuren, einschließlich der Überprüfung, ob der digitale Produktpass vorhanden und korrekt ist, bevor ein Produkt auf den EU-Markt gebracht wird. Artikel 38 regelt die Anforderungen an Akteure in der Lieferkette und damit die Grundlage für die Weitergabe von Produktdaten zwischen Hersteller, Importeur und anderen Gliedern. Artikel 10 beschreibt, was der digitale Produktpass inhaltlich enthalten muss, was bestimmt, welche Daten zunächst beim Hersteller außerhalb der EU abgefragt werden müssen. Artikel 15 regelt die Zollkontrollen des digitalen Produktpasses bei der Einfuhr, was den Importeur unmittelbar zum Zeitpunkt betrifft, an dem ein Möbelstück die EU-Grenze überschreitet.

Was jetzt zu tun ist

Wer bereits jetzt Möbel von außerhalb der EU importiert, kann bereits, ohne auf die delegierte Handlung zu warten, kartografieren, welche Hersteller eingebunden werden, welche Daten diese Hersteller normalerweise bereits vorhalten (wie Materialzusammensetzung und Herkunft), und ob die bestehenden Kaufverträge Spielraum bieten, um später eine Lieferverpflichtung für Produktpassdaten hinzuzufügen. Wer unsicher ist, ob die eigenen Produkte später unter die Verpflichtung fallen, findet einen ersten Check unter ob der Produktpass für die eigenen Möbel gelten wird.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Unternehmen, das Möbel von außerhalb der EU importiert, erhält eine Position, die die ESPR ausdrücklich benennt: die des Importeurs. Das bringt eigene Verpflichtungen mit sich, unabhängig davon, was der Hersteller im Herkunftsland tut oder lässt.

Der Importeur ist für einen vollständigen Pass verantwortlich

Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) verpflichtet den Importeur zu kontrollieren, dass das Produkt, für das ein digitaler Produktpass verpflichtend ist, tatsächlich mit diesem Pass ausgestattet ist, und dass der Pass die in Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) vorgeschriebenen Daten enthält. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies praktisch, dass der Hersteller außerhalb der EU nicht automatisch das liefert, was notwendig ist — der Importeur muss selbst nachfragen und muss auch selbst beurteilen können, ob das Eingegangene vollständig ist. Mehr über das, was dies für die Einfuhrposition konkret bedeutet, finden Sie unter was der Produktpass bedeutet, wenn Sie Möbel von außerhalb der EU einführen.

Daten müssen vorhanden sein, bevor das Produkt die Grenze überquert

Artikel 15 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) verbindet den digitalen Produktpass mit Zollkontrollen. Das bedeutet, dass der Pass nicht etwas ist, das nachträglich, nach der Ankunft, noch schnell ergänzt wird — die Daten müssen zum Zeitpunkt vorhanden sein, an dem das Produkt in die EU gelangt. Für die Praxis eines Importeurs bedeutet dies, dass die Anforderung von Daten beim Lieferanten lange vor dem Versand erfolgen muss, nicht erst, wenn der Container bereits unterwegs ist.

Der Akteur in der Lieferkette liefert das, was für den Pass notwendig ist

Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, welche Anforderungen die Verordnung an die Akteure in der Lieferkette stellt, wenn es um die Bereitstellung von Informationen geht, die notwendig sind, um die Verpflichtungen der Verordnung zu erfüllen. Ein Lieferant außerhalb der EU unterliegt zwar nicht unmittelbar der ESPR — die Verordnung ist EU-Recht — aber der Importeur, der das Produkt auf den EU-Markt bringt, kann diese Verpflichtung nur erfüllen, wenn der Lieferant die zugrunde liegenden Daten liefert. Das macht den Lieferanten faktisch zur Partei, von der die Informationen stammen müssen, auch wenn die gesetzliche Verpflichtung beim Importeur liegt. Welche Daten das genau sind, wird beschrieben auf welche Daten Sie von Ihrem Möbellieferanten anfordern müssen.

Vertragliche Vereinbarungen sind das einzige Mittel, das funktioniert

Weil ein Lieferant außerhalb der EU nicht der EU-Überwachung unterliegt, gibt es keine Aufsichtsbehörde, die diesen Lieferanten direkt zur Lieferung von Passdatengeben auffordern kann. Das einzige Instrument, das der Importeur selbst in der Hand hat, ist die Vereinbarung, die im Kaufvertrag festgehalten wird. Für ein Unternehmen, das regelmäßig bei demselben Hersteller einkauft, ist es sinnvoll, dies nicht bei jeder Bestellung erneut zu regeln, sondern einmalig festzuhalten, wie die Lieferung von Passdatengeben im Kaufvertrag verankert ist.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Der Lieferant sendet allgemeine Produktinformationen, keine Passdatengeben. Ein Hersteller außerhalb der EU liefert oft ein Produktblatt oder eine technische Dokumentation, die für seinen eigenen Markt erstellt wurde. Diese Dokumente enthalten in der Regel keine spezifischen Daten wie die Herkunft von Materialien oder die Zusammensetzung pro Bauteil, während der Pass solche Daten abfragt.

Daten kommen erst nach dem Versand an. Weil der Lieferant es gewohnt ist, Dokumentation der Rechnung oder dem Lieferschein beizufügen, kommen Passdatengeben manchmal erst an, wenn sich das Produkt bereits auf dem Meer befindet. Das ist zu spät im Hinblick auf die Verknüpfung mit Zollkontrollen.

Holz- oder Materialherkunft wird nicht angegeben. Bei Möbeln mit Holzbauteilen fehlt regelmäßig eine klare Herkunftsangabe, obwohl dies ein Bauteil ist, das besondere Aufmerksamkeit verdient — siehe wie die Herkunft des Holzes dokumentiert wird.

Unterauftragnehmer des ausländischen Herstellers bleiben außer Sicht. Ein Hersteller außerhalb der EU arbeitet häufig selbst wieder mit Zulieferern für Bauteile oder Halbfabrikate. Der Importeur sieht nur den Endhersteller und hat keinen Überblick darüber, was in der dahinter liegenden Lieferkette passiert, obwohl dieser Unterauftragnehmer relevante Daten haben kann — siehe beschrieben sind, oder ob ein Subunternehmer, der Halbfabrikate liefert, auch Produktpassdaten angeben muss.

Es gibt keinen zweiten Lieferanten, wenn der erste ablehnt oder verzögert. Bei der Beschaffung desselben Bauteils bei verschiedenen Herstellern außerhalb der EU besteht das Risiko, dass der eine liefert und der andere nicht, ohne dass vorher festgelegt wurde, wie damit umgegangen wird — siehe was zu tun ist, wenn dieselbe Komponente bei verschiedenen Lieferanten eingekauft wird.

Was Sie festhalten können

Eine feste Spezifikation der angeforderten Daten, basierend auf dem, was Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) vorschreibt, damit der Lieferant nicht raten muss, was erforderlich ist.
Eine Lieferfrist vor dem Versand, die im Kaufvertrag oder der purchase order festgehalten ist, damit die Daten verfügbar sind, bevor das Produkt die Grenze überschreitet.
Ein Ansprechpartner beim Lieferanten der für die Lieferung von Passdatengeben verantwortlich ist, mit einer festen Lieferstrecke (zum Beispiel ein standardisiertes Formular oder Portal).
Eine Eskalationsabsprache für den Fall, dass der Lieferant nicht oder unvollständig liefert — was dann geschieht, wird ausgeführt auf was Sie tun können, wenn Ihr Lieferant die Daten nicht liefert.
Ein Kontrollschritt beim Empfang, in dem festgehalten wird, wie die eingegangenen Daten auf Richtigkeit überprüft werden — siehe wie Sie die Daten Ihres Lieferanten auf Richtigkeit überprüfen.
Ein Archiv der Korrespondenz mit dem Lieferant über angeforderte und gelieferte Daten, damit zu einem späteren Zeitpunkt nachgewiesen werden kann, welche Schritte unternommen wurden.

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Mit KI geschrieben auf Grundlage der obigen Quellen, von einer Person am 2026-09-05 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.