Geldt het digitaal productpaspoort voor mijn meubels?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is een kaderverordening. Dat betekent dat de verordening zelf het speelveld beschrijft, maar dat de precieze verplichtingen voor een productgroep — zoals meubels — pas gaan gelden zodra daarvoor een gedelegeerde handeling is vastgesteld. Artikel 1 van de ESPR maakt duidelijk dat de verordening van toepassing kan zijn op vrijwel alle fysieke goederen die op de markt worden gebracht, met een aantal met name genoemde uitzonderingen. Meubels vallen niet onder die uitzonderingen, en worden in de voorbereidende stukken van de Europese Commissie ook als een van de te reguleren productgroepen genoemd. Meer over de reikwijdte van de verordening staat op de pagina welke producten van de meubelbranche vallen onder de ESPR.

Weten of uw producten straks onder de regeling vallen

Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral: volgen, niet nu al volledig documenteren. Zolang de gedelegeerde handeling voor meubels niet is gepubliceerd, staat niet vast welke exacte productcategorieën, materialen of toepassingen wel of niet binnen de regeling vallen. Een bedrijf dat kantoormeubels, zitmeubels of maatwerkkasten maakt, doet er goed aan periodiek te checken of de eigen productcategorie in de handeling wordt genoemd. De pagina wat is een gedelegeerde handeling en waarom bepaalt die wat ik moet doen legt uit waarom dat document, en niet de ESPR zelf, uiteindelijk de knoop doorhakt.

Vaststellen of uw type meubel of opdracht meetelt

Sommige situaties liggen minder voor de hand dan andere. Meubels op maat, projectinrichting en ingebouwde meubels zijn voorbeelden waarbij niet automatisch duidelijk is of, en hoe, de regeling toepassing vindt. Artikel 9 van de ESPR beschrijft wat een digitaal productpaspoort inhoudelijk moet bevatten zodra het voor een productgroep verplicht wordt, maar zegt niets over de vraag of een eenmalig vervaardigd meubelstuk voor een specifiek project onder diezelfde noemer valt als een serieproduct. Voor wie op maat werkt is de pagina geldt het productpaspoort ook voor meubels op maat een logisch vervolg. Voor meubels die vast onderdeel worden van een gebouw — denk aan inbouwkasten of vaste keukens — speelt bovendien de vraag of de bouwproductenverordening of de ESPR het toepasselijke kader is; dat onderscheid staat beschreven op de pagina vallen ingebouwde meubels onder de bouwproductenverordening of onder de ESPR.

Rekening houden met bedrijfsgrootte

De ESPR maakt in de tekst van artikel 1 geen algehele uitzondering voor kleine bedrijven. Wel is denkbaar dat een gedelegeerde handeling voor een specifieke productgroep overgangstermijnen of lichtere verplichtingen bevat voor kleinere marktdeelnemers — dat is op dit moment nog niet ingevuld voor meubels. Bedrijven die zichzelf als klein beschouwen, doen er daarom goed aan niet op voorhand aan te nemen dat de regeling hen zal overslaan. De pagina geldt het productpaspoort ook voor kleine bedrijven gaat hier verder op in.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie die vaak voorkomt: een bedrijf neemt aan dat het paspoort alleen voor "grote fabrikanten" geldt, en stopt met verder uitzoeken zodra het woord "verordening" valt. Zonder duidelijkheid over de eigen productcategorie in de gedelegeerde handeling is die aanname niet te onderbouwen.

Een tweede situatie: een importeur van meubels gaat ervan uit dat de verplichting alleen bij de fabrikant in het land van herkomst ligt, en niet bij degene die het product in de EU op de markt brengt. Artikel 1 van de ESPR richt zich juist op producten die op de EU-markt worden gebracht, ongeacht waar ze zijn geproduceerd.

Een derde situatie: een projectinrichter denkt dat maatwerk per definitie buiten de regeling valt, omdat het om een uniek stuk gaat en niet om een serieproduct. Of dat zo is, hangt af van hoe de gedelegeerde handeling maatwerk straks afbakent — een aanname vooraf is voorbarig.

Een vierde situatie: een fabrikant van inbouwmeubels gaat uit van het bouwbesluit of de bouwproductenverordening, zonder te checken of het specifieke onderdeel — bijvoorbeeld een losstaand kastelement dat pas bij montage wordt vastgezet — niet toch als meubel binnen de ESPR valt.

Een vijfde situatie: een bedrijf wacht passief af "tot Brussel iets zegt", zonder te registreren welke productlijnen het voert en welke materialen daarin verwerkt zitten. Wanneer de gedelegeerde handeling er wel is, moet die informatie er dan alsnog komen — vaak onder tijdsdruk.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van de eigen productlijnen, met per lijn de gebruikte materialen, herkomst en eventuele varianten — dit is het startpunt zodra duidelijk wordt welke categorieën de gedelegeerde handeling noemt.
• Een notitie over de status van projecten en maatwerkopdrachten: welke opdrachten zijn eenmalig, welke worden in kleine series herhaald.
• Een vastgelegde werkwijze voor het volgen van nieuwe publicaties over de ESPR, bijvoorbeeld door periodiek de pagina wanneer wordt het productpaspoort verplicht voor meubels te raadplegen.
• Een lijst van producten die mogelijk onder een ander regime vallen (zoals bouwproducten), met de reden waarom, zodat die afweging later niet opnieuw van nul moet worden gemaakt.
• Contactgegevens en afspraken met toeleveranciers over materiaalinformatie, zodat gegevens over samenstelling niet pas achteraf hoeven te worden opgevraagd.
• Een intern aanspreekpunt of verantwoordelijke die volgt wanneer de gedelegeerde handeling voor meubels wordt gepubliceerd en wat wat verandert de ESPR voor de meubelbranche daarover meldt.

Deze vastleggingen maken geen enkel deel van de verplichting zelf — de verplichting bestaat immers nog niet in uitgewerkte vorm voor meubels — maar ze zorgen ervoor dat een bedrijf niet bij nul begint op het moment dat de regeling wél concreet wordt.