Geldt het productpaspoort ook voor meubels op maat?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Maatwerk meubilair vormt een flink deel van de markt: projectinrichters die kantoren, hotels of zorginstellingen inrichten met unieke stukken, keukenbouwers die op afroep produceren, meubelmakers die één-op-één ontwerpen leveren. Voor deze groep is de vraag "geldt het productpaspoort ook voor mij" niet theoretisch, want het antwoord bepaalt of er straks een QR-code op elk uniek stuk moet komen of niet.

Bepalen of het product onder de ESPR valt

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) omschrijft in artikel 1 het toepassingsgebied als producten die op de markt worden gebracht of in gebruik worden gesteld. Artikel 2 geeft de definities die daarbij gebruikt worden, waaronder wat als "product" geldt in de zin van de verordening. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de eerste stap niet is "hebben wij een paspoort nodig", maar "valt wat wij maken onder de productcategorie die de gedelegeerde handeling straks aanwijst". Die aanwijzing ligt nog niet vast; wat wel te doen is, is nagaan of het eigen assortiment past bij de producten van de meubelbranche die onder de ESPR vallen. Maatwerk zit daar niet automatisch buiten, en niet automatisch binnen — de vorm van productie (op maat versus standaard) is een ander criterium dan de productcategorie zelf.

Onderscheid maken tussen op maat gemaakt en op maat gemonteerd

In de praktijk lopen twee dingen door elkaar: een meubel dat vanaf de tekentafel unieke afmetingen en materialen krijgt, en een meubel dat uit een bestaand modulair systeem wordt samengesteld tot een op maat passende oplossing. Voor de eerste categorie is de vraag of er überhaupt sprake is van een product dat "op de markt wordt gebracht" in de zin van artikel 2 van de ESPR, of van een dienst (een ontwerp- en bouwopdracht). Voor de tweede categorie is er meestal wél een onderliggend serieproduct, en dat serieproduct kan onder de regeling vallen ook als de eindconfiguratie unica is. Een bedrijf dat op maat werkt, doet er goed aan om deze twee stromen apart te benoemen in de eigen administratie, omdat de verplichting er anders per project verschillend uit kan zien.

Vastleggen wat er per project of per productlijn verandert

Waar een seriefabrikant één keer een paspoort per artikelnummer opstelt, kan een projectinrichter met tientallen varianten per opdracht te maken hebben. Dat vraagt om een manier van werken waarbij de basisgegevens (materiaal, herkomst, samenstelling) centraal worden vastgelegd, en de projectspecifieke afwijkingen (afmeting, kleur, stofkeuze) daaraan worden toegevoegd. Welke gegevens dat precies zijn, staat beschreven op de pagina over de gegevens die in het productpaspoort van meubels komen. Voor een bedrijf zonder juridische afdeling is dit vooral een kwestie van de bestaande orderadministratie zo inrichten dat deze gegevens er al staan, in plaats van dat ze achteraf per project opgezocht moeten worden.

Inschatten of de eigen bedrijfsgrootte een rol speelt

Kleinere spelers in de maatwerkhoek vragen zich vaak af of hun omvang verlichting biedt. Dat is een aparte vraag, los van de vraag of het product zelf onder de regeling valt, en wordt behandeld op de pagina over het productpaspoort voor kleine bedrijven. Voor projectinrichters is hierbij relevant dat de bedrijfsgrootte van de inrichter niet automatisch dezelfde is als die van de fabrikant waarvan de meubels worden ingekocht — de verplichting kan bij een van beide partijen liggen, afhankelijk van wie het meubel op de markt brengt.

Waar het misgaat in de praktijk

In de praktijk ontstaan bij maatwerk en projectinrichting een aantal terugkerende situaties waarin het onduidelijk wordt wie waarvoor verantwoordelijk is.

Een projectinrichter koopt onderdelen (frames, panelen, bekleding) in bij verschillende toeleveranciers en monteert die tot een samengesteld meubelstuk. Onduidelijk blijft dan wie het "product" op de markt brengt: de toeleverancier van elk onderdeel, of de inrichter die het geheel aflevert bij de eindklant.

Een meubelmaker levert een uniek ontwerp voor één klant, maar gebruikt daarbij wel standaard plaatmateriaal en beslag uit het eigen assortiment. De vraag of dit eindproduct als "product" in de zin van de ESPR geldt, of als bouwwerk-in-opdracht, wordt niet vooraf beantwoord en pas relevant als een klant om een paspoort vraagt.

Een keukenbouwer levert vaste, ingebouwde keukens die aan de bouwkundige constructie worden bevestigd. Hier speelt een extra complicatie: de afbakening tussen bouwproduct en meubel, die apart is uitgewerkt op de pagina over ingebouwde meubels en de bouwproductenverordening. Wie dit onderscheid niet vooraf maakt, loopt het risico twee regelingen tegelijk (of geen van beide correct) toe te passen.

Een projectinrichter neemt aan dat, omdat het om een uniek, niet-seriematig product gaat, er geen paspoort nodig is — zonder dit te toetsen aan de daadwerkelijke productcategorie en zonder te wachten op de gedelegeerde handeling die dit per categorie gaat vastleggen, zoals toegelicht op de pagina over wat een gedelegeerde handeling is.

Een bedrijf gaat er ten onrechte van uit dat maatwerk sowieso is uitgesloten, terwijl de huidige teksten van de ESPR geen algemene uitzondering voor maatwerk of kleine oplages bevatten — dat onderscheid moet nog blijken uit de gedelegeerde handeling voor meubels.

Wat u kunt vastleggen

Voor bedrijven die met maatwerk of projectinrichting werken, is het zinvol om nu al een aantal zaken op orde te brengen, ook zolang de precieze verplichting nog niet vaststaat:

• Een overzicht van de eigen productlijnen, met per lijn de aanduiding of het gaat om standaardproductie, seriematige maatwerkconfiguratie, of volledig uniek ontwerp per opdracht.
• Een vastgelegde afspraak met toeleveranciers over wie welke basisgegevens (materiaal, samenstelling, herkomst) aanlevert, zodat deze niet per project opnieuw moeten worden opgevraagd.
• Een sjabloon voor projectdocumentatie waarin de basisgegevens van een onderliggend serieproduct gescheiden zijn vastgelegd van de projectspecifieke afwijkingen.
• Een interne notitie over de afbakening tussen "product op de markt brengen" en "dienst leveren" voor de eigen maatwerktrajecten, als basis voor latere toetsing zodra de gedelegeerde handeling er is.
• Contractuele afspraken met opdrachtgevers (bijvoorbeeld projectinrichters in de zorg of hospitality) over wie verantwoordelijk is voor het aanleveren of onderhouden van het paspoort, inclusief de duur waarover gegevens beschikbaar moeten blijven — een thema dat raakt aan de vraag hoe actueel de gegevens in het paspoort moeten zijn.
• Een dossier per project waarin is vastgelegd welke onderdelen van derden zijn betrokken, zodat bij een latere vraag om een paspoort snel kan worden herleid welke partij welke gegevens moet aanleveren.

Deze stappen leggen geen nieuwe verplichting vast die er nu niet is, maar zorgen ervoor dat een bedrijf niet bij nul begint op het moment dat de gedelegeerde handeling voor meubels wel is gepubliceerd.