Wanneer wordt het productpaspoort verplicht voor meubels?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De vraag "wanneer is het zover?" heeft op dit moment geen datum als antwoord, en dat is geen ontwijkend antwoord — het is de stand van zaken. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is de kaderverordening die de mogelijkheid schept om eisen te stellen aan producten, waaronder meubels. Maar de verordening zelf verplicht nog niets voor meubels. Die verplichting komt pas met een gedelegeerde handeling die specifiek voor de meubelbranche wordt opgesteld. Zolang die handeling niet gepubliceerd is, is er ook geen verplichting, geen datum en geen overgangstermijn om naar te handelen.

Volgen wanneer meubels aan de beurt zijn

Artikel 18 van de ESPR beschrijft hoe de Europese Commissie prioriteert welke productgroepen eerst een gedelegeerde handeling krijgen. Meubels staan op de radar, maar de volgorde en het tempo liggen niet vast in de verordening zelf — die worden ingevuld via werkprogramma's die de Commissie periodiek publiceert. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat het bijhouden van die werkprogramma's, of het volgen van een gespecialiseerde bron die dat doet, praktisch nuttiger is dan wachten op een aankondiging die vanzelf verschijnt. Wie nu al wil weten of meubels straks onder de regels vallen, kan starten bij de vraag welke producten van de meubelbranche vallen onder de ESPR — dat scheidt de productgroepen die kansrijk zijn van die waarvoor nog niets concreet ligt.

Begrijpen wat een gedelegeerde handeling wél en niet regelt

Artikel 4 en artikel 8 van de ESPR bepalen de bevoegdheid van de Commissie om deze handelingen vast te stellen en wat erin moet staan: onder meer de productgroep, de eisen aan duurzaamheid en informatie, en de termijnen die voor die specifieke groep gaan gelden. Dit is een technisch instrument, geen wet in de gewone zin — maar het heeft wel bindende kracht zodra het is vastgesteld. Voor bedrijven is het nuttig te weten dat de daadwerkelijke verplichting, met een echte datum, pas ontstaat op het moment dat deze handeling er is. Meer uitleg over hoe dit werkt staat bij wat een gedelegeerde handeling is en waarom die bepaalt wat u moet doen.

Onderscheid maken tussen "nog niet verplicht" en "nooit relevant"

Een handeling die nog niet gepubliceerd is, is geen garantie dat er niets komt. De planning die in het ESPR-werkplan is opgenomen wijst richting 2028 voor een gedelegeerde handeling die meubels raakt, met een verwachte werking rond 2030 — maar dit zijn geen vastgestelde data, ze zijn een verwachting op basis van de huidige planning. Bedrijven die nu al leveren aan projectinrichters of publieke aanbestedingen zien soms eerder vraag naar productinformatie ontstaan dan de wetgeving strikt vereist, simpelweg omdat opdrachtgevers vooruitlopen. Of dat voor een specifiek bedrijf relevant is, hangt af van het soort product en de afzetmarkt; zie of het digitaal productpaspoort voor uw meubels geldt voor een eerste oriëntatie.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal patronen komt terug bij bedrijven die zich (te vroeg of te laat) op dit onderwerp voorbereiden.

Een leverancier of brancheorganisatie noemt een jaartal als vaststaand. Dat jaartal is vaak de datum uit een werkprogramma, niet uit een gepubliceerde gedelegeerde handeling. Het verschil is groot: een werkprogramma is een planning, een gedelegeerde handeling is een verplichting met een datum.

Een bedrijf wacht met alle voorbereiding tot de handeling gepubliceerd is. Dat is op zich verdedigbaar, maar de handeling kan direct na publicatie al invoeringstermijnen bevatten die kort zijn. Wie dan nog moet uitzoeken welke gegevens er überhaupt nodig zijn, verliest tijd die er niet is.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de ESPR in het algemeen en de meubelspecifieke handeling. De ESPR raakt inmiddels veel productgroepen (textiel, elektronica, bouwmaterialen); nieuws daarover wordt soms gelezen als "het productpaspoort komt eraan" zonder te checken of dat nieuws meubels betreft.

Interne verantwoordelijkheid ontbreekt. Niemand in het bedrijf is aangewezen om dit onderwerp te volgen, waardoor de publicatie van de handeling pas maanden later wordt opgemerkt, via een klant of concurrent.

Ingebouwde of maatwerkmeubels worden over één kam geschoren met standaardproducten. Voor projectinrichters is dit een terugkerende valkuil: een keukenkast die is ingebouwd, kan onder een andere regeling vallen dan een losstaande kast. Zie of ingebouwde meubels onder de bouwproductenverordening of de ESPR vallen en of het productpaspoort ook geldt voor meubels op maat voor de nuances die daarbij spelen.

Wat u kunt vastleggen

Ook zonder vaststaande datum is er nu al werk dat zinvol is om te doen, en dat later tijd bespaart:

• Een overzicht van de eigen productgroepen, met een aantekening welke daarvan mogelijk onder een toekomstige gedelegeerde handeling vallen. Dit voorkomt dat de vraag "geldt dit voor ons?" pas ontstaat op het moment dat de handeling er al is.
• Een vaste verantwoordelijke of rol binnen het bedrijf die het ESPR-werkprogramma en aankondigingen over meubels volgt, met een vaste frequentie (bijvoorbeeld ieder kwartaal) om dit te checken.
• Een inventarisatie van welke productgegevens nu al beschikbaar zijn bij inkoop, productie of leveranciers, en welke ontbreken. Dit sluit aan bij de vraag welke gegevens er in het productpaspoort van meubels komen — een goed startpunt om te bepalen wat er nu al verzameld kan worden.
• Afspraken met leveranciers en importeurs over wie welke gegevens levert, zodat dit niet pas bij de eerste verplichting wordt uitgezocht.
• Een notitie over de eigen positie in de keten (fabrikant, importeur, projectinrichter), omdat de verplichtingen daaraan verschillend kunnen worden toegekend zodra de gedelegeerde handeling er is.

Wie dit vastlegt, staat niet klaar met een compleet productpaspoort — dat kan ook niet, zolang de eisen niet bekend zijn — maar wel met een uitgangspositie waarin de eerste stappen na publicatie van de handeling geen verrassing zijn.