Wat is een gedelegeerde handeling en waarom bepaalt die wat ik moet doen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR zelf (Verordening (EU) 2024/1781) legt geen productpaspoort op aan meubels. De verordening is een kaderwet: ze regelt hoe de Europese Commissie per productgroep specifieke eisen mag vaststellen, maar zij vult die eisen niet zelf in. Dat gebeurt in een apart document, de gedelegeerde handeling. Voor meubels bestaat die handeling op dit moment nog niet. Wat er dus "van u wordt verwacht" is op dit moment vooral: begrijpen hoe dit proces werkt, zodat er niet te vroeg en niet te laat wordt gehandeld.

Weten dat de ESPR een kaderwet is, geen eisenpakket

Artikel 4 van de ESPR geeft de Commissie de bevoegdheid om gedelegeerde handelingen vast te stellen per productgroep. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat lezen van de ESPR-tekst zelf geen antwoord geeft op de vraag welke gegevens straks in een paspoort moeten, hoelang gegevens bewaard moeten blijven, of wat de reikwijdte precies is. Die antwoorden komen pas met de gedelegeerde handeling voor meubels. Wie nu al op zoek is naar concrete eisen in de ESPR-tekst zelf, zoekt op de verkeerde plek.

Weten wat er wél in zo'n handeling komt te staan

Artikel 8 van de ESPR beschrijft welke onderwerpen een gedelegeerde handeling moet regelen: onder meer de productparameters waarop eisen worden gesteld, de informatie die in het productpaspoort moet komen, en wie welke gegevens mag inzien. Voor een bedrijf is dit vooral nuttig als leeswijzer: het geeft een beeld van de structuur die eraan komt, zonder dat de inhoud voor meubels al vaststaat. Zo is nu al te zien dat vragen over welke gegevens er in het productpaspoort van meubels komen en over wie welke gegevens uit het productpaspoort mag inzien straks in de handeling zelf beantwoord worden, en niet in de ESPR als zodanig.

Weten hoe de planning en prioritering werkt

Artikel 18 van de ESPR regelt hoe de Commissie bepaalt welke productgroepen wanneer aan de beurt zijn. Meubels staan op de lijst, maar de gedelegeerde handeling voor meubels is nog niet gepubliceerd. Voor de bedrijfsvoering betekent dit dat een concrete verplichtingsdatum nog niet bestaat. Wie nu al een interne deadline wil vastleggen, doet er goed aan die te koppelen aan publicatie van de handeling, niet aan een vermoeden. Meer hierover staat bij wanneer het productpaspoort verplicht wordt voor meubels.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie: een bedrijf leest de ESPR-tekst, vindt geen concrete eisen voor meubels, en concludeert dat er dus nog niets te doen is. Dat klopt voor de directe verplichtingen, maar niet voor de voorbereiding — data-inrichting en interne verantwoordelijkheden kosten tijd, en die tijd is er straks niet meer als de handeling eenmaal gepubliceerd is.

Een tweede situatie: een inkoper of projectinrichter neemt aan dat de eisen voor meubels vergelijkbaar zullen zijn met een andere productgroep waarvoor al een gedelegeerde handeling bestaat, en gaat daar al naar handelen. Elke gedelegeerde handeling wordt echter apart opgesteld per productgroep, met eigen parameters en eigen informatie-eisen. Wat voor bijvoorbeeld textiel of elektronica is vastgesteld, zegt niets zeker over wat er voor meubels komt.

Een derde situatie: een bedrijf verwart de ESPR-verordening met de gedelegeerde handeling in communicatie naar klanten, en meldt dat het "voldoet aan de ESPR-eisen voor meubels". Zolang er geen gedelegeerde handeling voor meubels is, bestaan die eisen nog niet, en is die uitspraak niet te onderbouwen.

Een vierde situatie: er wordt gewacht met het inrichten van productdata omdat "de datum toch nog niet vaststaat". Dat is feitelijk juist, maar het risico is dat de periode tussen publicatie van de handeling en het moment van verplichting te kort blijkt om alle productdata op orde te krijgen, zeker bij een breed assortiment of veel varianten. Zie ook de vraag welke producten van de meubelbranche onder de ESPR vallen — niet elk artikel in een assortiment hoeft onder dezelfde regels te vallen.

Een vijfde situatie: een bedrijf gaat ervan uit dat kleinschaligheid automatisch uitzondering betekent, zonder dit te toetsen aan wat er in de definitieve handeling komt te staan. Die vraag komt aan de orde bij of het productpaspoort ook geldt voor kleine bedrijven, maar een definitief antwoord is ook daar afhankelijk van de tekst die nog gepubliceerd moet worden.

Wat u kunt vastleggen

• Een interne notitie over het onderscheid tussen de ESPR als kaderwet en de gedelegeerde handeling als uitvoeringsdocument, zodat deze twee niet worden verward in communicatie naar klanten of toezichthouders.
• Een overzicht van het eigen assortiment, met een indicatie welke producten mogelijk onder een toekomstige gedelegeerde handeling voor meubels zouden kunnen vallen — te koppelen aan de vraag of het digitaal productpaspoort geldt voor de eigen meubels.
• Een lijst van productgegevens die nu al beschikbaar zijn (materiaal, herkomst, samenstelling) versus gegevens die nog verzameld zouden moeten worden, zodat bij publicatie van de handeling niet vanaf nul begonnen wordt.
• Een afspraak over wie binnen het bedrijf de publicatie van de gedelegeerde handeling voor meubels volgt, en hoe die persoon dit signaleert aan de rest van de organisatie.
• Een sjabloon voor interne communicatie waarin duidelijk wordt gemaakt dat "voorbereiden op het productpaspoort" iets anders is dan "voldoen aan het productpaspoort" — relevant voor wie nu al vragen krijgt van klanten of projectinrichters.