Wie mag welke gegevens uit het productpaspoort inzien?

Toegang verschilt per gebruiker: publiek, koper en toezichthouder zien niet hetzelfde

Niet iedereen die de QR-code van een meubelstuk scant, krijgt dezelfde gegevens te zien. Het digitale productpaspoort is opgebouwd uit verschillende lagen: een deel van de informatie is voor iedereen zichtbaar, een deel is vooral bedoeld voor de koper op het moment van aankoop, en een deel is gereserveerd voor toezichthoudende instanties zoals markttoezichtautoriteiten en douane. De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) bepaalt in artikel 10 welke gegevens in het paspoort moeten staan en voor welke doelgroep die bestemd zijn; artikel 11 regelt hoe het systeem dat onderscheid technisch moet waarborgen. Voor een meubelfabrikant of -importeur betekent dit dat niet alle gegevens die worden aangeleverd, ook voor iedereen even goed zichtbaar hoeven te zijn: sommige informatie staat wel in het paspoort, maar is alleen raadpleegbaar door partijen met een specifieke bevoegdheid.

Voor wie dit onderscheid geldt, en wat erbuiten valt

Dit onderscheid in toegangsrechten geldt voor de gegevens die op grond van de ESPR en de nog vast te stellen productspecifieke gedelegeerde handeling voor meubels verplicht in het digitale productpaspoort worden opgenomen. Het gaat dan om informatie zoals materiaalsamenstelling, reparatiemogelijkheden, herkomst van onderdelen en andere gegevens die de verordening voorschrijft. Buiten dit onderscheid vallen gegevens die een fabrikant om andere redenen bijhoudt — interne kostprijsberekeningen, inkoopvoorwaarden, leveranciersovereenkomsten — die nooit in het paspoort terechtkomen en dus ook geen onderdeel zijn van deze toegangsregeling. Het onderscheid geldt evenmin automatisch voor informatie die een bedrijf vrijwillig toevoegt bovenop de verplichte gegevensset; voor dat soort aanvullende informatie ligt de keuze wie het ziet in beginsel bij degene die het paspoort samenstelt, tenzij de gedelegeerde handeling daarover iets anders bepaalt. Het is dus zaak om onderscheid te maken tussen wat de verordening verplicht toegankelijk maakt, en wat een bedrijf daarnaast zelf besluit te delen.

Nog geen vaste ingangsdatum, wel een vaststaand kader

Voor meubels staat nog niet vast vanaf wanneer het digitale productpaspoort verplicht wordt, en daarmee ook niet vanaf wanneer deze toegangsregels in de praktijk gaan gelden. Dat moment hangt af van de productspecifieke gedelegeerde handeling voor meubels, die volgens het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 wordt verwacht in 2028. Zolang die handeling er niet is, ligt er voor meubels ook nog geen definitieve invulling van de toegangslagen vast. De artikelen 10 en 11 van de ESPR vormen wel het kader waarbinnen die invulling straks moet passen: zij leggen vast dat er onderscheid gemaakt wordt tussen doelgroepen, niet welk exact gegeven bij welke laag hoort voor meubels specifiek. Tot de gedelegeerde handeling is gepubliceerd en van toepassing wordt, geldt er voor meubels geen verplichting om een digitaal productpaspoort met deze toegangsstructuur te voeren.

Hoe dit in de praktijk voor te bereiden

Wie nu al nadenkt over de inrichting van het productpaspoort, doet er verstandig aan eerst in kaart te brengen welke gegevens over een meubelstuk al beschikbaar zijn en die te ordenen: gegevens die naar verwachting voor iedereen zichtbaar worden (algemene materiaal- en onderhoudsinformatie), gegevens die vooral relevant zijn voor de koper (reparatie- en garantie-informatie), en gegevens die vooral van belang zijn voor toezicht (technische documentatie, conformiteitsgegevens). Vervolgens is het nuttig te bepalen welk deel van die gegevens al intern voorhanden is en welk deel nog moet worden opgevraagd bij toeleveranciers. Daarna loont het te bekijken welke gegevens mogelijk vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten, zodat daar bij het samenstellen van het paspoort rekening mee gehouden kan worden. Tot slot is het verstandig de publicatie van de gedelegeerde handeling voor meubels te volgen, omdat pas daarin concreet wordt vastgelegd welke gegevens in welke toegangslaag terechtkomen.

Waar dit staat: artikel 10 en 11 van de ESPR

Deze indeling in toegangsniveaus volgt uit artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat de vereisten voor het digitale productpaspoort beschrijft, waaronder welke informatie erin moet worden opgenomen en voor wie die bestemd is. Artikel 11 van dezelfde verordening beschrijft het technisch ontwerp en de werking van het digitale productpaspoort, met inbegrip van de manier waarop toegangsrechten technisch gewaarborgd moeten worden. De concrete uitwerking voor meubels — welke gegevens precies in welke laag vallen — volgt uit de productspecifieke gedelegeerde handeling die op grond van deze verordening nog moet worden vastgesteld.

Wie als fabrikant, importeur of projectinrichter alvast wil starten, kan de eigen productgegevens ordenen langs de hierboven genoemde lagen — openbaar, koper, toezicht — zodat het paspoort met minder werk kan worden samengesteld zodra de gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd en de datum hier bekend wordt gemaakt.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Onderscheid maken tussen openbare en niet-openbare gegevens

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) gaat uit van gegevens in het digitale productpaspoort die voor verschillende doelgroepen toegankelijk zijn: sommige gegevens zijn voor iedereen zichtbaar, andere alleen voor specifieke partijen zoals toezichthouders, marktdeelnemers in de keten, of herstellers. Voor een meubelfabrikant of importeur betekent dit dat de gegevensverzameling die aan het paspoort ten grondslag ligt, niet één ongedeelde bak informatie is. Er moet een indeling gemaakt worden: wat mag de consument in de winkel zien via de QR-code, en wat is bijvoorbeeld alleen bestemd voor een marktdeelnemer die het meubel later demonteert of repareert. Welke gegevens precies in het paspoort thuishoren, staat beschreven op de pagina over welke gegevens er in het productpaspoort van meubels komen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers is dit meestal geen technische klus maar een organisatorische: iemand moet vooraf bepalen welk gegeven in welk "vak" valt, voordat het paspoort wordt samengesteld.

Toegang differentiëren naar rol

De gedachte achter het paspoort is dat een toezichthouder, een recycler, een reparateur en een consument niet allemaal dezelfde informatiebehoefte hebben en dus niet allemaal dezelfde toegang nodig hebben. Artikel 11 van de ESPR beschrijft het technisch ontwerp van het paspoort, met inbegrip van hoe de datadrager en het onderliggende systeem gegevens moeten kunnen tonen aan verschillende partijen. Voor een meubelbedrijf betekent dit dat de keuze voor een platform of systeem mede afhangt van de vraag of dat systeem toegangsniveaus kan onderscheiden. Een simpele PDF achter een QR-code die door iedereen op precies dezelfde manier wordt bekeken, voldoet aan die gedachte van gedifferentieerde toegang niet automatisch.

Bedrijfsgevoelige informatie afschermen zonder de verplichting te ontlopen

Niet alles wat een fabrikant liever niet deelt, mag om die reden worden weggelaten. Maar niet alles wat wél verplicht is te verzamelen, moet daarom ook publiek zichtbaar zijn voor iedereen die de QR-code scant. Dat onderscheid — tussen wat verzameld moet worden en wat openbaar getoond moet worden — is precies waar veel bedrijven tegenaan lopen. Op de pagina over bedrijfsgevoelige gegevens staat beschreven hoe dat onderscheid werkt. Voor een middelgroot meubelbedrijf betekent dit dat de samenstelling van het paspoort niet alleen een kwestie is van "wat weten we", maar ook van "wie mag dat zien" — en die twee vragen worden bij voorkeur niet tegelijk met dezelfde persoon beantwoord, omdat de ene vraag technisch is en de andere commercieel.

Zorgen dat toegang ook na verkoop nog werkt

Een paspoort wordt niet één keer bekeken en dan nooit meer. Een reparateur die jaren na aankoop een onderdeel vervangt, of een recycler die het meubel aan het einde van de levensduur demonteert, heeft dan nog steeds toegang nodig tot de relevante gegevens. Dat raakt aan de vraag hoe actueel die gegevens op dat moment nog zijn, wat beschreven staat op de pagina over hoe actueel de gegevens in het productpaspoort moeten zijn. Voor een bedrijf betekent dit dat toegang verlenen niet alleen een momentopname is bij verkoop, maar een voorziening die tien jaar moet blijven werken.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie: een fabrikant zet alle gegevens die zijn verzameld voor het paspoort achter dezelfde QR-code, zonder onderscheid. De consument ziet dan ook technische productiegegevens die niet voor hem bedoeld waren, en die wellicht ook nooit publiek hoefden te zijn.

Een tweede situatie: een importeur wil bepaalde receptuur of samenstelling van een materiaal afschermen, en laat die informatie daarom helemaal uit het paspoort weg — terwijl de verplichting was om het gegeven wél te verzamelen en beschikbaar te maken voor een specifieke doelgroep, alleen niet voor iedereen.

Een derde situatie: een bedrijf werkt met een extern platform of leverancier voor de QR-code, maar heeft niet vastgelegd wie namens het bedrijf welke gegevens mag wijzigen of aanvullen. Na een personeelswisseling is onduidelijk wie toegang heeft tot het beheer van het paspoort.

Een vierde situatie: een projectinrichter levert meubels aan een zakelijke klant en veronderstelt dat de klant automatisch toegang heeft tot alle onderliggende gegevens, terwijl dat afhangt van hoe het paspoort en de toegangsrechten zijn ingericht door de fabrikant.

Een vijfde situatie: gegevens over gevaarlijke stoffen, zoals beschreven op de pagina over gevaarlijke stoffen in meubels, worden niet duidelijk gemarkeerd als gegeven dat aan een toezichthouder getoond moet kunnen worden, waardoor bij een controle niet direct duidelijk is welk deel van de informatie daarvoor bedoeld was.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van welke gegevens uit de verzamelde productinformatie openbaar zichtbaar zijn via de QR-code, en welke alleen bestemd zijn voor specifieke partijen.
Een lijst van rollen of partijen die toegang nodig hebben (consument, toezichthouder, reparateur, recycler, volgende schakel in de keten) met per rol wat zij te zien krijgen.
Afspraken met de platformleverancier over hoe toegangsniveaus technisch worden ingericht en beheerd, inclusief wie binnen het bedrijf bevoegd is om dat beheer te wijzigen.
Een intern overzicht van welke gegevens als bedrijfsgevoelig worden beschouwd en op basis waarvan die keuze is gemaakt, zodat dit bij vragen kan worden toegelicht.
Vastlegging van hoe wijzigingen in de gegevens, bijvoorbeeld na een reparatie zoals beschreven op de pagina over reparaties en refurbishment in het productpaspoort, worden doorgevoerd en wie daar toegang toe heeft.
Een contactpunt of procedure voor het geval een toezichthouder of andere gerechtigde partij om inzage in specifieke gegevens vraagt.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.