Čo sa stane s produktovým pasom, keď moja spoločnosť skončí?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Podnik, ktorý prestane pôsobiť, z poriadku nedisipal ani úplne z prostredia produktov, ktoré kedysi uviedol na trh. ESPR spája povinnosti týkajúce sa digitálneho produktového pasu s produktom, nie s pokračujúcou existenciou výrobcu alebo dovozu. To má praktické dôsledky, ktoré sa často objavia až v momente, keď podnik už začína znižovať svoju činnosť, rozpúšťať sa alebo sa prevádza.

Pas zostáva existovať aj bez aktívneho podniku

Článok 10 ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) stanovuje požiadavky na dostupnosť digitálneho produktového pasu. Táto dostupnosť nie je viazaná na otázku, či je podnik, ktorý za produktom stojí, stále operačný. Pre výrobcu nábytku alebo dovozcu to znamená, že pas dodanej skrine, stoličky alebo stola musí v zásade zostať dostupný aj v prípade, že podnik samotný už neexistuje. Ako dlho presne musí táto dostupnosť trvať, je popísané na stránke o ako dlho musí byť produktový pas dostupný. Pre podnik s 10 až 100 zamestnancami ide najmä o otázku predbežného plánovania: kto hostuje pas a bude to robiť aj vtedy, keď objednávateľ prestane pôsobiť?

Register sleduje stopu toho, kto vytvoril pas

Článok 13 ESPR popisuje register digitálnych produktových pasov, do ktorého sa zaznamenávajú údaje o publikovaných pasoch. Ďalšie informácie o fungovaní tohto registra sú na stránke o Európskom registri digitálnych produktových pasov. Pri ukončení činnosti podniku je to relevantné, pretože registrácia vytvára prepojenie medzi pasom a stranou, ktorá ho nechala vytvoriť. Prevzatie, zlúčenie alebo znovuspustenie tak nemôže zmeniť obsah pasu, ale zmení otázku toho, kto za neho zostane zodpovedný.

Prevod povinnosti poskytovania hostingu je niečo, čo je potrebné vyregulovať vopred

Pre platformu ako je naša, ktorá hostovala pasy v mene výrobcu alebo dovozcu, je otázka "čo sa stane pri ukončení činnosti podniku" otázkou, ktorá musí byť zodpovedaná vopred — pri uzavrení zmluvy, nie až pri zrušení. Pre podnik samotný to znamená, že vlastná zmluva o poskytovaní služieb s platformou produktového pasu by mala opisovať, čo sa stane pri zastavení, prevzatí alebo insolvencii. Bez tejto dohody je tu neistota, presne v momente, keď je málo kapacity na jej riešenie.

Prevzatie alebo znovuspustenie tiež ovplyvňuje identifikačné kódy

Keď podnik neprestane existovať, ale je prevzatý, znovuspustený pod iným menom alebo sa produktová linka predá inej strane, zostáva otázka, ako zostanú produkty identifikovateľné. Stránka o pridelení jedinečného identifikačného kódu každému produktu popisuje, ako je táto identifikácia nastavená. Pri prevode obchodnej činnosti je dôležité, aby sa tieto identifikačné kódy a prislúšajúce pasy preniesli na novú stranu, alebo aby bolo aspoň jasné, u koho bude zodpovednosť za existujúce pasy.

Kde sa to pokazí v praxi

Strana hostujúca pas zastavuje činnosť v rovnaký čas alebo krátko po samotnom podniku. Keď sa na hosting pasov používala malá platforma alebo interná IT-riešenie a táto platforma zmizne bez dohody o prevode, pas jednoducho nie je viac dostupný — zatiaľ čo nábytok je stále v používaní roky.

Pri znovuspustení sa zabudne, že staré pasy tiež prechádzajú. Nový právny subjekt pokračuje v obchodnej činnosti, ale produktové pasy z doby pred znovuspustením ostávajú "vzadu" pri starej, už neaktívnej entite, bez toho, aby to niekto zaznamenal, kým sa zákazník alebo dozorný orgán neopýta.

Pri zlúčení sa strácajú prihlasovacie údaje a práva správcu. Pas samotný je možno stále online, ale nikto v novej organizácii už nevie, ako sa k nemu dostať, aby sa niečo zmenilo — relevantné v momente, keď treba zmeniť údaje, ako je popísané na stránke o zmena údajov po publikácii pasu.

Opatrovník pri konkurze nemá prehľad o povinnosti pasu. Produktové pasy sa nie vždy považujú za "aktívo", ktoré si vyžaduje pozornosť v procese konkurzu, zatiaľ čo produkty s pasom zostávajú na trhu v obehu.

QR kód na produkte odkazuje na doménu, ktorá už neexistuje. Aj keď je pas niekde ešte uložený, nie je keď QR kód na nábytku nefunguje alebo sa zmenila základná adresa pre koncového používateľa už dostupný — situácia, ktorá vzniká iným spôsobom ako fyzické poškodenie kódu, ale v praxi má rovnaký následok.

Čo môžete zaznamenať

• Dohoda s hostingovou stranou pasu v ktorej je popísané, čo sa stane pri ukončení, prevzatí alebo konkurze zadávateľa — vrátane otázky, či sa hosting pokračuje a kto to platí.
• Prehľad všetkých aktívnych produktových pasov, prepojených s identifikačnými kódmi produktov, aby bolo pri prevode jasné, ktoré pasy sa prenášajú.
• Práva na správu a prihlasovacie údaje na platformu pasu, zaznamenané na mieste, ktoré zostane dostupné aj pri zmene personálu alebo prevzatí — nie len u jedného zamestnanca.
• Klauzula v dokumentácii o prevzatí alebo fúzii o prevode zodpovednosti za existujúce produktové pasy, vrátane registrácie v registri digitálnych produktových pasov.
• Poznámka o prepojení s internými systémami, najmä ak je pas prepojený so systémom ERP alebo skladom — pozri stránku o prepojení produktového pasu so systémom ERP alebo skladom — aby bolo pri zmene systému alebo prevzatí jasné, ktoré údaje pochádzajú odkiaľ a ako sa prenášajú.
• Pokyny pre eventuálneho opatrovníka alebo likvidátora, aby povinnosť pasu nezostala bez povšimnutia v procese rozpustenia alebo konkurzu.

Naše šablóny pre dohody o poskytovaní služieb a dokumentáciu o prevode sú na to nastavené, aby podnik, ktorý dnes necháva vytvoriť pas, nezistil až pri eventuálnom ukončení, že táto otázka ostala otvorená.