Mitä tapahtuu tuotepassille, jos yritykseni lopettaa?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Yritys, joka lopettaa toimintansa, ei katoa välittömästi myöskään siltä tuotemarkkinoilta, joille se on joskus tuotteita tuonut. ESPR sitoo digitaalisen tuotepassin velvoitteet tuotteeseen, ei valmistajan tai maahantuojan jatkuvuuteen. Tällä on käytännön vaikutuksia, jotka usein tulevat näkyviin vasta silloin, kun yritys on jo lopettamassa toimintojaan, purkautumassa tai luovuttamassa liiketoimintaa.

Passi säilyy olemassa myös ilman aktiivista yritystä

ESPR:n 10 artikla (asetus (EU) 2024/1781) asettaa vaatimuksia tuotepassin saatavuudelle. Tämä saatavuus ei ole sidottu siihen, onko tuotteen takaa oleva yritys enää toiminnassa. Huonekaluvalmistajalle tai maahantuojalle tämä tarkoittaa, että toimitetun kaappin, tuolin tai pöydän passin on periaatteessa pysyttävä saatavilla myös silloin, jos yritys itse lakkaa olemasta. Kuinka kauan tämä saatavuus täsmälleen pitää kestää, on kuvattu sivulla kuinka kauan tuotepassin on oltava saatavilla. 10–100 henkilön yritykselle tämä on erityisesti kysymys etukäteisuudesta: kuka hosti passin, ja jatkaako tämä osapuoli sitä, kun tilaanut yritys lopettaa?

Rekisteri pitää kirjaa siitä, kuka passin loi

ESPR:n 13 artikla kuvaa digitaalisten tuotepassien rekisteriä, johon merkitään tiedot julkaistuista passeista. Lisää kyseisen rekisterin toiminnasta on sivulla digitaalisten tuotepassien eurooppalainen rekisteri. Yrityksen lopettaessa tämä on merkityksellinen, koska rekisteröinti luo yhteyden passin ja siihen passin luomiseen määränneen osapuolen välille. Yrityskauppa, fuusio tai uudelleenkäynnistys ei siten välttämättä muuta passin sisältöä, mutta muuttaa sitä, kuka siitä vastaa.

Hostingvelvoitteen siirtäminen on asia, joka on sovittava etukäteen

Kaltaiselle alustalle, joka hosti passeja valmistajan tai maahantuojan puolesta, kysymys "mitä tapahtuu yrityksen lopettaessa" on kysymys, johon on vastattava etukäteen — sopimusta tehtäessä, ei vasta purkamisen yhteydessä. Yritykselle itselleen tämä tarkoittaa, että passipalvelun palveluntarjoajan kanssa solmittavassa sopimuksessa tulee kuvata, mitä tapahtuu lopettamisen, yrityskaupan tai konkurssin yhteydessä. Ilman tätä sopimusta syntyy epävarmuus juuri silloin, kun siihen on vähiten kapasiteettia.

Yrityskauppa tai uudelleenkäynnistys vaikuttaa myös tunnistekoodeihin

Kun yritys ei lakkaa olemasta vaan sen ostaa toinen yritys, se käynnistyy uudelleen eri nimellä, tai tuotelinja myydään toiselle osapuolelle, kysymys on, miten tuotteet pysyvät tunnistettavissa. Sivulla kunkin tuotteen yksittäisen tunnistekoodin antaminen kuvataan, miten tämä tunnistaminen on järjestetty. Liiketoiminnan siirtämisen yhteydessä on tärkeää, että nuo tunnistekoodit ja niihin liittyvät passit siirtyvät uuden osapuolen käyttöön, tai että ainakin on selkeää, kenen vastuulle olemassa olevien passien hallinta jää.

Missä menee pieleen käytännössä

Passin hostauspalveluntarjoaja lopettaa yrityksen kanssa (tai heti sen jälkeen). Kun pienempää alustaa tai sisäistä IT-ratkaisua käytettiin passien hostaamisen, ja se välineet katoaa ilman siirtosopimusta, passi yksinkertaisesti ei ole enää saatavilla — vaikka huonekalut ovat edelleen käytössä vuosia myöhemmin.

Uudelleenkäynnistyksen yhteydessä unohdetaan, että vanhat passit siirtyvät myös. Uusi oikeushenkilö jatkaa liiketoimintaa, mutta tuotepassit ennen uudelleenkäynnistystä jäävät "taakse" vanhaan, jo passiiviseen entiteettiin, ilman että kukaan olisi sitä huomannut, kunnes asiakas tai valvontaviranomainen sitä kysyy.

Fuusion yhteydessä kirjautumistiedot ja oikeuksien hallinta häviävät. Passi itsessään voi olla edelleen verkkossa, mutta kenelläkään uudessa organisaatiossa ei ole enää tietoa siitä, miten siihen pääsee, jotta voisivat tehdä muutoksia — relevanttia silloin, kun tietoja on muutettava, kuten sivulla kuvataan tietojen muuttaminen passin julkaisemisen jälkeen.

Konkurssituomari ei näe passivelvoitetta. Tuotepasseja ei aina nähdä "omaisuutena", joka vaatii huomiota konkurssimenettelyssä, vaikka passeilla olevia tuotteita jää kiertämään markkinoille.

QR-koodi tuotteessa viittaa toimialueeseen, joka ei enää ole olemassa. Vaikka passi olisi tallennettu jonnekin, se kun tuotteen QR-koodi ei enää toimi tai taustalla oleva osoite on muuttunut loppukäyttäjälle ei ole enää saavutettavissa — tilanne, joka syntyy eri tavalla kuin fyysinen vaurio koodiin, mutta käytännössä sillä on sama seuraus.

Mitä voitte dokumentoida

• Sopimus passin hosting-palveluntarjoajan kanssa jossa kuvataan, mitä tapahtuu tilaajan päättämisen, ottamisen haltuun tai konkurssin yhteydessä — mukaan lukien kysymys siitä, jatketaanko hostingia ja kuka sen maksaa.
• Luettelo kaikista aktiivisista tuotepasseistakytketty tuotteiden tunnistekoodeihin, jotta siirron yhteydessä on selvää, mitkä passit siirtyvät.
• Hallintaoikeudet ja kirjautumistiedot passipalvelulle, rekisteröity paikkaan, joka pysyy saavutettavissa myös henkilöstönvaihdon tai yrityskaupan yhteydessä — ei vain yhdellä työntekijällä.
• Lauseke yrityskauppa- tai fuusiodokumentaatiossa olemassa olevien tuotepassien vastuun siirtämisestä, mukaan lukien rekisteröiminen digitaalisten tuotepassien rekisteriin.
• Merkintä sisäisten järjestelmien kytkennästä, erityisesti kun passi on kytketty ERP- tai varastojärjestelmään — katso sivu tuotepassin kytkemisestä ERP- tai varastojärjestelmään — jotta järjestelmän vaihdossa tai yrityskaupassa on selvää, mistä tiedot tulevat ja miten ne siirretään.
• Ohjeet mahdolliselle selvittäjälle tai pesänselvittäjälle, jotta passivelvoite ei jää huomaamatta purkautumis- tai konkurssimenettelyssä.

Palvelun tuottamisen sopimus- ja siirtoasiakirjojen mallit on laadittu tämän mukaisesti, joten yritys, joka tänään antaa passin laatia, ei vasta mahdollisen päättämisen yhteydessä huomaa, että tämä kysymys oli vielä avoin.