Какво се случва с продуктовия паспорт, ако фирмата ми затвори?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Фирма, която спира, не изчезва веднага и от света на продуктите, които е пускала на пазара. ESPR свързва задълженията около цифровия продуктен паспорт с продукта, а не с съществуването на производителя или вносителя. Това има практически последици, които често стават видими едва когато фирмата вече е в процес на намаляване, разпускане или прехвърляне.

Паспортът остава, дори без активна фирма

Член 10 на ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) поставя изисквания за наличност на продуктния паспорт. Тази наличност не е свързана с въпроса дали фирмата зад продукта е все още оперативна. За производител на мебели или вносител това означава, че паспортът на доставен шкаф, стол или маса трябва в принцип да остане достъпен, дори ако предприятието самото вече не съществува. Точно как дълго трябва да продължи тази наличност, е описано на страницата за колко време продуктният паспорт трябва да остане достъпен. За фирма със 10 до 100 служители това е преди всичко въпрос на предварително планиране: кой хостваше паспорта, и ще продължи ли тази страна да го прави, ако възложителят спре?

Регистърът пази следа за това кой е създал паспорта

Член 13 на ESPR описва регистъра на цифровите продуктни паспорти, в който се вписват данни за публикувани паспорти. Повече информация за работата на този регистър е на страницата за европейския регистър на цифровите продуктни паспорти. При прекратяване на фирмата това е уместно, защото регистрацията поставя връзка между паспорта и страната, която го е създала. Поемане, сливане или продължаване променя това възможно нищо в съдържанието на паспорта, но променя въпроса кой остава отговорен за него.

Прехвърлянето на задължението за хостване е нещо, което трябва да се договори предварително

За платформа като нашата, която хостваше паспорти от името на производител или вносител, въпросът "какво се случва при прекратяване на фирмата" е въпрос, който трябва да бъде отговорен предварително — при сключването на договора, а не едва при затварянето. За самата фирма това означава, че собственият й договор за услуги с платформа на паспорти трябва да описва какво се случва при спиране, поемане или фалит. Без това споразумение има неяснота, точно в момента, когато има малко капацитет да се уреди още.

Поемане или продължаване засяга и кодовете за идентификация

Когато фирма не престане да съществува, но е поета, продължава под друго име, или продава продуктната линия на друга страна, остава въпросът как продуктите остават идентифицируеми. Страницата за даване на уникален идентификационен код на всеки продукт описва как е организирана тази идентификация. При прехвърляне на бизнес дейности е важно тези идентификационни кодове и свързаните с тях паспорти да преминат към новата страна, или поне да е ясно при кого отговорността за съществуващи паспорти попада.

Където обикновено се допускат грешки

Страната, хостваща паспорта, спира в същото време като (или съвсем скоро след) самата фирма. Когато малка платформа или вътрешно IT решение е използвано за хостване на паспорти, и тази платформа изчезне без споразумение за прехвърляне, паспортът просто не е повече достъпен — докато мебелите са все още в употреба години наред.

При продължаване се забравя, че старите паспорти също преминават. Ново юридическо лице продължава бизнес дейностите, но продуктните паспорти от преди продължаването остават "назад" при старото, вече неактивно образувание, без някой да е забележил това, докато клиент или надзорен орган не попита за него.

При сливане се губят входни данни и права за администрация. Самият паспорт може би остава онлайн, но никой в новата организация вече не знае как да го достъпи, за да измени нещо — уместно в момента, когато данните трябва да бъдат променени, както е описано на страницата за изменението на данните след публикуване на паспорта.

Куратор при фалит няма преглед на задължението за паспорт. Продуктовите паспорти не винаги се разглеждат като "актив", който се нуждае от внимание в процедура по фалит, докато продуктите с паспорт продължават да циркулират на пазара.

QR кодът на продукта сочи към домейн, който вече не съществува. Дори ако паспортът е съхранен някъде, то когато QR кодът на мебел вече не работи или основния адрес е променен той не е повече достъпен за крайния потребител — ситуация, която възниква по различен начин от физическото повреждане на кода, но в практиката има същия резултат.

Какво можете да документирате

• Договор с хостинг партньора на паспорта в който е описано какво се случва при прекратяване, преодоляване или фалит на възложителя — включително въпроса дали хостингът се продължава и кой го плаща.
• Преглед на всички активни продуктови паспорти, свързани с идентификационните кодове на продуктите, така че при прехвърляне да е ясно кои паспорти се преминават.
• Права за управление и учетни данни за платформата на паспорта, фиксирани на място, което остава достъпно при смяна на персонала или поемане — не само при един служител.
• Клаузула в документацията за поемане или сливане относно прехвърлянето на отговорността за съществуващите продуктови паспорти, включително регистрацията в реестъра на цифровите продуктови паспорти.
• Бележка относно свързването с вътрешни системи, особено когато паспортът е свързан със система ERP или инвентар — вижте страницата за свързване на продуктовия паспорт със система ERP или инвентар — така че при смяна на система или поемане е ясно кои данни откъде идват и как се прехвърлят.
• Инструкции за евентуален куратор или ликвидатор, така че задължението за паспорта да не остане незабелязано по време на процедура по разпускане или фалит.

Нашите шаблони за споразумения за предоставяне на услуги и документация за прехвърляне са организирани по този начин, така че компания, която днес нареди паспорт, да не открие едва при евентуално закриване, че този въпрос все още е бил неразрешен.