Che cosa succede al passaporto del prodotto se la mia azienda chiude?

Il passaporto rimane, anche se l'azienda si arresta

Il passaporto digitale del prodotto non scompare nel momento in cui il fabbricante o l'importatore smette di operare. L'ESPR è costruita in modo tale che il passaporto deve rimanere accessibile per tutto il periodo di conservazione applicabile al gruppo di prodotti, indipendentemente dal fatto che il fabbricante o l'importatore continui ad esistere. Questo è precisamente il motivo per cui un passaporto non deve semplicemente trovarsi sul sito web aziendale proprio: se quel sito offline quando l'azienda cessa di esistere, anche l'accesso al passaporto scompare. Il regolamento richiede una soluzione che affronti proprio questo rischio.

Per chi si applica e per chi no

Questo riguarda l'accessibilità del passaporto stesso: i dati devono rimanere reperibili tramite il codice QR sul prodotto, anche dopo la cessazione dell'attività aziendale. Non riguarda altre conseguenze della cessazione dell'attività, come i reclami di garanzia, la responsabilità per i difetti, o cosa accade ai contratti in corso — questi rimangono soggetti alla legge ordinaria su fallimenti e obbligazioni, su cui l'ESPR non dice nulla. Non riguarda nemmeno l'aggiornamento dei contenuti: se un'azienda si arresta, non c'è nessuno che aggiunga nuove informazioni al passaporto. L'obbligo è che i dati ultimi disponibili rimangono consultabili, non che qualcuno li mantenga aggiornati.

È inoltre importante la distinzione tra un'azienda che cessa completamente di esistere e un'azienda che viene acquisita o prosegue con un altro nome. Nel caso di un'acquisizione, di solito rimane un successore legale che può assumere le responsabilità; nel caso di una vera e propria cessazione dell'attività, questo non è il caso. Quello che accade precisamente in quest'ultimo caso al ruolo di "operatore economico responsabile" non è materia su cui qui viene espressa una posizione — per questo il testo ufficiale del regolamento è decisivo.

Ancora nessuna data fissa per i mobili

Quando questo obbligo diventerà concreto per i mobili non è ancora stabilito. L'atto delegato che specifica i requisiti per i mobili è atteso nel 2028 secondo il piano di lavoro della Commissione europea per il periodo 2025-2030. L'applicazione ai mobili è prevista intorno al 2030, ma anche questo è una stima e non una data stabilita. Fino a quando questo atto non sarà pubblicato, non vi è alcun obbligo per i mobili di disporre di un passaporto digitale del prodotto, e quindi nemmeno alcun obbligo riguardante la sua continuità in caso di cessazione dell'attività. Non appena la data sarà nota, sarà indicata qui.

Cosa significa questo nella pratica

Per chi già sta pensando a come strutturare un passaporto, l'ordine è approssimativamente il seguente. Primo: valutare criticamente dove viene ospitato il passaporto. Una soluzione completamente dipendente dall'infrastruttura server propria o dal dominio proprio corre il rischio che i dati diventino inaccessibili non appena quel dominio viene disattivato — ed è proprio quello che il regolamento vuole evitare con il requisito di accessibilità. Secondo passo: riflettere su cosa accade all'hosting in caso di eventuale cessazione dell'attività, anche se questo non è al momento all'ordine del giorno — il periodo di conservazione continua per i prodotti già venduti, indipendentemente dal fatto che l'azienda esista ancora. Terzo passo: per i prodotti venduti prima di una cessazione dell'attività, rimane l'obbligo che il passaporto sia reperibile per l'intero periodo di conservazione tramite il codice QR sul prodotto, anche se non c'è più un'impresa attiva alle spalle.

Questa è esattamente la funzione svolta da una parte di hosting indipendente: una terza parte che ospita il passaporto indipendentemente dalla continuità del fabbricante o dell'importatore, in modo che il requisito di accessibilità sia soddisfatto anche quando l'operatore economico originario si arresta. Non è un novum giuridico, ma un'attuazione pratica di un requisito già implicito nel regolamento stesso.

La fonte: articolo 10 e articolo 13 ESPR

Questa spiegazione deriva dall'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che stabilisce i requisiti per il passaporto digitale del prodotto, incluso il requisito che il passaporto rimanga accessibile durante il periodo di conservazione stabilito, indipendentemente dall'esistenza continua del fabbricante o dell'importatore. L'articolo 13 dello stesso regolamento disciplina il registro dei passaporti digitali dei prodotti, che fornisce un punto di riferimento centrale indipendente dai sistemi dei singoli operatori economici. Per la formulazione precisa e le eventuali eccezioni, il testo ufficiale del regolamento è la fonte da consultare.

Cosa puoi fare ora

Chi sceglie una soluzione di passaporto già ora, farebbe meglio a chiedere come è organizzato l'hosting nel caso in cui la propria azienda dovesse mai cessare l'attività: i dati rimangono accessibili e per quanto tempo. Non appena l'atto delegato per i mobili sarà pubblicato e la data di applicazione sarà fissata, questa pagina sarà integrata con i termini concreti che si applicheranno.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete credere a noi sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Un'azienda che cessa non scompare immediatamente nemmeno dal mondo dei prodotti che ha messo sul mercato. L'ESPR collega gli obblighi relativi al passaporto digitale del prodotto al prodotto stesso, non alla continuità dell'esistenza del fabbricante o dell'importatore. Ciò ha conseguenze pratiche che spesso diventano evidenti solo quando un'azienda è già in fase di dismissione, scioglimento o trasferimento.

Il passaporto rimane disponibile, anche senza un'azienda attiva

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce requisiti sulla disponibilità del passaporto del prodotto. Questa disponibilità non è vincolata alla questione se l'azienda dietro il prodotto sia ancora operativa. Per un costruttore di mobili o un importatore significa che il passaporto di un armadio, una sedia o un tavolo forniti deve rimanere raggiungibile in linea di principio, anche se l'impresa stessa non esiste più. Per quanto tempo esattamente tale disponibilità debba durare è descritto nella pagina su quanto tempo un passaporto del prodotto deve rimanere disponibile. Per un'azienda con 10-100 dipendenti si tratta soprattutto di pianificare in anticipo: chi ospita il passaporto e continuerà a farlo se il mandante cessa l'attività?

Il registro mantiene una traccia di chi ha creato il passaporto

L'articolo 13 dell'ESPR descrive il registro dei passaporti digitali dei prodotti, nel quale vengono registrati i dati sui passaporti pubblicati. Ulteriori informazioni sul funzionamento di questo registro sono disponibili nella pagina su il registro europeo dei passaporti digitali dei prodotti. In caso di cessazione aziendale ciò è rilevante perché la registrazione crea un collegamento tra il passaporto e la parte che l'ha fatto creare. Un'acquisizione, una fusione o una ripresa possono quindi non cambiare nulla nel contenuto del passaporto, ma sì nella questione di chi rimane responsabile.

Il trasferimento dell'obbligo di hosting è qualcosa da regolamentare in anticipo

Per una piattaforma come la nostra, che ha ospitato passaporti per conto di un fabbricante o importatore, la domanda "che cosa succede in caso di cessazione aziendale" è una domanda a cui occorre rispondere in anticipo — al momento della conclusione del contratto, non solo in caso di scioglimento. Per un'azienda stessa questo significa che il proprio contratto di fornitura di servizi con una piattaforma passaporti deve descrivere che cosa succede in caso di cessazione, acquisizione o fallimento. Senza questo accordo c'è incertezza, proprio nel momento in cui c'è poca capacità di affrontarla ancora.

Un'acquisizione o una ripresa riguarda anche i codici di identificazione

Quando un'azienda non cessa di esistere ma viene acquisita, continua con un altro nome, o vende la linea di prodotti a un'altra parte, rimane la questione di come i prodotti rimangono identificabili. La pagina su l'attribuzione di un codice di identificazione univoco a ciascun prodotto descrive come è stata impostata tale identificazione. In caso di trasferimento di attività commerciali è importante che tali codici di identificazione e i relativi passaporti siano trasferiti alla nuova parte, o che almeno sia chiaro presso chi ricade la responsabilità per i passaporti esistenti.

Dove le cose vanno male nella pratica

La parte che ospita il passaporto smette contemporaneamente (o poco dopo) all'azienda stessa. Quando una piccola piattaforma o una soluzione IT interna è stata utilizzata per ospitare i passaporti e quella piattaforma scompare senza accordo di trasferimento, il passaporto semplicemente non è più raggiungibile — mentre i mobili rimangono in uso per anni ancora.

In una ripresa ci si dimentica che anche i vecchi passaporti si trasferiscono. Una nuova persona giuridica continua le attività commerciali, ma i passaporti dei prodotti antecedenti alla ripresa rimangono "indietro" presso la vecchia entità, non più attiva, senza che nessuno lo abbia notato finché un cliente o un'autorità di controllo non lo chieda.

In una fusione vanno perduti i dati di accesso e i diritti di gestione. Il passaporto stesso rimane forse online, ma nessuno nella nuova organizzazione sa più come accedervi per apportare modifiche — rilevante nel momento in cui i dati devono essere modificati, come descritto nella pagina su la modifica dei dati dopo la pubblicazione del passaporto.

Un curatore in caso di fallimento non ha visibilità sull'obbligo del passaporto. I passaporti dei prodotti non sono sempre considerati un "asset" che richiede attenzione in una procedura fallimentare, mentre i prodotti con passaporto continuano a circolare sul mercato.

Il codice QR sul prodotto rimanda a un dominio che non esiste più. Anche se il passaporto è ancora archiviato da qualche parte, non è quando il codice QR su un mobile non funziona più o l'indirizzo sottostante è cambiato più accessibile per l'utente finale — una situazione che si verifica in modo diverso dal danno fisico al codice, ma che in pratica ha le stesse conseguenze.

Ciò che potete documentare

Un contratto con la parte che ospita il passaporto in cui è descritto cosa accade in caso di terminazione, acquisizione o fallimento del committente — inclusa la questione se l'hosting continua e da chi viene pagato.
Un elenco di tutti i passaporti dei prodotti attivi, collegati ai codici di identificazione dei prodotti, in modo che in caso di trasferimento sia chiaro quali passaporti vanno inclusi.
Diritti di gestione e credenziali di accesso per la piattaforma dei passaporti, documentati in un luogo che rimane accessibile anche in caso di cambio del personale o acquisizione — non solo presso un dipendente.
Una clausola nella documentazione di acquisizione o fusione sul trasferimento della responsabilità per i passaporti dei prodotti esistenti, inclusa la registrazione nel registro dei passaporti digitali dei prodotti.
Una nota sulla connessione con i sistemi interni, soprattutto quando il passaporto è collegato a un sistema ERP o di inventario — vedere la pagina su il collegamento del passaporto del prodotto a un sistema ERP o di inventario — in modo che in caso di cambio di sistema o acquisizione sia chiaro da dove provengono i dati e come vengono trasferiti.
Istruzioni per un eventuale curatore o liquidatore, affinché l'obbligo del passaporto non rimanga inosservato in una procedura di scioglimento o fallimento.

I nostri modelli per contratti di servizio e documentazione di trasferimento sono strutturati per questo, in modo che un'azienda che oggi fa creare un passaporto non scopra solo al momento di un'eventuale terminazione che questa questione era ancora aperta.

Questo non è parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

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