Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten?

Het register koppelt elke QR-code aan een centrale Europese databank

Het register van digitale productpaspoorten is een centrale databank die de Europese Commissie opzet en beheert, waarin voor elk product met een digitaal productpaspoort een unieke identificatiecode en een beperkte set kerngegevens worden opgenomen. Dat register is niet hetzelfde als het paspoort zelf: het paspoort met de volledige productinformatie blijft gehost bij de partij die het samenstelt en aanbiedt — in de meeste gevallen de fabrikant, importeur of een dienstverlener namens hen. Het register is de laag daaronder: het zorgt ervoor dat douane, markttoezicht en andere bevoegde autoriteiten een product kunnen terugvinden en linken aan het bijbehorende paspoort, zonder dat zij elk paspoort afzonderlijk hoeven te kennen. Naast dit register bestaat er ook een openbaar webportaal, bedoeld om paspoortgegevens raadpleegbaar te maken voor wie daar recht op heeft — van consument tot toezichthouder, afhankelijk van welk deel van de gegevens openbaar is.

Voor wie dit geldt, en wat het niet is

Het register is relevant voor de partij die verantwoordelijk is voor het op de markt brengen van een product waarvoor een digitaal productpaspoort verplicht is gesteld — in de praktijk de fabrikant of importeur van meubels, zodra een gedelegeerde handeling meubels aanwijst als productgroep. Dat is een andere verplichting dan het aanmaken van het paspoort zelf: het paspoort bevat de productinformatie, het register bevat de identificatiegegevens waarmee dat paspoort vindbaar en controleerbaar is. Het is ook geen consumentenloket: het register in artikel 13 is in de eerste plaats een technisch en toezichtinstrument. Het webportaal van artikel 14 is de plek die wél is ingericht voor raadpleging door een breder publiek. Wie op zoek is naar "waar kan ik als consument een paspoort opzoeken", kijkt dus eerder naar het webportaal dan naar het register.

Nog geen vaste datum voor meubels

Er staat nog geen datum vast waarop registratie voor meubels verplicht wordt. Die verplichting ontstaat pas zodra een gedelegeerde handeling meubels als productgroep aanwijst binnen het kader van de ESPR, en op dit moment is dat nog niet gebeurd. Volgens het werkplan van de Commissie voor de periode 2025-2030 wordt zo'n gedelegeerde handeling voor meubels rond 2028 verwacht, maar dat is een planning, geen vastgestelde datum — die kan opschuiven. Wat wél vaststaat, is het kader zelf: de ESPR verplicht de Commissie tot het opzetten en onderhouden van het register (artikel 13) en van het webportaal (artikel 14), los van de vraag wanneer een specifieke productgroep daaronder gaat vallen. Tot een gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd, geldt er voor meubels geen registratieplicht.

Wat dit concreet betekent, stap voor stap

Wie meubels produceert of importeert en dit onderwerp volgt, komt de registratieverplichting op het moment tegen dat er een gedelegeerd akte voor meubels ligt. Op dat moment wordt duidelijk welke identificatiegegevens precies in het register moeten worden opgenomen en via welk technisch kanaal dat gebeurt. In de praktijk verloopt registratie doorgaans niet los van het aanmaken van het paspoort: een dienstverlener die het paspoort samenstelt en host, kan de registratie in het centrale register als onderdeel van dat proces meenemen, zodat de unieke identificatiecode op de QR-datadrager consistent is met wat in het register en op het paspoort staat. Belangrijk daarbij is de volgorde: eerst wordt duidelijk welke gegevens de gedelegeerde handeling voor meubels vereist, dan wordt het paspoort ingericht met die gegevens, en pas daarna volgt de registratie en de koppeling aan de QR-code. Voor wie nu al meubels op de markt brengt zonder dat er een gedelegeerde handeling is, is er niets te registreren — de verplichting bestaat simpelweg nog niet. Wat wel nuttig is om te weten: omdat het paspoort en het register aan elkaar gekoppeld zijn via de unieke identificatiecode, is het raadzaam om bij de keuze van een paspoort-dienstverlener te kijken of registratie in het centrale register onderdeel is van de dienstverlening, zodat dit niet als aparte stap alsnog geregeld hoeft te worden op het moment dat de verplichting ingaat.

Waar dit staat: artikel 13 en artikel 14 van de ESPR

De verplichting tot het opzetten van een centraal register van digitale productpaspoorten volgt uit artikel 13 van Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR). Dat artikel legt vast dat de Commissie een register instelt en onderhoudt met de unieke identificatiecodes en aanvullende gegevens die nodig zijn om paspoorten te koppelen aan producten en om interoperabiliteit met bijvoorbeeld douanesystemen mogelijk te maken. Het bijbehorende webportaal, bedoeld voor raadpleging van paspoortgegevens door een breder publiek, is geregeld in artikel 14 van dezelfde verordening. Beide artikelen beschrijven het kader op verordeningsniveau; de concrete invulling per productgroep — inclusief voor meubels — volgt pas uit een gedelegeerde handeling die nog niet is gepubliceerd.

Wat u nu kunt doen

Op dit moment is er voor meubels nog geen registratieplicht om op te anticiperen, dus is er geen actie vereist. Wat wel zinvol is: de publicatie van de gedelegeerde handeling voor meubels volgen, en bij de keuze van een partij die het digitale productpaspoort samenstelt en host, nagaan of registratie in het Europese register en de koppeling aan de QR-datadrager standaard onderdeel zijn van de dienst — zodat dit op het moment dat de verplichting ingaat, al geregeld is.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Artikel 13 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) voorziet in een Europees register waarin gegevens over digitale productpaspoorten worden opgeslagen. Artikel 14 van dezelfde verordening voorziet daarnaast in een webportaal waarmee die gegevens doorzoekbaar worden. Voor een meubelfabrikant of importeur is dit register geen apart formulier dat er nog eens bijkomt naast het paspoort zelf: het is de plek waar bepaalde identificerende gegevens uit het paspoort automatisch of via de datadrager terechtkomen. Wat dat precies inhoudt, moet nog verder worden ingevuld via gedelegeerde en uitvoeringshandelingen; de kern van artikel 13 en 14 staat vast, de technische uitwerking nog niet volledig.

Registratie van het productpaspoort bij het opstellen ervan

Wanneer een productpaspoort wordt aangemaakt, is het de bedoeling dat een aantal kerngegevens — zoals de unieke identificatie van het product en een verwijzing naar waar het paspoort te vinden is — in het register wordt opgenomen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk dat het aanmaken van een paspoort niet los kan staan van de vraag hoe elk product wordt geïdentificeerd. Wie daar nog geen sluitend systeem voor heeft, leest daarover meer bij hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?. Zonder een eenduidige identificatiecode per product of productgroep is registratie in het Europese register niet goed te doen, ook niet door een derde partij die het paspoort namens de fabrikant samenstelt.

Zorgen dat de gegevens in het register overeenkomen met het paspoort

Het register is geen kopie van het volledige paspoort, maar de gegevens die er wel instaan moeten overeenstemmen met wat er op het paspoort zelf te vinden is. Dat raakt meteen de vraag wat er gebeurt als gegevens na publicatie wijzigen — een leverancierswissel, een aangepaste materiaalsamenstelling, een nieuwe verpakking. Hierover is meer te lezen op kan ik gegevens aanpassen nadat het productpaspoort al gepubliceerd is. Voor een bedrijf met een lopende productie betekent dit dat wijzigingen in het assortiment niet alleen intern moeten worden verwerkt, maar ook consequenties hebben voor wat er publiek en in het register zichtbaar is.

Bereikbaarheid van de gegevens via het webportaal

Artikel 14 richt zich op de toegankelijkheid van de gegevens: het webportaal moet het mogelijk maken om gegevens uit paspoorten te doorzoeken. Dit is vooral relevant voor toezicht en voor marktdeelnemers die met elkaars producten te maken hebben, zoals bij projectinrichting waarbij meubels van verschillende fabrikanten samenkomen. Voor een importeur die producten van diverse fabrikanten samenbrengt onder één merk of project, is het van belang dat de onderliggende paspoorten — en daarmee de registergegevens — herleidbaar blijven per product, ook wanneer een meubel uit meerdere onderdelen bestaat die elk hun eigen paspoort kunnen hebben. Zie hierover krijgt elk onderdeel een eigen paspoort of het meubel als geheel?

Beschikbaarheid van het paspoort gedurende de vereiste periode

Het register verwijst naar het paspoort, maar het paspoort zelf moet ergens gehost blijven staan. Deze twee zaken — registratie en hosting — horen bij elkaar maar zijn niet identiek. Een bedrijf dat het hosten uitbesteedt, blijft er verantwoordelijk voor dat de verwijzing in het register blijft kloppen, ook na jaren. Meer hierover staat bij hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven?

Waar het misgaat in de praktijk

Een veelvoorkomende situatie is dat een fabrikant het paspoort wel aanmaakt en publiceert, maar niet stilstaat bij de vraag of de identificatiecode die daarbij gebruikt wordt consistent is met wat elders — bijvoorbeeld in het ERP-systeem of op de verpakking — wordt gebruikt. Als er per toeval twee verschillende codes voor hetzelfde product in omloop zijn, ontstaat onduidelijkheid over welk paspoort bij welk product hoort, zowel voor de toezichthouder als voor de eindgebruiker die de QR-code scant.

Een tweede situatie is dat een bedrijf een productlijn wijzigt — een nieuwe stoffering, een andere houtsoort — zonder na te gaan of dit een nieuw paspoort vergt of een aanpassing van het bestaande. Wordt het bestaande paspoort simpelweg overschreven, dan kan de registergegevens niet meer overeenkomen met wat er ooit gepubliceerd is geweest, wat problematisch kan zijn bij een controle achteraf.

Een derde situatie doet zich voor bij bedrijven die de koppeling tussen hun eigen systemen en het paspoort niet goed hebben ingericht. Wanneer voorraadmutaties, artikelcodes of leveranciersgegevens niet consistent doorlopen naar het paspoort, ontstaat het risico dat de gegevens in het register verouderd raken zonder dat iemand dit opmerkt. Wie hier meer over wil weten, leest kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem?

Een vierde, minder besproken situatie: een bedrijf stopt, wordt overgenomen, of splitst zich op, en niemand heeft geregeld wie de registergegevens en het onderliggende paspoort in stand houdt. Zie hierover wat gebeurt er met het productpaspoort als mijn bedrijf stopt?

Een vijfde situatie ontstaat bij producten die in meerdere EU-landen worden verkocht, waarbij taalversies van het paspoort niet goed zijn afgestemd op wat er in het register staat vermeld. Meer hierover bij in welke taal moet ik het productpaspoort van mijn meubel aanbieden

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van welke unieke identificatiecode bij welk product of productgroep hoort, en waar die code ook elders (ERP, verpakking, factuur) wordt gebruikt.
Een interne afspraak over wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van de registergegevens wanneer een product wijzigt.
Een procedure voor wat er gebeurt met bestaande paspoorten en registergegevens bij een bedrijfsovername, fusie of stopzetting.
Een logboek van wijzigingen aan een gepubliceerd paspoort, inclusief datum en aanleiding van de wijziging.
Afspraken met eventuele importeurs of distributeurs over wie welke gegevens aanlevert en wie controleert of deze overeenkomen met wat in het register terechtkomt.

Wie deze punten wil vastleggen zonder daarvoor telkens vanaf nul te beginnen, kan gebruikmaken van de sjablonen die voor abonnees beschikbaar zijn binnen het platform.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.