Wat gebeurt er met het productpaspoort als mijn bedrijf stopt?

Het paspoort blijft bestaan, ook als het bedrijf stopt

Het digitale productpaspoort verdwijnt niet zodra de fabrikant of importeur ermee stopt. De ESPR is zo opgezet dat het paspoort toegankelijk moet blijven gedurende de bewaartermijn die voor de productgroep geldt, los van de vraag of de fabrikant of importeur nog bestaat. Dat is precies de reden waarom een paspoort niet simpelweg op de eigen bedrijfswebsite hoort te staan: als die website offline gaat wanneer het bedrijf ophoudt te bestaan, verdwijnt daarmee ook de toegang tot het paspoort. De verordening vraagt om een oplossing die dat risico juist ondervangt.

Voor wie dit geldt, en voor wie niet

Dit gaat over de toegankelijkheid van het paspoort zelf: de data moeten opvraagbaar blijven via de QR-code op het product, ook na bedrijfsbeëindiging. Het gaat niet over andere gevolgen van een bedrijfsstop, zoals garantieclaims, aansprakelijkheid voor gebreken, of wat er met lopende contracten gebeurt — dat blijft onderworpen aan het gewone faillissements- en verbintenissenrecht, waar de ESPR niets over zegt. Het gaat ook niet over het bijwerken van de inhoud: als een bedrijf stopt, is er niemand meer die nieuwe informatie aan het paspoort toevoegt. De verplichting is dat de laatst beschikbare data raadpleegbaar blijven, niet dat iemand ze actueel houdt.

Belangrijk is ook het onderscheid tussen een bedrijf dat volledig ophoudt te bestaan en een bedrijf dat wordt overgenomen of doorgaat onder een andere naam. Bij een overname blijft er in de regel een rechtsopvolger die verantwoordelijkheden kan overnemen; bij een echte bedrijfsbeëindiging is dat niet het geval. Wat er in dat laatste geval precies met de rol van "verantwoordelijke marktdeelnemer" gebeurt, is niet iets waar hier een uitspraak over wordt gedaan — daarvoor is de officiële tekst van de verordening leidend.

Nog geen vaste datum voor meubels

Wanneer deze verplichting voor meubels concreet gaat gelden, staat nog niet vast. De gedelegeerde handeling die de eisen voor meubels invult, wordt volgens het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 verwacht in 2028. Toepassing op meubels wordt rond 2030 verwacht, maar ook dat is een inschatting en geen vastgestelde datum. Tot die handeling is gepubliceerd, geldt er voor meubels nog geen verplichting om een digitaal productpaspoort te voeren, en dus ook geen verplichting rond de continuïteit ervan bij bedrijfsbeëindiging. Zodra de datum bekend is, wordt die hier vermeld.

Wat dit in de praktijk betekent

Voor wie nu al nadenkt over hoe een paspoort wordt ingericht, is de volgorde ongeveer als volgt. Eerst: kijk kritisch naar waar het paspoort wordt gehost. Een oplossing die volledig afhankelijk is van de eigen serverinfrastructuur of het eigen domein, loopt het risico dat de data onbereikbaar worden zodra dat domein wordt opgeheven — en dat is precies wat de verordening met de toegankelijkheidseis wil voorkomen. Tweede stap: denk na over wat er met de hosting gebeurt bij een eventuele bedrijfsbeëindiging, ook als die nu niet aan de orde is — de bewaartermijn loopt door voor producten die al zijn verkocht, ongeacht of het bedrijf er dan nog is. Derde stap: voor producten die vóór een bedrijfsstop zijn verkocht, blijft de eis dat het paspoort de hele bewaartermijn lang opvraagbaar is via de QR-code op het product, ook als er geen actieve onderneming meer achter zit.

Dit is exact de functie die een onafhankelijke hostingpartij vervult: een derde partij die het paspoort host los van het voortbestaan van de fabrikant of importeur, zodat de toegankelijkheidseis wordt vervuld ook wanneer de oorspronkelijke marktdeelnemer stopt. Dat is geen juridisch novum, maar een praktische invulling van een eis die al in de verordening zelf besloten ligt.

De vindplaats: artikel 10 en artikel 13 ESPR

Deze uitleg volgt uit artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat de vereisten voor het digitale productpaspoort vastlegt, waaronder de eis dat het paspoort toegankelijk blijft gedurende de vastgestelde bewaartermijn, onafhankelijk van het voortbestaan van de fabrikant of importeur. Artikel 13 van dezelfde verordening regelt het register van digitale productpaspoorten, dat een centraal aanknopingspunt biedt los van de systemen van de individuele marktdeelnemer. Voor de precieze formulering en eventuele uitzonderingen is de officiële tekst van de verordening de bron om te raadplegen.

Wat je nu kunt doen

Wie nu al een paspoortoplossing kiest, kan het beste vragen hoe de hosting is geregeld voor het geval het eigen bedrijf ooit stopt: blijft de data dan bereikbaar, en voor hoe lang. Zodra de gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd en de toepassingsdatum vaststaat, wordt dat op deze plek aangevuld met de concrete termijnen die dan gelden.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een bedrijf dat stopt, verdwijnt niet meteen ook uit de wereld van de producten die het ooit op de markt heeft gebracht. De ESPR koppelt de verplichtingen rond het digitaal productpaspoort aan het product, niet aan het voortbestaan van de fabrikant of importeur. Dat heeft praktische gevolgen die vaak pas zichtbaar worden op het moment dat een bedrijf al bezig is met afbouwen, ontbinden of overdragen.

Het paspoort blijft bestaan, ook zonder actief bedrijf

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan de beschikbaarheid van het productpaspoort. Die beschikbaarheid is niet gekoppeld aan de vraag of het bedrijf achter het product nog operationeel is. Voor een meubelmaker of importeur betekent dit dat het paspoort van een geleverde kast, stoel of tafel in principe bereikbaar moet blijven, ook als de onderneming zelf niet meer bestaat. Hoelang die beschikbaarheid precies moet duren, staat beschreven op de pagina over hoe lang een productpaspoort beschikbaar moet blijven. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers is dit vooral een kwestie van vooruitdenken: wie hostte het paspoort, en blijft die partij dat doen als de opdrachtgever stopt?

Het register houdt een spoor bij van wie het paspoort heeft aangemaakt

Artikel 13 van de ESPR beschrijft het register van digitale productpaspoorten, waarin gegevens over gepubliceerde paspoorten worden opgenomen. Meer over de werking van dat register staat op de pagina over het Europese register van digitale productpaspoorten. Bij bedrijfsbeëindiging is dit relevant omdat de registratie een link legt tussen het paspoort en de partij die het heeft laten aanmaken. Een overname, fusie of doorstart verandert daarmee mogelijk niets aan de inhoud van het paspoort, maar wel aan de vraag wie er verantwoordelijk voor blijft.

Overdracht van de hostingverplichting is iets om vooraf te regelen

Voor een platform als het onze, dat paspoorten hostte namens een fabrikant of importeur, is de vraag "wat gebeurt er bij bedrijfsbeëindiging" een vraag die vooraf beantwoord moet zijn — bij het aangaan van de overeenkomst, niet pas bij de opheffing. Voor een bedrijf zelf betekent dit dat de eigen dienstverleningsovereenkomst met een paspoortplatform behoort te beschrijven wat er gebeurt bij stoppen, overname of faillissement. Zonder die afspraak is er onduidelijkheid, precies op het moment dat er weinig capaciteit is om die nog te regelen.

Een overname of doorstart raakt ook de identificatiecodes

Wanneer een bedrijf niet ophoudt te bestaan maar wordt overgenomen, doorstart onder een andere naam, of de productlijn verkoopt aan een andere partij, blijft de vraag hoe de producten identificeerbaar blijven. De pagina over het geven van een unieke identificatiecode aan elk product beschrijft hoe die identificatie is opgezet. Bij een overdracht van bedrijfsactiviteiten is het van belang dat die identificatiecodes en de bijbehorende paspoorten mee overgaan naar de nieuwe partij, of dat in ieder geval helder is bij wie de verantwoordelijkheid voor bestaande paspoorten komt te liggen.

Waar het misgaat in de praktijk

De hostingpartij van het paspoort stopt tegelijk met (of vlak na) het bedrijf zelf. Wanneer een klein platform of een interne IT-oplossing werd gebruikt om paspoorten te hosten, en dat platform verdwijnt zonder overdrachtsafspraak, is het paspoort simpelweg niet meer bereikbaar — terwijl de meubels nog jarenlang in gebruik zijn.

Bij een doorstart wordt vergeten dat oude paspoorten ook overgaan. Een nieuwe rechtspersoon zet de bedrijfsactiviteiten voort, maar de productpaspoorten van vóór de doorstart blijven "achter" bij de oude, niet meer actieve entiteit, zonder dat iemand dat heeft opgemerkt tot een klant of toezichthouder ernaar vraagt.

Bij een fusie verdwijnen inloggegevens en beheerrechten. Het paspoort zelf blijft misschien online, maar niemand in de nieuwe organisatie weet nog hoe erbij te komen om iets aan te passen — relevant op het moment dat gegevens gewijzigd moeten worden, zoals beschreven op de pagina over het wijzigen van gegevens na publicatie van het paspoort.

Een curator bij faillissement heeft geen zicht op de paspoortverplichting. Productpaspoorten worden niet altijd gezien als een "asset" die aandacht nodig heeft in een faillissementstraject, terwijl de producten met paspoort wel in de markt blijven circuleren.

De QR-code op het product verwijst naar een domein dat niet meer bestaat. Zelfs als het paspoort ergens nog is opgeslagen, is het wanneer de QR-code op een meubel niet meer werkt of het onderliggende adres is veranderd voor de eindgebruiker niet meer bereikbaar — een situatie die op een andere manier ontstaat dan fysieke schade aan de code, maar in de praktijk hetzelfde gevolg heeft.

Wat u kunt vastleggen

Een overeenkomst met de hostingpartij van het paspoort waarin beschreven staat wat er gebeurt bij beëindiging, overname of faillissement van de opdrachtgever — inclusief de vraag of hosting wordt voortgezet en door wie dat wordt betaald.
Een overzicht van alle actieve productpaspoorten, gekoppeld aan de identificatiecodes van de producten, zodat bij een overdracht duidelijk is welke paspoorten meegaan.
Beheerrechten en inloggegevens voor het paspoortplatform, vastgelegd op een plek die ook bij een personeelswissel of overname toegankelijk blijft — niet alleen bij één medewerker.
Een clausule in overname- of fusiedocumentatie over de overdracht van de verantwoordelijkheid voor bestaande productpaspoorten, inclusief de registratie in het register van digitale productpaspoorten.
Een aantekening over de koppeling met interne systemen, zeker wanneer het paspoort verbonden is met een ERP- of voorraadsysteem — zie de pagina over het koppelen van het productpaspoort aan een ERP- of voorraadsysteem — zodat bij een systeemwissel of overname duidelijk is welke data waar vandaan komt en hoe die overgedragen wordt.
Instructies voor een eventuele curator of vereffenaar, zodat de paspoortverplichting niet onopgemerkt blijft liggen in een ontbindings- of faillissementstraject.

Onze sjablonen voor dienstverleningsovereenkomsten en overdrachtsdocumentatie zijn hierop ingericht, zodat een bedrijf dat vandaag een paspoort laat aanmaken, niet pas bij een eventuele beëindiging ontdekt dat die vraag nog open stond.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.