Hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn meubels?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een gegevensdrager die technisch aan de eisen voldoet

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft dat het productpaspoort toegankelijk moet zijn via een gegevensdrager — in de praktijk voor meubels meestal een QR-code. Die code moet leiden naar de daadwerkelijke gegevens van het paspoort, en de manier waarop dat technisch is opgezet moet aan een aantal voorwaarden voldoen die in gedelegeerde handelingen per productgroep verder worden ingevuld. Voor een meubelbedrijf betekent dit vooral dat de QR-code niet zomaar een linkje is dat er "goed genoeg" uitziet, maar een technisch element dat op een vastgelegde manier moet werken. Veel bedrijven laten dit onderdeel daarom bij een platform als het onze liggen, omdat de technische opzet van de datadrager los staat van de inhoud van het paspoort zelf. Of een QR-code op basis van een standaard zoals GS1 Digital Link nodig is, hangt af van de precieze eisen die nog volgen — wat is GS1 Digital Link en heb ik dat nodig voor het productpaspoort? gaat daar dieper op in.

Een koppeling met een unieke identificatiecode

De QR-code zelf is niet meer dan een verwijzing. Waar hij naar verwijst, is een record dat gekoppeld is aan één specifiek product of één specifieke productgroep, afhankelijk van hoe de fabrikant dat heeft ingericht. Artikel 11 verwacht dat een product herkenbaar en herleidbaar is via het paspoort. Voor een meubelmaker die honderden varianten van een stoel of kast produceert, betekent dit dat er een systeem moet zijn dat elk exemplaar — of elke productvariant, afhankelijk van de opzet — een eigen code geeft die niet kan worden verward met een andere. Hoe dat praktisch wordt opgezet, staat beschreven op hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Fysieke aanbrenging op het product of de verpakking

Artikel 11 gaat ervan uit dat de gegevensdrager op het product zelf, op de verpakking, of in de bijgevoegde documentatie wordt aangebracht — de precieze plek wordt verder ingevuld per productgroep. Voor meubels is dit praktisch een keuze tussen een sticker, een ingebrand of gegraveerd label, een hangkaartje, of een print op een bijgevoegd document. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit een productiestap die ergens in het proces moet worden ingepast: na de laatste controle, vóór het inpakken, of bij het aanbrengen van het bestaande typeplaatje. Meubels die uit meerdere onderdelen bestaan — een bank met een apart frame en bekleding, een kast die in losse modules wordt geleverd — roepen de vraag op of één code voor het geheel volstaat of dat onderdelen een eigen code nodig hebben. Dat vraagstuk wordt behandeld op krijgt elk onderdeel een eigen paspoort of het meubel als geheel?

Onderscheid met het etiket

Artikel 16 en artikel 17 van de ESPR gaan over etiketten — een ander element dan het productpaspoort, met eigen regels over wat erop moet staan en hoe wordt voorkomen dat etiketten worden nagemaakt. Een QR-code voor het productpaspoort en een energie- of duurzaamheidsetiket kunnen op hetzelfde product voorkomen, maar zijn juridisch niet hetzelfde ding. Voor een meubelfabrikant is het praktische gevolg dat een bestaand label of sticker op een meubel niet automatisch ook de functie van gegevensdrager voor het paspoort vervult — die twee moeten los van elkaar worden beoordeeld, ook als ze straks op één en dezelfde sticker worden gecombineerd.

Waar het misgaat in de praktijk

Een producent van kantoormeubilair drukt de QR-code standaard mee op de verpakking, maar niet op het meubel zelf. Zodra de verpakking wordt weggegooid — vaak binnen een week na levering — is de toegang tot het paspoort voor de gebruiker verdwenen, ook al bestaat het paspoort nog gewoon online.

Een keukenfabrikant gebruikt voor elke serie dezelfde QR-code, omdat de aanname is dat "één paspoort per model" voldoende specifiek is. Bij een terugroepactie van één productiepartij blijkt niet te herleiden welke exemplaren precies zijn getroffen, omdat de code geen onderscheid maakt tussen partijen of individuele stuks.

Een stoelenproducent laat de sticker met QR-code drukken door de leverancier van het onderstel, zonder af te spreken wie verantwoordelijk is als de code na verloop van tijd onleesbaar wordt door slijtage of vochtinvloed. Niemand heeft dan vastgelegd wat er moet gebeuren als een klant meldt dat de code niet meer scant — zie ook wat moet ik doen als de QR-code op een meubel onleesbaar wordt.

Een importeur van tuinmeubelen plakt de QR-code als los printje op het product, zonder rekening te houden met de blootstelling aan zon en regen tijdens transport en opslag. Binnen enkele maanden is de code op een deel van de voorraad al vervaagd voordat het product de eindgebruiker heeft bereikt.

Een projectinrichter bestelt meubels bij verschillende fabrikanten voor één groot interieurproject en neemt aan dat de QR-codes van elke leverancier onderling uitwisselbaar of vergelijkbaar zijn opgezet. In de praktijk verwijst elke code naar een ander systeem, met een andere opzet van gegevens, wat bij de oplevering tot onduidelijkheid leidt over welk paspoort bij welk onderdeel hoort.

Wat u kunt vastleggen

• Een interne afspraak over het moment in het productieproces waarop de QR-code wordt aangebracht, en door wie dat wordt gecontroleerd.
• De keuze voor het type gegevensdrager (sticker, gravure, hangkaartje, documentatie) per productlijn, inclusief de reden voor die keuze gezien de gebruiksomstandigheden van het meubel.
• Een overzicht van welke unieke identificatiecode aan welk product of welke productvariant is gekoppeld, zodat herleidbaarheid bij een eventuele terugroepactie of klacht mogelijk blijft.
• Afspraken met toeleveranciers of onderaannemers die zelf een sticker of label aanbrengen, over wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit en leesbaarheid van de QR-code.
• Een vastgelegde procedure voor de situatie waarin een QR-code beschadigd raakt of onleesbaar wordt bij de eindgebruiker, inclusief hoe een vervangende drager kan worden verstrekt.
• Documentatie over de koppeling tussen de QR-code en het onderliggende systeem waarin paspoortgegevens worden beheerd, zeker wanneer dat systeem gekoppeld is aan een bestaand ERP- of voorraadsysteem — zie kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem?
• Een overzicht van welke taal of talen op de gegevensdrager en in het onderliggende paspoort worden aangeboden, afgestemd op de landen waar het meubel wordt verkocht.