Wie kommt der QR-Code für das Produktpass auf meine Möbel?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Datenträger, der technisch die Anforderungen erfüllt

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, dass das Produktpass über einen Datenträger zugänglich sein muss – in der Praxis bei Möbeln meist ein QR-Code. Dieser Code muss zu den tatsächlichen Daten des Passes führen, und die Art und Weise, wie dies technisch aufgebaut ist, muss eine Reihe von Bedingungen erfüllen, die in delegierten Rechtsakten pro Produktgruppe weiter festgelegt werden. Für ein Möbelunternehmen bedeutet dies vor allem, dass der QR-Code nicht einfach ein Link ist, der "gut genug" aussieht, sondern ein technisches Element, das auf eine festgelegte Weise funktionieren muss. Viele Unternehmen lassen diesen Teil daher bei einer Plattform wie unserer, weil die technische Einrichtung des Datenträgers unabhängig vom Inhalt des Passes selbst ist. Ob ein QR-Code auf der Grundlage eines Standards wie GS1 Digital Link erforderlich ist, hängt von den genauen Anforderungen ab, die noch folgen – Was ist GS1 Digital Link und benötige ich das für das Produktpass? geht dort tiefer ein.

Eine Verbindung mit einem eindeutigen Identifikationscode

Der QR-Code selbst ist nicht mehr als eine Verweisung. Worauf er verweist, ist ein Datensatz, der an ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Produktgruppe gekoppelt ist, je nachdem, wie der Hersteller dies eingerichtet hat. Artikel 11 erwartet, dass ein Produkt über das Produktpass erkennbar und rückverfolgbar ist. Für einen Möbelhersteller, der Hunderte von Varianten eines Stuhls oder Schranks produziert, bedeutet dies, dass ein System vorhanden sein muss, das jedes Exemplar — oder jede Produktvariante, je nach Aufbau — mit einem eigenen Code versieht, der nicht mit einem anderen verwechselt werden kann. Wie dies praktisch umgesetzt wird, ist beschrieben auf wie vergebe ich jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode?

Physische Anbringung auf dem Produkt oder der Verpackung

Artikel 11 geht davon aus, dass der Datenträger auf dem Produkt selbst, auf der Verpackung oder in der beigefügten Dokumentation angebracht wird — der genaue Ort wird später pro Produktgruppe festgelegt. Bei Möbeln ist dies praktisch eine Wahl zwischen einem Aufkleber, einem eingebrannten oder gravierten Etikett, einem Anhänger oder einem Druck auf einem beigefügten Dokument. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies einen Produktionsschritt, der irgendwo im Prozess eingefügt werden muss: nach der letzten Kontrolle, vor dem Verpacken oder beim Anbringen des bestehenden Typenschilds. Möbel, die aus mehreren Teilen bestehen — ein Sofa mit separatem Rahmen und Bezug, ein Schrank, der in losen Modulen geliefert wird — werfen die Frage auf, ob ein Code für das Ganze ausreicht oder ob Teile einen eigenen Code benötigen. Diese Frage wird behandelt auf erhält jedes Teil ein eigenes Produktpass oder das Möbel als Ganzes?

Unterscheidung vom Etikett

Artikel 16 und Artikel 17 der ESPR befassen sich mit Etiketten — ein anderes Element als das Produktpass mit eigenen Regeln darüber, was darauf angegeben werden muss und wie verhindert wird, dass Etiketten gefälscht werden. Ein QR-Code für das Produktpass und ein Energie- oder Nachhaltigkeitsetikett können auf demselben Produkt vorkommen, sind aber rechtlich nicht dasselbe. Für einen Möbelhersteller besteht die praktische Folge darin, dass ein bestehendes Etikett oder ein Aufkleber auf einem Möbel nicht automatisch auch die Funktion eines Datenträgers für das Produktpass erfüllt — diese beiden müssen separat bewertet werden, auch wenn sie später auf ein und denselben Aufkleber kombiniert werden.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Hersteller von Büromöbeln druckt den QR-Code standardmäßig auf die Verpackung, aber nicht auf das Möbel selbst. Sobald die Verpackung weggeworfen wird — oft innerhalb einer Woche nach der Lieferung — ist der Zugriff auf das Produktpass für den Benutzer verloren, auch wenn das Produktpass online noch immer vorhanden ist.

Ein Küchenhersteller verwendet für jede Serie denselben QR-Code, weil die Annahme ist, dass "ein Produktpass pro Modell" ausreichend spezifisch ist. Bei einem Rückruf einer einzelnen Produktionscharge kann nicht nachvollzogen werden, welche Exemplare genau betroffen sind, weil der Code keinen Unterschied zwischen Chargen oder einzelnen Stücken macht.

Ein Stuhlhersteller lässt den Aufkleber mit QR-Code vom Lieferanten des Untergestells drucken, ohne abzusprechen, wer verantwortlich ist, wenn der Code im Laufe der Zeit durch Verschleiß oder Feuchtigkeitseinfluss unleserlich wird. Niemand hat dann dokumentiert, was geschehen muss, wenn ein Kunde meldet, dass der Code nicht mehr gescannt werden kann — siehe auch was muss ich tun, wenn der QR-Code auf einem Möbel unleserlich wird.

Ein Importeur von Gartenmöbeln klebt den QR-Code als loses Druckstück auf das Produkt, ohne Rücksicht auf die Exposition gegenüber Sonne und Regen während des Transports und der Lagerung zu nehmen. Innerhalb weniger Monate ist der Code auf einem Teil des Bestands bereits verblasst, bevor das Produkt den Endnutzer erreicht hat.

Ein Projekteinrichter bestellt Möbel bei verschiedenen Herstellern für ein großes Innenausstattungsprojekt und geht davon aus, dass die QR-Codes der einzelnen Lieferanten untereinander austauschbar oder ähnlich strukturiert sind. In der Praxis verweist jeder Code auf ein anderes System mit einer anderen Datenstruktur, was bei der Übergabe zu Unklarheiten darüber führt, welches Passdatenblatt zu welchem Bauteil gehört.

Was Sie festhalten können

• Eine interne Vereinbarung über den Zeitpunkt im Produktionsprozess, zu dem der QR-Code angebracht wird, und durch wen dies überprüft wird.
• Die Wahl der Art des Datenträgers (Aufkleber, Gravur, Anhängeetikett, Dokumentation) pro Produktlinie, einschließlich der Begründung für diese Wahl angesichts der Verwendungsbedingungen des Möbels.
• Ein Überblick darüber, welcher eindeutige Kenncode an welches Produkt oder welche Produktvariante gekoppelt ist, damit die Rückverfolgbarkeit im Falle einer möglichen Rückruftaktion oder Beschwerde erhalten bleibt.
• Vereinbarungen mit Zulieferern oder Subunternehmern, die selbst einen Aufkleber oder ein Etikett anbringen, darüber, wer für die Qualität und Lesbarkeit des QR-Codes verantwortlich ist.
• Ein festgelegtes Verfahren für den Fall, dass ein QR-Code beim Endnutzer beschädigt wird oder unleserlich wird, einschließlich der Frage, wie ein Ersatzdatenträger bereitgestellt werden kann.
• Dokumentation über die Kopplung zwischen dem QR-Code und dem zugrunde liegenden System, in dem die Passdatenblattdaten verwaltet werden, besonders wenn dieses System mit einem bestehenden ERP- oder Lagerverwaltungssystem verbunden ist — siehe Kann ich das Produktpassdatenblatt mit meinem ERP- oder Lagerverwaltungssystem koppeln?
• Ein Überblick darüber, welche Sprache oder Sprachen auf dem Datenträger und im zugrunde liegenden Passdatenblatt angeboten werden, abgestimmt auf die Länder, in denen das Möbel verkauft wird.