Hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven?

Minstens tien jaar, los van wie het meubel maakte

Een digitaal productpaspoort moet volgens de ESPR beschikbaar blijven vanaf het moment dat het meubel op de markt komt, en dat blijft zo voor een periode die in de verordening zelf op minstens tien jaar is gezet. Die periode staat los van het voortbestaan van de fabrikant of importeur die het paspoort oorspronkelijk heeft laten opstellen: gaat dat bedrijf failliet, stopt het, of wordt het overgenomen, dan verandert dat niets aan de verplichting dat de gegevens vindbaar en raadpleegbaar blijven. Voor productgroepen waarvan de verwachte levensduur langer is dan tien jaar — en meubels vallen daar vaak onder — kan de gedelegeerde handeling voor die specifieke productgroep een langere termijn vaststellen. Tien jaar is dus het wettelijke minimum uit de ESPR zelf, niet per se het eindpunt voor meubels.

Het gaat om het paspoort, niet om het meubel

Deze regel gaat over de beschikbaarheid van de gegevens achter de QR-code, niet over een garantietermijn of een verwachte gebruiksduur van het meubelstuk zelf. Een kast die na vijftien jaar nog in gebruik is, hoeft niet per se vijftien jaar garantie te hebben gehad — maar het paspoort met de gegevens over materialen, herkomst en reparatiemogelijkheden moet wel raadpleegbaar blijven zolang de verplichte periode loopt. Deze uitleg gaat over de algemene regel uit de ESPR die voor digitale productpaspoorten in het algemeen geldt; de ESPR is een kaderverordening die per productgroep wordt ingevuld met een eigen gedelegeerde handeling. Voor meubels is die invulling er nog niet. Andere productgroepen die al verder zijn in het ESPR-traject kunnen dus al eerder een vastgestelde, mogelijk afwijkende termijn hebben — dat zegt niets over wat voor meubels gaat gelden.

Vaststaat het minimum, niet de ingangsdatum voor meubels

Wat vaststaat, is de regel zelf: die staat al in de ESPR, die sinds 2024 in werking is. Wat nog niet vaststaat, is vanaf welk moment deze regel concreet voor meubels gaat gelden. Dat hangt af van de gedelegeerde handeling voor de productgroep meubels, en die is er nog niet. Volgens het ESPR-werkplan 2025-2030 wordt die handeling rond 2028 verwacht, maar een vaste datum is dat niet — het is een planning, geen wet. Tot die handeling is gepubliceerd, is er voor meubels geen wettelijke verplichting om een digitaal productpaspoort te voeren, en dus ook geen actieve verplichting over hoe lang dat paspoort beschikbaar moet blijven. Zodra de handeling er is, telt de beschikbaarheidstermijn vanaf het moment dat een meubelstuk op de markt wordt gebracht onder die regeling.

Wat dit voor de voorbereiding betekent

Wie nu al nadenkt over een productpaspoort voor meubels, doet er goed aan te beginnen bij de kern van deze regel: de gegevens moeten de levensduur van het eigen bedrijf kunnen overleven. Dat betekent in de praktijk dat het niet voldoende is om paspoortgegevens op een eigen server of in een eigen systeem te zetten dat afhankelijk is van het voortbestaan van de onderneming. Een tweede punt is dat de uiteindelijke termijn voor meubels hoger kan uitvallen dan het ESPR-minimum van tien jaar, omdat de gedelegeerde handeling rekening houdt met de verwachte levensduur van de productgroep — en meubels gaan vaak langer mee dan tien jaar. Een derde punt is dat het zinvol is de publicatie van de gedelegeerde handeling voor meubels te volgen, omdat pas daarmee de exacte ingangsdatum en de exacte duur voor deze productgroep vastliggen. Tot die tijd is voorbereiden verstandig, maar is er nog geen wettelijke klok die loopt.

Waar dit op is gebaseerd: artikel 10 en 13 van de ESPR

De basis voor deze uitleg ligt in artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat de vereisten voor het digitale productpaspoort beschrijft, waaronder de periode waarin het paspoort beschikbaar moet blijven en de onafhankelijkheid van die beschikbaarheid van het voortbestaan van de economische actor die het paspoort heeft aangemaakt. Artikel 13 van dezelfde verordening beschrijft het register van digitale productpaspoorten, dat een rol speelt bij het vindbaar houden van paspoorten en hun unieke identificatoren, ook wanneer de oorspronkelijke aanbieder niet meer actief is. Beide artikelen vormen samen het kader waarbinnen de latere, productgroep-specifieke regels voor meubels zullen worden ingevuld.

Wie dit nu al wil voorbereiden, kan het beste twee dingen doen: de officiële ESPR-tekst raadplegen voor de precieze formulering van artikel 10 en 13, en de publicatie van de gedelegeerde handeling voor meubels in de gaten houden om te zien wanneer en met welke termijn deze regel concreet wordt. Zodra die handeling gepubliceerd is, wordt deze pagina bijgewerkt met de exacte datum en duur.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Beschikbaarheid gedurende een periode die nog per productgroep wordt vastgesteld

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt in artikel 10 vast dat het digitale productpaspoort beschikbaar moet blijven, maar de precieze duur van die verplichting wordt per productgroep uitgewerkt in een gedelegeerde handeling. Voor meubels is die handeling er nog niet. Wat al wel vaststaat, is het principe: het paspoort is geen eenmalige levering bij verkoop, maar iets dat blijft bestaan zolang het product — en vaak ook nog daarna, voor onderdelen als reparatie, recycling of verantwoording — relevant is. Voor een meubelfabrikant of importeur betekent dit dat de vraag "hoe lang moet dit paspoort online blijven" op dit moment nog niet met een concreet getal te beantwoorden is, maar dat de verwachting van een langjarige beschikbaarheid al wel richting geeft aan hoe een bedrijf zijn opslag en hosting moet inrichten.

De koppeling tussen het paspoort en de unieke identificatiecode blijft bestaan

Artikel 10 van de ESPR koppelt het paspoort aan een unieke identificatiecode van het product. Die code blijft, ook na verkoop, verwijzen naar dezelfde informatie. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de manier waarop elk product een unieke identificatiecode krijgt, niet los kan worden gezien van de vraag hoe lang dat paspoort beschikbaar moet blijven: de code en de bijbehorende gegevens vormen samen de levensduur van het paspoort. Wie deze koppeling slordig inricht, bijvoorbeeld door codes te hergebruiken bij een nieuwe productlijn, loopt het risico dat oude en nieuwe informatie door elkaar raken.

Het paspoort moet vindbaar blijven via het register

Artikel 13 van de ESPR verplicht tot registratie van het paspoort in een centraal register. Deze registratie is niet iets dat eenmalig gebeurt en daarna vergeten kan worden: zolang het paspoort moet bestaan, moet het ook via dat register vindbaar blijven. Voor een middelgroot meubelbedrijf betekent dit dat de vraag "hoe lang blijft het paspoort bestaan" ook een vraag is over hoe lang de registratie in het Europese register actueel gehouden wordt. Een paspoort dat nog online staat, maar niet meer correct geregistreerd is, voldoet niet aan de bedoeling van de verplichting.

Beschikbaarheid ook wanneer het bedrijf zelf niet meer bestaat

Een praktisch punt dat uit de opzet van artikel 10 en 13 samen volgt: de verplichting is gekoppeld aan het product, niet aan het voortbestaan van de fabrikant of importeur. Dat roept voor kleinere en middelgrote bedrijven een reële vraag op, namelijk wat er met de hostingverplichting gebeurt bij een overname, faillissement of stopzetting van de activiteiten. Dat onderwerp — wat er met het productpaspoort gebeurt als een bedrijf stopt — hangt rechtstreeks samen met de duur van de bewaarplicht: een bedrijf dat nu een paspoort laat hosten, doet er goed aan om al bij de opzet rekening te houden met een scenario waarin het zelf niet meer de partij is die de gegevens beheert.

Waar het misgaat in de praktijk

Een fabrikant gaat ervan uit dat het paspoort net als een gebruiksaanwijzing "bij het product hoort" en dus alleen relevant is tot aan de verkoop. Na de verkoop wordt de hosting stopgezet of de data niet meer bijgehouden, terwijl de bedoeling van het paspoort juist is dat het gedurende de levensduur van het meubel — en soms van onderdelen ervan — raadpleegbaar blijft.

Een bedrijf verandert van softwareleverancier of ERP-systeem en neemt de oude productpaspoorten niet mee in de migratie. De QR-code op eerder verkochte meubels verwijst dan naar een paspoort dat niet meer bijgehouden wordt, terwijl de fysieke code op het product intact blijft. Wie overweegt het paspoort te koppelen aan een eigen ERP- of voorraadsysteem, doet er goed aan om deze migratievraag vooraf te beantwoorden.

Een importeur registreert het paspoort wel bij publicatie, maar vergeet de registratie te actualiseren wanneer gegevens wijzigen — bijvoorbeeld na een aanpassing in materiaalsamenstelling. Het onderwerp gegevens aanpassen na publicatie wordt dan pas relevant op het moment dat een toezichthouder of klant een discrepantie signaleert, terwijl het beter vooraf als vast proces was ingericht.

Een klein bedrijf gaat ervan uit dat de hostingpartij vanzelf blijft bestaan zolang het meubel bestaat, zonder dit contractueel vast te leggen. Bij stopzetting van de hostingdienst — bijvoorbeeld omdat een leverancier failliet gaat — is er dan geen vangnet, terwijl de verplichting om het paspoort beschikbaar te houden op het bedrijf zelf blijft rusten.

Een fabrikant van samengestelde meubels behandelt elk onderdeel als een los paspoort met een eigen levensduur, zonder helder te maken hoe die onderdelen zich tot het geheel verhouden. Dat maakt het lastig te bepalen wanneer welk deel van de informatie nog beschikbaar moet zijn; dit onderwerp raakt aan de vraag of elk onderdeel een eigen paspoort krijgt of het meubel als geheel.

Wat u kunt vastleggen

Een interne afspraak over wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van paspoortgegevens, ook na een reorganisatie of personeelswissel.
Een overeenkomst met de hostingpartij waarin is vastgelegd wat er gebeurt bij stopzetting van de dienst, faillissement of overname — inclusief een overdrachtsscenario van de data.
Een procedure voor het bijwerken van de registratie in het register wanneer productgegevens wijzigen, zodat registratie en paspoort niet uit de pas gaan lopen.
Een migratieplan voor wanneer van softwaresysteem wordt gewisseld, zodat bestaande paspoorten en hun unieke identificatiecodes intact blijven.
Een overzicht van welke productgroepen en -onderdelen apart geregistreerd zijn, zodat bij een toekomstige aanpassing van de bewaartermijn snel duidelijk is welke paspoorten het betreft.
Een contactpunt of clausule voor de situatie dat de onderneming zelf stopt, zodat de verplichting tot beschikbaarheid van het paspoort niet in een juridisch vacuüm terechtkomt.

Zodra de gedelegeerde handeling voor meubels de precieze bewaartermijn vastlegt, wordt dit onderdeel van de pagina aangevuld met het concrete aantal jaren.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.