Wie lange muss ein Produktpass verfügbar bleiben?

Mindestens zehn Jahre, unabhängig vom Hersteller des Möbels

Ein digitales Produktpass muss gemäß der ESPR ab dem Zeitpunkt, in dem das Möbel auf den Markt kommt, verfügbar bleiben und bleibt es für einen Zeitraum, der in der Verordnung selbst auf mindestens zehn Jahre festgelegt ist. Dieser Zeitraum ist unabhängig vom Fortbestand des Herstellers oder Importeurs, der den Pass ursprünglich erstellen ließ: Geht dieses Unternehmen in Konkurs, stellt seinen Betrieb ein oder wird übernommen, ändert das nichts an der Verpflichtung, dass die Daten auffindbar und einsehbar bleiben. Für Produktgruppen, deren erwartete Lebensdauer länger als zehn Jahre ist — und Möbel fallen häufig darunter — kann die Delegierte Handlung für diese spezifische Produktgruppe einen längeren Zeitraum festlegen. Zehn Jahre ist also das gesetzliche Minimum aus der ESPR selbst, nicht unbedingt der Endpunkt für Möbel.

Es geht um den Pass, nicht um das Möbel

Diese Regel betrifft die Verfügbarkeit der Daten hinter dem QR-Code, nicht eine Garantiefrist oder eine erwartete Nutzungsdauer des Möbelstücks selbst. Ein Schrank, der nach fünfzehn Jahren noch in Gebrauch ist, muss nicht unbedingt fünfzehn Jahre Garantie gehabt haben — aber der Pass mit den Daten über Materialien, Herkunft und Reparaturmöglichkeiten muss abrufbar bleiben, solange die erforderliche Frist läuft. Diese Erklärung betrifft die allgemeine Regel aus der ESPR, die für digitale Produktpässe allgemein gilt; die ESPR ist eine Rahmenverordnung, die für jede Produktgruppe durch eine eigene Delegierte Handlung konkretisiert wird. Für Möbel liegt diese Konkretisierung noch nicht vor. Andere Produktgruppen, die im ESPR-Verfahren bereits weiter sind, können also bereits früher einen festgelegten, möglicherweise abweichenden Zeitraum haben — das sagt nichts über das aus, was für Möbel gelten wird.

Das Minimum ist festgelegt, nicht das Startdatum für Möbel

Was festgelegt ist, ist die Regel selbst: Sie ist bereits in der ESPR enthalten, die seit 2024 in Kraft ist. Was noch nicht festgelegt ist, ist der Zeitpunkt, ab dem diese Regel konkret für Möbel gelten wird. Das hängt von der Delegierten Handlung für die Produktgruppe Möbel ab, und diese liegt noch nicht vor. Nach dem ESPR-Arbeitsplan 2025-2030 wird diese Handlung um 2028 erwartet, aber ein festes Datum ist das nicht — es ist eine Planung, kein Gesetz. Bis die Handlung veröffentlicht ist, gibt es für Möbel keine gesetzliche Verpflichtung, einen digitalen Produktpass zu führen, und daher auch keine aktive Verpflichtung bezüglich der Verfügbarkeitsdauer dieses Passes. Sobald die Handlung vorliegt, beginnt die Verfügbarkeitsfrist ab dem Zeitpunkt, in dem ein Möbelstück unter diese Regelung auf den Markt gebracht wird.

Was dies für die Vorbereitung bedeutet

Wer bereits über einen Produktpass für Möbel nachdenkt, tut gut daran, bei der Essenz dieser Regel anzufangen: Die Daten müssen die Lebensdauer des eigenen Unternehmens überdauern können. Das bedeutet in der Praxis, dass es nicht ausreicht, Pass-Daten auf einem eigenen Server oder in einem eigenen System abzulegen, das vom Fortbestand des Unternehmens abhängig ist. Ein zweiter Punkt ist, dass der endgültige Zeitraum für Möbel höher ausfallen kann als das ESPR-Minimum von zehn Jahren, da die Delegierte Handlung die erwartete Lebensdauer der Produktgruppe berücksichtigt — und Möbel halten oft länger als zehn Jahre. Ein dritter Punkt ist, dass es sinnvoll ist, die Veröffentlichung der Delegierten Handlung für Möbel zu verfolgen, denn erst damit sind das genaue Startdatum und die genaue Dauer für diese Produktgruppe festgelegt. Bis dahin ist Vorbereitung verständig, aber es läuft noch keine gesetzliche Uhr.

Worauf dies basiert: Artikel 10 und 13 der ESPR

Die Grundlage für diese Erklärung bildet Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), der die Anforderungen für den digitalen Produktpass beschreibt, einschließlich des Zeitraums, in dem der Pass verfügbar bleiben muss, und der Unabhängigkeit dieser Verfügbarkeit vom Fortbestand des Wirtschaftsakteurs, der den Pass erstellt hat. Artikel 13 derselben Verordnung beschreibt das Register der digitalen Produktpässe, das eine Rolle bei der Auffindbarkeit von Pässen und ihren eindeutigen Kennungen spielet, auch wenn der ursprüngliche Anbieter nicht mehr aktiv ist. Beide Artikel bilden zusammen den Rahmen, in den später die produktgrupprespezifischen Vorschriften für Möbel eingefügt werden.

Wer sich jetzt schon darauf vorbereiten möchte, kann am besten zwei Dinge tun: den offiziellen ESPR-Text für die genaue Formulierung von Artikel 10 und 13 konsultieren und die Veröffentlichung der Delegierten Handlung für Möbel im Auge behalten, um zu sehen, wann und mit welcher Frist diese Regel konkret wird. Sobald diese Handlung veröffentlicht ist, wird diese Seite mit dem genauen Datum und der Dauer aktualisiert.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Verfügbarkeit während eines Zeitraums, der noch pro Produktgruppe festgelegt wird

Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt in Artikel 10 fest, dass der digitale Produktpass verfügbar bleiben muss, aber die genaue Dauer dieser Verpflichtung wird pro Produktgruppe in einem Delegierten Rechtsakt ausgearbeitet. Für Möbel gibt es diesen Rechtsakt noch nicht. Was bereits feststeht, ist das Prinzip: Der Pass ist keine einmalige Lieferung beim Verkauf, sondern etwas, das so lange besteht, wie das Produkt — und oft auch danach noch, für Aspekte wie Reparatur, Recycling oder Rechenschaftspflicht — relevant ist. Für einen Möbelhersteller oder Importeur bedeutet dies, dass die Frage "wie lange muss dieser Pass online bleiben" derzeit noch nicht mit einer konkreten Zahl zu beantworten ist, aber dass die Erwartung einer langfristigen Verfügbarkeit bereits Orientierung dafür gibt, wie ein Unternehmen seine Speicherung und sein Hosting einrichten muss.

Die Verknüpfung zwischen dem Pass und der eindeutigen Kennung bleibt bestehen

Artikel 10 der ESPR verbindet den Pass an einen eindeutigen Produktidentifikationscode. Dieser Code verweist auch nach dem Verkauf auf dieselben Informationen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Art und Weise, wie jedes Produkt einen eindeutigen Identifizierungscode erhält, nicht losgelöst von der Frage gesehen werden kann, wie lange dieser Pass verfügbar sein muss: Der Code und die zugehörigen Daten bilden zusammen die Lebensdauer des Passes. Wer diese Verknüpfung nachlässig einrichtet, beispielsweise durch Wiederverwendung von Codes bei einer neuen Produktlinie, läuft Gefahr, dass alte und neue Informationen durcheinander geraten.

Der Pass muss über das Register auffindbar bleiben

Artikel 13 der ESPR verpflichtet zur Registrierung des Passes in einem zentralen Register. Diese Registrierung ist nicht etwas, das einmalig geschieht und danach vergessen werden kann: Solange der Pass bestehen muss, muss er auch über dieses Register auffindbar bleiben. Für ein mittelständisches Möbelunternehmen bedeutet dies, dass die Frage "wie lange bleibt der Pass bestehen" auch eine Frage darüber ist, wie lange die Registrierung in das europäische Register aktuell gehalten wird. Ein Produktpass, der zwar noch online verfügbar ist, aber nicht mehr korrekt registriert ist, erfüllt nicht den Zweck der Verpflichtung.

Verfügbarkeit auch wenn das Unternehmen selbst nicht mehr existiert

Ein praktischer Punkt, der sich aus der Kombination von Artikel 10 und 13 ergibt: Die Verpflichtung ist an das Produkt gekoppelt, nicht an das Bestehen des Herstellers oder Importeurs. Dies wirft für kleinere und mittlere Unternehmen eine reale Frage auf, nämlich was mit der Hosting-Verpflichtung bei einer Übernahme, Insolvenz oder Beendigung der Aktivitäten geschieht. Dieses Thema — was mit dem Produktpass geschieht, wenn ein Unternehmen seine Aktivitäten beendet — hängt unmittelbar mit der Dauer der Aufbewahrungspflicht zusammen: Ein Unternehmen, das jetzt einen Pass hosten lässt, tut gut daran, bereits bei der Einrichtung ein Szenario zu berücksichtigen, in dem es selbst nicht mehr die Partei ist, die die Daten verwaltet.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Hersteller geht davon aus, dass der Pass wie eine Gebrauchsanweisung "zum Produkt gehört" und daher nur bis zum Verkauf relevant ist. Nach dem Verkauf wird das Hosting beendet oder die Daten nicht mehr gepflegt, während der Zweck des Passes genau darin besteht, dass er während der Lebensdauer des Möbels — und manchmal von dessen Komponenten — abrufbar bleibt.

Ein Unternehmen wechselt seinen Softwareanbieter oder sein ERP-System und nimmt die alten Produktpässe nicht in die Migration mit. Der QR-Code auf zuvor verkauften Möbeln verweist dann auf einen Pass, der nicht mehr gepflegt wird, während der physische Code auf dem Produkt intakt bleibt. Wer erwägt, den Pass zu an ein eigenes ERP- oder Bestandsverwaltungssystem angebundenist es ratsam, diese Migrationsfrage vorab zu beantworten.

Ein Importeur registriert das Passwort zwar bei der Veröffentlichung, vergisst aber, die Registrierung zu aktualisieren, wenn sich Daten ändern – beispielsweise nach einer Änderung der Materialzusammensetzung. Das Thema Daten nach Veröffentlichung ändern wird dann erst relevant, wenn eine Aufsichtsbehörde oder ein Kunde eine Diskrepanz signalisiert, während es besser im Voraus als festes Verfahren hätte eingerichtet werden sollen.

Ein kleines Unternehmen geht davon aus, dass der Hosting-Partner von selbst bestehen bleibt, solange das Möbelstück existiert, ohne dies vertraglich festzuhalten. Bei Beendigung des Hosting-Dienstes — zum Beispiel weil ein Lieferant zahlungsunfähig wird — gibt es dann kein Sicherheitsnetz, während die Verpflichtung, das Produktpass verfügbar zu halten, auf dem Unternehmen selbst ruht.

Ein Hersteller von zusammengesetzten Möbeln behandelt jedes Bauteil als einen separaten Produktpass mit einer eigenen Lebensdauer, ohne deutlich zu machen, wie sich diese Bauteile zum Ganzen verhalten. Das macht es schwierig zu bestimmen, wann welche Informationen noch verfügbar sein müssen; dieses Thema berührt die Frage, ob jedes Bauteil einen eigenen Produktpass erhält oder das Möbelstück als Ganzes.

Was Sie festhalten können

Eine interne Vereinbarung darüber, wer für die Aktualisierung der Produktpassdaten verantwortlich ist, auch nach einer Reorganisation oder einem Personalwechsel.
Eine Vereinbarung mit dem Hosting-Partner, in der festgelegt ist, was bei Beendigung des Dienstes, Insolvenz oder Übernahme geschieht — einschließlich eines Datenübergangsszenarios.
Ein Verfahren für die Aktualisierung der Registrierung im Register, wenn sich Produktdaten ändern, damit Registrierung und Produktpass nicht aus dem Tritt geraten.
Ein Migrationsplan für den Fall, dass das Softwaresystem gewechselt wird, sodass bestehende Produktpässe und ihre eindeutigen Identifikationscodes unversehrt bleiben.
Ein Überblick darüber, welche Produktgruppen und -bauteile separat registriert sind, damit bei einer künftigen Anpassung der Aufbewahrungsfrist schnell klar ist, welche Produktpässe betroffen sind.
Ein Kontaktpunkt oder eine Klausel für den Fall, dass das Unternehmen selbst eingestellt wird, sodass die Verpflichtung zur Verfügbarkeit des Produktpasses nicht in ein rechtliches Vakuum fällt.

Sobald die delegierte Handlung für Möbel die genaue Aufbewahrungsfrist festlegt, wird dieser Teil der Seite mit der konkreten Anzahl von Jahren ergänzt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einem Menschen am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.