Per quanto tempo deve rimanere disponibile un passaporto del prodotto?
Almeno dieci anni, indipendentemente da chi ha fabbricato il mobile
Un passaporto digitale del prodotto deve rimanere disponibile secondo l'ESPR dal momento in cui il mobile immette sul mercato, e ciò prosegue per un periodo che nel regolamento stesso è stato fissato ad almeno dieci anni. Tale periodo è indipendente dalla continuità dell'attività del fabbricante o dell'importatore che ha originariamente fatto elaborare il passaporto: se l'impresa fallisce, cessa l'attività, o viene acquisita, ciò non cambia l'obbligo che i dati rimangono reperibili e consultabili. Per i gruppi di prodotti la cui durata di vita attesa è superiore a dieci anni — e i mobili spesso rientrano in questa categoria — l'atto delegato per quel specifico gruppo di prodotti può stabilire un termine più lungo. Dieci anni rappresenta quindi il minimo legale dell'ESPR stessa, non necessariamente il punto finale per i mobili.
Si tratta del passaporto, non del mobile
Questa regola riguarda la disponibilità dei dati dietro il codice QR, non una garanzia o una durata di vita attesa del pezzo di mobile stesso. Un armadio ancora in uso dopo quindici anni non deve necessariamente aver avuto una garanzia di quindici anni — ma il passaporto con i dati su materiali, provenienza e possibilità di riparazione deve rimanere consultabile finché il periodo obbligatorio è in vigore. Questa spiegazione riguarda la regola generale dell'ESPR che si applica ai passaporti digitali dei prodotti in generale; l'ESPR è un regolamento quadro che viene articolato per gruppo di prodotti con un proprio atto delegato. Per i mobili tale articolazione non esiste ancora. Altri gruppi di prodotti più avanti nel processo ESPR possono quindi avere già precedentemente un termine stabilito, potenzialmente diverso — questo non dice nulla su ciò che varrà per i mobili.
Il minimo è certo, non la data di inizio per i mobili
Ciò che è certo è la regola stessa: figura già nell'ESPR, che è in vigore dal 2024. Ciò che non è ancora certo è il momento a partire dal quale questa regola si applicherà concretamente ai mobili. Ciò dipende dall'atto delegato per il gruppo di prodotti mobili, che non esiste ancora. Secondo il piano di lavoro ESPR 2025-2030, tale atto è atteso intorno al 2028, ma una data fissa non lo è — è una pianificazione, non una legge. Finché l'atto non è pubblicato, non esiste alcun obbligo legale per i mobili di gestire un passaporto digitale del prodotto, e quindi nemmeno un obbligo attivo sulla durata della disponibilità di tale passaporto. Una volta disponibile l'atto, il termine di disponibilità decorre dal momento in cui un pezzo di mobile è immesso sul mercato secondo tale regolamento.
Cosa questo significa per la preparazione
Chi già ora riflette su un passaporto del prodotto per mobili farebbe bene a iniziare dal nucleo di questa regola: i dati devono essere in grado di sopravvivere alla durata di vita della propria azienda. Questo significa nella pratica che non è sufficiente inserire i dati del passaporto su un proprio server o in un proprio sistema che dipende dalla continuità dell'impresa. Un secondo punto è che il termine finale per i mobili potrebbe rivelarsi più alto del minimo ESPR di dieci anni, perché l'atto delegato tiene conto della durata di vita attesa del gruppo di prodotti — e i mobili spesso durano più di dieci anni. Un terzo punto è che è utile seguire la pubblicazione dell'atto delegato per i mobili, perché solo con questo la data di inizio esatta e la durata esatta per questo gruppo di prodotti sono fissate. Fino ad allora, la preparazione è consigliabile, ma non c'è ancora un orologio legale che corre.
Su cui si basa: articoli 10 e 13 dell'ESPR
La base di questa spiegazione si trova nell'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che descrive i requisiti per il digital product passport, incluso il periodo durante il quale il passaporto deve rimanere disponibile e l'indipendenza di tale disponibilità dalla continuità di esistenza dell'operatore economico che ha creato il passaporto. L'articolo 13 del medesimo regolamento descrive il registro dei digital product passport, che svolge un ruolo nel mantenimento della reperibilità dei passaporti e dei loro identificatori univoci, anche quando il fornitore originale non è più attivo. Entrambi gli articoli insieme costituiscono il quadro entro il quale verranno definite le successive norme specifiche per categoria di prodotto per i mobili.
Chi desideri prepararsi fin d'ora può fare due cose: consultare il testo ufficiale dell'ESPR per la formulazione precisa dell'articolo 10 e 13, e tenere d'occhio la pubblicazione dell'atto delegato per i mobili per verificare quando e con quale termine questa norma diventerà concreta. Non appena tale atto sarà pubblicato, questa pagina verrà aggiornata con la data esatta e la durata.
Su cosa si basa
- Regolamento (UE) 2024/1781 (ESPR), articolo 10 (requisiti per il passaporto digitale del prodotto)
- Regolamento (UE) 2024/1781 (ESPR), articolo 13 (registro dei passaporti digitali dei prodotti)
Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete credere a noi sulla parola.
Cosa deve fare concretamente
Cosa ci si aspetta da lei
Disponibilità per un periodo ancora da determinarsi per ciascuna categoria di prodotti
L'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce all'articolo 10 che il passaporto digitale del prodotto deve rimanere disponibile, ma la durata precisa di tale obbligo sarà definita per ciascuna categoria di prodotti attraverso un atto delegato. Per i mobili, tale atto non esiste ancora. Ciò che è già stabilito è il principio: il passaporto non è una fornitura una tantum al momento della vendita, ma qualcosa che persiste finché il prodotto — e spesso anche successivamente, per componenti come la riparazione, il riciclaggio o il rendicontazione — rimane rilevante. Per un produttore o importatore di mobili, questo significa che la domanda "per quanto tempo questo passaporto deve rimanere online" al momento non può essere ancora risolta con un numero concreto, ma che l'aspettativa di una disponibilità a lungo termine fornisce già una guida su come un'azienda deve organizzare l'archiviazione e l'hosting.
Il collegamento tra il passaporto e il codice di identificazione univoco rimane invariato
L'articolo 10 dell'ESPR collega il passaporto a un codice di identificazione univoco del prodotto. Tale codice rimane, anche dopo la vendita, collegato alle stesse informazioni. Per un'azienda da 10 a 100 dipendenti, questo significa che il modo in cui ogni prodotto ottiene un codice di identificazione univoco riceve, non può essere considerato separatamente dalla domanda per quanto tempo quel passaporto deve rimanere disponibile: il codice e i dati ad esso associati formano insieme la durata del passaporto. Chi organizza questo collegamento in modo approssimativo, ad esempio riutilizzando i codici per una nuova linea di prodotti, rischia che le informazioni vecchie e nuove si confondano.
Il passaporto deve rimanere reperibile attraverso il registro
L'articolo 13 dell'ESPR obbliga alla registrazione del passaporto in un registro centrale. Questa registrazione non è qualcosa che accade una sola volta e poi può essere dimenticata: finché il passaporto deve esistere, deve rimanere reperibile anche attraverso quel registro. Per un'azienda di mobili di medie dimensioni, questo significa che la domanda "per quanto tempo persiste il passaporto" è anche una questione di quanto a lungo la registrazione in il registro europeo viene mantenuta aggiornata. Un passaporto che è ancora online, ma non più correttamente registrato, non è conforme all'intenzione dell'obbligo.
Disponibilità anche quando l'azienda stessa non esiste più
Un aspetto pratico che deriva dalla struttura degli articoli 10 e 13 insieme: l'obbligo è collegato al prodotto, non alla continuità di esistenza del produttore o importatore. Questo solleva per le piccole e medie imprese una questione reale, ovvero cosa succede all'obbligo di hosting in caso di acquisizione, fallimento o cessazione delle attività. Tale argomento — cosa accade al passaporto del prodotto se un'azienda cessa l'attività — è direttamente collegato alla durata dell'obbligo di conservazione: un'azienda che ora affida l'hosting di un passaporto farà bene a considerare già nella fase iniziale uno scenario in cui essa stessa non è più la parte che gestisce i dati.
Dove le cose vanno male nella pratica
Un produttore presuppone che il passaporto, come un manuale d'uso, "appartenga al prodotto" e sia quindi rilevante solo fino alla vendita. Dopo la vendita, l'hosting viene interrotto o i dati non vengono più aggiornati, mentre l'intenzione del passaporto è che rimanga consultabile durante la durata del mobile — e talvolta anche dei suoi componenti.
Un'azienda cambia fornitore di software o sistema ERP e non porta con sé i vecchi passaporti dei prodotti nella migrazione. Il codice QR sui mobili venduti in precedenza rimanda a un passaporto che non viene più aggiornato, mentre il codice fisico sul prodotto rimane intatto. Chi sta valutando se collegare il passaporto a un proprio sistema ERP o di inventario, farà bene a rispondere in anticipo a questa questione di migrazione.
Un importatore registra il passaporto al momento della pubblicazione, ma dimentica di aggiornare la registrazione quando i dati cambiano — ad esempio dopo una modifica nella composizione dei materiali. L'argomento modificare i dati dopo la pubblicazione diventa rilevante solo nel momento in cui un'autorità di vigilanza o un cliente segnala una discrepanza, mentre sarebbe stato meglio organizzarlo in anticipo come processo consolidato.
Una piccola azienda presuppone che il fornitore di hosting continui automaticamente a esistere finché il mobile esiste, senza fissarlo contrattualmente. In caso di interruzione del servizio di hosting — ad esempio perché un fornitore fallisce — non c'è allora una rete di sicurezza, mentre l'obbligo di mantenere disponibile il passaporto rimane a carico dell'azienda stessa.
Un produttore di mobili assemblati tratta ogni componente come un passaporto separato con una propria durata di vita, senza chiarire come questi componenti si rapportano al tutto. Questo rende difficile determinare quando quale parte dell'informazione deve ancora essere disponibile; questo argomento tocca la questione se ogni componente riceve un proprio passaporto o il mobile nel suo insieme.
Ciò che potete documentare
- Un accordo interno su chi è responsabile del mantenimento aggiornato dei dati del passaporto, anche dopo una riorganizzazione o un cambio di personale.
- Un contratto con il fornitore di hosting in cui è stabilito cosa accade in caso di interruzione del servizio, fallimento o acquisizione — incluso uno scenario di trasferimento dei dati.
- Una procedura per l'aggiornamento della registrazione nel registro quando i dati del prodotto cambiano, in modo che la registrazione e il passaporto non si sfasino.
- Un piano di migrazione per quando si cambia sistema software, affinché i passaporti esistenti e i loro codici di identificazione univoci rimangono intatti.
- Una panoramica di quali gruppi di prodotti e componenti sono registrati separatamente, in modo che in caso di futura modifica del termine di conservazione sia rapidamente chiaro quali passaporti sono interessati.
- Un punto di contatto o una clausola per la situazione in cui l'azienda stessa cessa l'attività, affinché l'obbligo di disponibilità del passaporto non finisca in un vuoto legale.
Non appena l'atto delegato per i mobili fissa il termine di conservazione preciso, questa sezione della pagina sarà integrata con il numero concreto di anni.
Questo non è parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.
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