Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Elk product krijgt een unieke code die naar zijn paspoort verwijst

Een meubelstuk krijgt een unieke identificatiecode die het product koppelt aan zijn digitale productpaspoort. Die code zorgt ervoor dat wie het paspoort raadpleegt — via de QR-datadrager op het product — bij de juiste, actuele gegevens van precies dát product of die productbatch terechtkomt, en niet bij een verkeerd of verouderd paspoort. De code zelf is dus geen ontwerpkeuze die je vrij kunt invullen: hij moet zo zijn opgebouwd dat elk paspoort ondubbelzinnig aan één product of productgroep te koppelen is, en dat die koppeling tien jaar lang stand houdt.

Voor fysieke producten binnen een productgroep, niet voor diensten

De verplichting om een product te voorzien van een unieke identificatiecode geldt voor producten die onder het digitale productpaspoort vallen zodra voor die productgroep een gedelegeerde handeling van kracht is. Voor meubelen is dat nog niet het geval. De code hoort bij het fysieke product (of, waar de regelgeving dat toelaat, bij een batch of model) en niet bij de verpakking, de vervoerder of de winkel waar het wordt verkocht. Diensten, zoals montage of onderhoud rond een meubelstuk, vallen hier niet onder — het paspoort en de identificatiecode horen bij het product zelf. Voor productgroepen waarvoor nog geen gedelegeerde handeling is vastgesteld, geldt vooralsnog geen verplichting tot een unieke identificatiecode.

De datum volgt uit het werkplan, nog niet vastgesteld

Wanneer meubelen verplicht een unieke identificatiecode moeten krijgen, hangt af van het moment waarop de Europese Commissie de gedelegeerde handeling voor de productgroep meubelen vaststelt en publiceert. Volgens het werkplan van de ESPR voor de periode 2025-2030 wordt die handeling verwacht in 2028, maar dit is een planning en geen vaststaande verplichting met een vaste datum. Zolang die handeling er niet is, geldt er voor meubelen geen wettelijke verplichting tot een digitaal productpaspoort en dus ook geen verplichting tot een unieke identificatiecode zoals bedoeld in artikel 12 van de ESPR. Zodra de handeling gepubliceerd is, wordt de datum hier vermeld.

Hoe de code in de praktijk tot stand komt

Wie zich hierop voorbereidt, begint niet bij de code zelf, maar bij de vraag welk detailniveau nodig is: gaat het paspoort gelden per individueel product, per productiebatch, of per model. Die keuze bepaalt hoe de identificatiecode wordt opgebouwd en hoeveel unieke codes er nodig zijn. Vervolgens is het zaak om na te gaan welk systeem de code genereert en bijhoudt — vaak is dat het bestaande ERP- of productiesysteem van de fabrikant, aangevuld met een koppeling naar het paspoort. Die koppeling moet zo zijn ingericht dat de code op geen enkel moment naar een leeg of verkeerd paspoort verwijst; dat is ook de reden waarom de code en de inhoud van het paspoort in de praktijk niet los van elkaar worden opgezet. Daarna volgt de vraag hoe de code wordt afgedrukt of aangebracht: als onderdeel van de QR-datadrager op het product, zodat scannen van die code direct naar het juiste paspoort leidt. Tot slot is van belang dat de code en de onderliggende koppeling behouden blijven zolang het paspoort beschikbaar moet zijn — bij Furnipas is dat tien jaar hosting, dus de identificatiecode moet net zo lang stabiel en herleidbaar blijven als het paspoort zelf.

De basis: artikel 12 en artikel 11 van de ESPR

De verplichting tot een unieke identificatiecode staat in artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Artikel 11 van dezelfde verordening regelt het technisch ontwerp en de werking van het digitale productpaspoort in bredere zin, waaronder de eisen aan de datadrager waarop de identificatiecode wordt aangebracht en de manier waarop paspoort, datadrager en identificatiecode technisch op elkaar aansluiten. Beide artikelen werken samen: artikel 12 bepaalt dát er een unieke code moet zijn en wat die moet kunnen, artikel 11 bepaalt hoe die code technisch wordt gedragen en ontsloten. Voor productgroepen zoals meubelen wordt in de gedelegeerde handeling voor die groep nader ingevuld hoe deze algemene eisen concreet worden toegepast.

Wie nu al wil voorsorteren, kan alvast in kaart brengen op welk niveau — product, batch of model — de eigen productie zich leent voor een unieke code, en welk bestaand systeem die code zou kunnen genereren en bijhouden. Zodra de gedelegeerde handeling voor meubelen gepubliceerd is, wordt hier aangevuld welke concrete eisen daaruit volgen voor de opbouw van de code en de koppeling met het paspoort.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Elk product krijgt een eigen unieke identificatiecode

Artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft dat een product dat onder het digitale productpaspoort valt, wordt voorzien van een unieke identificatiecode. Voor een meubelfabrikant of importeur betekent dit dat niet alleen het productmodel een naam of typeaanduiding heeft, maar dat er ook een codesysteem komt dat een specifiek exemplaar (of een specifieke batch, afhankelijk van hoe het paspoort is ingericht) onderscheidt van alle andere producten die ooit zijn geregistreerd. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal dat het huidige artikelnummer of SKU-systeem wordt herzien: veel bestaande nummeringen zijn bedoeld om productvarianten te onderscheiden, niet om elk fysiek exemplaar of elke productiebatch een eigen code te geven.

De code moet aansluiten op het technisch ontwerp van het paspoort

Artikel 11 van de ESPR beschrijft de technische eisen waaraan het digitale productpaspoort als geheel moet voldoen, waaronder de manier waarop de identificatiecode wordt gekoppeld aan de gegevensdrager (zoals een QR-code) en aan het paspoort zelf. Dit betekent dat de identificatiecode niet op zichzelf staat: hij moet werken binnen het systeem dat wordt gebruikt om het paspoort te ontsluiten. Wie zich afvraagt hoe de QR-code voor het productpaspoort op de meubels komt, stuit al snel op de vraag hoe die code zich verhoudt tot de identificatiecode die in het paspoort zelf is vastgelegd — dat zijn twee kanten van dezelfde koppeling.

De code moet uniek blijven, ook op de lange termijn

Een identificatiecode die vandaag uniek is, moet dat over jaren nog zijn. Dat vraagt om een systeem waarin nummers niet worden hergebruikt, ook niet als een product wordt uitgefaseerd of een collectie wordt stopgezet. Voor een bedrijf met een overzichtelijk productenbestand is dit te overzien met een intern register; naarmate het aantal varianten en batches groeit, wordt het beheer van die uniciteit een taak die niet meer aan één persoon met een spreadsheet kan worden overgelaten.

De koppeling met bestaande identificatiesystemen

Veel meubelbedrijven werken al met barcodes, EAN- of GS1-codes voor logistiek en voorraadbeheer. De vraag wat GS1 Digital Link is en of dat nodig is voor het productpaspoort komt hier direct om de hoek kijken: een bestaand identificatiesysteem kan als basis dienen, maar moet dan wel voldoen aan wat artikel 12 van de ESPR vraagt qua uniciteit en koppeling aan het paspoort. Dat is iets anders dan een intern artikelnummer dat alleen binnen het eigen ERP-systeem betekenis heeft.

Waar het misgaat in de praktijk

Een fabrikant gebruikt het bestaande SKU-nummer als identificatiecode voor het paspoort, zonder te onderkennen dat dit nummer voor meerdere productievarianten of -jaren wordt herhaald. Het gevolg is dat meerdere fysieke producten dezelfde code delen, terwijl het paspoort veronderstelt dat de code één exemplaar of batch aanwijst.

Een importeur laat de identificatiecode genereren door een leverancier in een derde land, zonder vast te leggen hoe die code is opgebouwd of wie garandeert dat hij nooit dubbel wordt uitgegeven. Wanneer later blijkt dat twee zendingen toevallig dezelfde reeks nummers hebben gebruikt, is niet meer te herleiden waar de fout is ontstaan.

Een bedrijf verandert van softwareleverancier voor het voorraadbeheer en daarmee ook van nummeringslogica, zonder de oude identificatiecodes te archiveren. Voor producten die al een paspoort hadden, ontstaat zo een kloof tussen de code op de QR-code op het meubel en de code die het nieuwe systeem intern gebruikt.

Een projectinrichter bestelt meubels in kleine oplages met kleine aanpassingen (stof, kleur, afwerking) en behandelt elke bestelling als "hetzelfde artikel", terwijl de vraag of het meubel als geheel of elk onderdeel een eigen paspoort krijgt eigenlijk eerst beantwoord moet worden voordat duidelijk is hoeveel identificatiecodes er nodig zijn.

Een fabrikant registreert de identificatiecode wel intern, maar vergeet deze consistent te koppelen aan het moment waarop het productpaspoort wordt gepubliceerd of gewijzigd, waardoor de vraag of gegevens kunnen worden aangepast nadat het paspoort al gepubliceerd is niet meer eenduidig te beantwoorden is omdat niet vaststaat welke code bij welke versie hoort.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van het huidige artikelnummerings- of SKU-systeem, met een beoordeling of dit al voldoet aan een eis van uniciteit per exemplaar of per batch.
Een keuze voor het type identificatiecode (eigen nummering, GS1-gebaseerd, of een ander systeem) en de reden voor die keuze.
Een intern register waarin wordt bijgehouden welke identificatiecode aan welk product, welke batch en welke productiedatum is toegekend, zodat nummers nooit onbedoeld worden hergebruikt.
Afspraken met leveranciers of importpartners over wie de identificatiecode toekent en hoe dubbele toekenning wordt voorkomen.
Een vastgelegde koppeling tussen de identificatiecode en de gegevensdrager op het product, relevant voor wie ook uitzoekt hoe de QR-code op het meubel wordt aangebracht.
Een procedure voor wat er gebeurt met de identificatiecode bij wijziging van software, ERP-systeem of leverancier, iets dat raakt aan de vraag of het productpaspoort te koppelen is aan een eigen ERP- of voorraadsysteem.
Een archief van uitgegeven codes, ook van producten die niet meer worden geproduceerd, zodat de uniciteit ook op lange termijn aantoonbaar blijft.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.