Wie gebe ich jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Jedes Produkt erhält einen eigenen eindeutigen Identifikationscode

Artikel 12 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, dass ein Produkt, das unter das digitale Produktpass fällt, mit einem eindeutigen Identifikationscode versehen wird. Für einen Möbelhersteller oder Importeur bedeutet dies, dass nicht nur das Produktmodell einen Namen oder eine Typenbezeichnung hat, sondern dass auch ein Codesystem kommt, das ein spezifisches Exemplar (oder eine spezifische Charge, je nachdem, wie der Pass ausgestaltet ist) von allen anderen Produkten unterscheidet, die jemals registriert worden sind. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in der Regel, dass das aktuelle Artikelnummern- oder SKU-System überprüft wird: viele bestehende Nummerierungen sollen Produktvarianten unterscheiden, nicht jedem physischen Exemplar oder jeder Produktionscharge einen eigenen Code geben.

Der Code muss dem technischen Entwurf des Passes entsprechen

Artikel 11 der ESPR beschreibt die technischen Anforderungen, denen der digitale Produktpass als Ganzes genügen muss, einschließlich der Art und Weise, wie der Identifikationscode mit dem Datenträger (z. B. einen QR-Code) und mit dem Pass selbst verknüpft wird. Dies bedeutet, dass der Identifikationscode nicht für sich allein steht: er muss innerhalb des Systems funktionieren, das verwendet wird, um den Pass zu erschließen. Wer sich fragt, wie der QR-Code für den Produktpass auf die Möbel kommt, stößt bald auf die Frage, wie sich dieser Code zu dem Identifikationscode verhält, der im Pass selbst festgehalten ist — das sind zwei Seiten derselben Verknüpfung.

Der Code muss auch langfristig eindeutig bleiben

Ein Identifikationscode, der heute eindeutig ist, muss dies über Jahre hinweg bleiben. Das erfordert ein System, bei dem Nummern nicht wiederverwendet werden, auch nicht wenn ein Produkt auslaufen gelassen oder eine Kollektion eingestellt wird. Für ein Unternehmen mit einem überschaubaren Produktbestand lässt sich dies mit einem internen Register überblicken; mit zunehmenden Varianten und Chargen wird die Verwaltung dieser Eindeutigkeit zu einer Aufgabe, die nicht mehr einer Person mit einer Tabellenkalkulation überlassen werden kann.

Die Verknüpfung mit bestehenden Identifikationssystemen

Viele Möbelbetriebe arbeiten bereits mit Barcodes, EAN- oder GS1-Codes für Logistik und Bestandsverwaltung. Die Frage was GS1 Digital Link ist und ob das für das Produktpass erforderlich ist kommt hier direkt um die Ecke: ein bestehendes Identifizierungssystem kann als Grundlage dienen, muss dann aber den Anforderungen von Artikel 12 der ESPR bezüglich Eindeutigkeit und Verknüpfung mit dem Pass erfüllen. Das ist etwas anderes als eine interne Artikelnummer, die nur innerhalb des eigenen ERP-Systems Bedeutung hat.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Hersteller verwendet die bestehende SKU-Nummer als Identifizierungscode für den Pass, ohne zu berücksichtigen, dass diese Nummer für mehrere Produktionsvarianten oder -jahre wiederholt wird. Die Folge ist, dass mehrere physische Produkte denselben Code gemeinsam nutzen, während der Pass voraussetzt, dass der Code ein Exemplar oder eine Charge bezeichnend.

Ein Importeur lässt den Identifizierungscode von einem Lieferanten in einem Drittland generieren, ohne festzuhalten, wie dieser Code aufgebaut ist oder wer garantiert, dass er nie doppelt ausgegeben wird. Wenn später herausgestellt wird, dass zwei Sendungen zufällig dieselbe Nummernserie verwendet haben, ist nicht mehr nachzuverfallen, wo der Fehler entstanden ist.

Ein Unternehmen wechselt den Softwareleveranten für die Bestandsverwaltung und damit auch die Nummerierungslogik, ohne die alten Identifizierungscodes zu archivieren. Für Produkte, die bereits einen Pass hatten, entsteht so eine Lücke zwischen dem Code auf dem QR-Code auf dem Möbel und dem Code, den das neue System intern verwendet.

Ein Projekteinrichter bestellt Möbel in kleinen Auflagen mit kleinen Anpassungen (Stoff, Farbe, Ausführung) und behandelt jede Bestellung als "denselben Artikel", während die Frage, ob das Möbel als Ganzes oder jedes Bauteil einen eigenen Pass erhält eigentlich zuerst beantwortet werden muss, bevor klar ist, wie viele Identifizierungscodes erforderlich sind.

Ein Hersteller registriert den Identifikationscode zwar intern, vergisst aber, diesen konsistent mit dem Zeitpunkt zu verknüpfen, an dem das Produktdatenblatt veröffentlicht oder geändert wird, wodurch die Frage, ob Daten angepasst werden können, nachdem das Datenblatt bereits veröffentlicht ist nicht mehr eindeutig zu beantworten ist, da nicht festgestellt werden kann, welcher Code zu welcher Version gehört.

Was Sie festhalten können

• Eine Übersicht des aktuellen Artikelnummerungs- oder SKU-Systems mit einer Bewertung, ob es bereits eine Anforderung der Eindeutigkeit pro Exemplar oder pro Charge erfüllt.
• Eine Entscheidung für die Art des Identifikationscodes (eigene Nummerierung, GS1-basiert oder ein anderes System) und die Begründung für diese Entscheidung.
• Ein internes Register, in dem dokumentiert wird, welcher Identifikationscode welchem Produkt, welcher Charge und welchem Produktionsdatum zugewiesen wurde, damit Nummern niemals unbeabsichtigt wiederverwendet werden.
• Vereinbarungen mit Lieferanten oder Importpartnern darüber, wer den Identifikationscode vergibt und wie eine doppelte Vergabe verhindert wird.
• Eine dokumentierte Verknüpfung zwischen dem Identifikationscode und dem Datenträger auf dem Produkt, relevant für denjenigen, der auch klärt wie der QR-Code auf dem Möbel angebracht wird.
• Ein Verfahren für das, was mit dem Identifikationscode bei einer Änderung der Software, des ERP-Systems oder des Lieferanten passiert, etwas, das die Frage betrifft, ob das Produktdatenblatt mit einem eigenen ERP- oder Lagersystem verknüpft werden kann.
• Ein Archiv der ausgegebenen Codes, auch von Produkten, die nicht mehr hergestellt werden, damit die Eindeutigkeit auch langfristig nachweisbar bleibt.