Što se dogodilo digitalni proizvodni pas ako moje poduzeće prestane poslovna djelatnost?

Što konkretno morate napraviti

Što se od vas očekuje

Tvrtka koja prestane s radom ne nestaje odmah iz svijeta proizvoda koje je nekada stavila na tržište. ESPR veže obaveze vezane uz digitalni produktni list na proizvod, a ne na nastavak poslovanja proizvođača ili uvoznika. To ima praktične posljedice koje postaju vidljive često tek kada je tvrtka već u procesu gašenja, likvidacije ili prijenosa.

List ostaje dostupan i bez aktivne tvrtke

Članak 10. ESPR-a (Uredba (EU) 2024/1781) postavlja zahtjeve na dostupnost produktnog lista. Ta dostupnost nije vezana uz pitanje je li tvrtka iza proizvoda još operativna. Za proizvaču namještaja ili uvoznika to znači da list isporučene ormara, stolice ili stola u načelu mora ostati dostupan, čak i ako poduzeće više ne postoji. Koliko dugo ta dostupnost mora trajati točno je opisano na stranici o koliko dugo produktni list mora biti dostupan. Za tvrtku od 10 do 100 zaposlenih ovo je posebno pitanje prethodnog planiranja: tko je hostao list i nastavit će li ta strana to raditi kada nalogodavac prestane?

Register čuva trag o tome tko je stvorio list

Članak 13. ESPR-a opisuje register digitalnih produktnih listova u koji se unose podaci o objavljenim listovima. Više o funkcioniranju tog registra nalazi se na stranici o Europskom registru digitalnih produktnih listova. Pri gašenju tvrtke to je relevantno jer registracija uspostavi poveznicu između lista i strane koja ga je izradila. Preuzimanje, spajanje ili ponovno pokretanje time možda ne mijenja sadržaj lista, ali mijenja pitanje tko ostaje odgovoran za njega.

Prijenos obaveze hostinga nešto je što treba ugovoriti unaprijed

Za platformu kao što je naša, koja je hostala liste u ime proizvođača ili uvoznika, pitanje "što se događa pri gašenju tvrtke" je pitanje koje mora biti odgovoreno unaprijed — pri zaključenju ugovora, a ne tek pri gašenju. Za samu tvrtku to znači da собствени ugovor o pružanju usluga s platformom za liste trebao bi opisati što se događa pri prestanku, preuzimanju ili stečaju. Bez te dogovorenosti postoji nesigurnost, upravo u trenutku kada je malo kapaciteta da se to još može razriješiti.

Preuzimanje ili ponovno pokretanje također utječe na kodove identifikacije

Kada tvrtka prestane postojati već bude preuzeta, ponovno pokrene pod drugim imenom ili prodaje liniju proizvoda drugoj strani, ostaje pitanje kako proizvodi ostaju identificibilni. Stranica o dodjeli jedinstvenog identifikacijskog koda svakom proizvodu opisuje kako je ta identifikacija postavljena. Pri prijenosu poslovnih aktivnosti važno je da ti identifikacijski kodovi i njima pripadajući listovi prijeđu na novu stranu ili da je barem jasno tko postaje odgovoran za postojeće liste.

Gdje se stvari ne idu dobro u praksi

Strana koja hostira list prestaje istovremeno s (ili ubrzo nakon) same tvrtke. Kada je za hostiranje listova korišćena mala platforma ili interno IT rješenje, i ta platforma nestane bez dogovora o prijenosu, list je jednostavno više nije dostupan — dok se namještaj još koristi godinama.

Pri ponovnom pokretanju se zaboravi da i stari listovi prelaze. Nova pravna osoba nastavlja poslovne aktivnosti, ali produktni listovi od prije ponovnog pokretanja ostaju "u prošlosti" kod stare, više neaktivne entitete, bez da je to itko primijetio dok to ne upita kupac ili nadzor.

Pri spajanju nestaju podaci za prijavu i prava na upravljanje. Sam list možda ostane dostupan na internetu, ali nitko u novoj organizaciji više ne zna kako mu pristupiti da nešto izmijeni — relevantno u trenutku kada podatke trebam biti izmijenjeni, kao što je opisano na stranici o izmjena podataka nakon objave putovnice.

Vjerovnik pri stečaju nema uvida u obvezu putovnice. Proizvođne putovnice se ne razmatraju uvijek kao "imovina" koja zahtijeva pozornost u stečajnom postupku, dok proizvodi s putovnicom i dalje kruže na tržištu.

QR kod na proizvodu upućuje na domenu koja više ne postoji. Čak i ako je putovnica negdje još pohranjena, ona je kada QR kod na namještaju više ne funkcionira ili se temeljni naslov promijenio za krajnjeg korisnika više nije dostupna — situacija koja nastaje na drugačiji način od fizičke oštete koda, ali u praksi ima istu posljedicu.

Što možete dokumentirati

• Ugovor s davateljem usluge hostinga putovnice u kojem je opisano što se događa pri završetku, preuzimanju ili stečaju nalogodavatelja — uključujući pitanje jesu li usluge hostinga nastavljene i tko plaća te usluge.
• Pregled svih aktivnih proizvođnih putovnica, povezanih s identifikacijskim kodovima proizvoda, kako bi bilo jasno koje putovnice ide pri prenosu.
• Prava upravljanja i prijavi podacima za platformu putovnice, zabilježena na mjestu koje ostaje dostupno čak i pri promjeni osoblja ili preuzimanju — ne samo kod jednog zaposlenika.
• Klauzula u dokumentaciji o preuzimanju ili spajanju o prenosu odgovornosti za postojeće putovnice proizvoda, uključujući registraciju u registru digitalnih putovnica proizvoda.
• Bilješka o povezivanju s unutarnjim sustavima, pogotovo kada je putovnica povezana sa sustavom ERP ili zalihe — pogledajte stranicu o povezivanju putovnice proizvoda sa sustavom ERP ili zalihe — kako bi bilo jasno koji su podaci odakle dolaze i kako se prenose pri promjeni sustava ili preuzimanju.
• Upute za mogućeg upravitelja ili likvidatora, kako obaveza putovnice ne bi ostala nezapažena u postupku likvidacije ili insolventnosti.

Naši predlošci za ugovore o pružanju usluga i dokumentaciju o prenosu osmišljeni su u tu svrhu, kako bi poduzeće koje je danas naručilo izradnju putovnice, tek pri eventualnom završetku ne otkrilo da je to pitanje ostalo otvoreno.