Que devient le passeport numérique du produit si mon entreprise ferme ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce que l'on attend de vous

Une entreprise qui s'arrête ne disparaît pas immédiatement du monde des produits qu'elle a un jour commercialisés. L'ESPR lie les obligations relatives au passeport numérique des produits au produit lui-même, non à la continuité d'existence du fabricant ou de l'importateur. Cela a des conséquences pratiques qui ne deviennent souvent visibles que lorsqu'une entreprise est déjà en cours de réduction, de dissolution ou de transfert.

Le passeport reste en existence, même sans entreprise active

L'article 10 de l'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) fixe des exigences quant à la disponibilité du passeport numérique des produits. Cette disponibilité n'est pas liée à la question de savoir si l'entreprise derrière le produit est encore opérationnelle. Pour un fabricant de meubles ou un importateur, cela signifie que le passeport d'une armoire, d'une chaise ou d'une table livrée doit en principe rester accessible, même si l'entreprise elle-même n'existe plus. La durée précise de cette disponibilité est décrite sur la page concernant la durée pendant laquelle un passeport numérique des produits doit rester disponible. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, il s'agit surtout de préparer l'avenir : qui héberge le passeport, et cette partie continuera-t-elle à le faire si le mandataire s'arrête ?

Le registre conserve une trace de la partie qui a créé le passeport

L'article 13 de l'ESPR décrit le registre des passeports numériques des produits, qui contient les données des passeports publiés. Plus d'informations sur le fonctionnement de ce registre se trouvent sur la page concernant le registre européen des passeports numériques des produits. En cas de cessation d'activité, cela est pertinent car l'enregistrement établit un lien entre le passeport et la partie qui l'a fait créer. Une reprise, une fusion ou une nouvelle activité ne change donc peut-être rien au contenu du passeport, mais elle change la question de savoir qui en reste responsable.

Le transfert de l'obligation d'hébergement doit être réglé à l'avance

Pour une plateforme comme la nôtre, qui hébergeait des passeports au nom d'un fabricant ou d'un importateur, la question « que se passe-t-il en cas de cessation d'activité » est une question qui doit être résolue à l'avance — lors de la conclusion du contrat, et non au moment de la fermeture. Pour une entreprise elle-même, cela signifie que son propre contrat de prestation de services avec une plateforme de passeport doit décrire ce qui se passe en cas d'arrêt, de reprise ou de faillite. Sans cet accord, il y a une incertitude, précisément au moment où il y a peu de capacité pour la régler encore.

Une reprise ou une nouvelle activité affectent aussi les codes d'identification

Lorsqu'une entreprise cesse d'exister mais est reprise, relancée sous un autre nom, ou que la ligne de produits est vendue à une autre partie, la question demeure de savoir comment les produits restent identifiables. La page concernant l'attribution d'un code d'identification unique à chaque produit décrit comment cette identification est mise en place. En cas de transfert d'activités commerciales, il est important que ces codes d'identification et les passeports qui les accompagnent passent à la nouvelle partie, ou que le lieu où la responsabilité des passeports existants devrait s'assurer qu'il soit au moins clair.

Où ça pose problème dans la pratique

La partie hébergeant le passeport s'arrête en même temps que (ou peu après) l'entreprise elle-même. Lorsqu'une petite plateforme ou une solution informatique interne a été utilisée pour héberger des passeports, et que cette plateforme disparaît sans accord de transfert, le passeport n'est simplement plus accessible — alors que les meubles sont encore utilisés pendant des années.

Lors d'une nouvelle activité, on oublie que les anciens passeports passent aussi. Une nouvelle personne morale poursuit les activités commerciales, mais les passeports numériques des produits d'avant la nouvelle activité restent « en arrière » auprès de l'ancienne entité inactif, sans que personne ne le remarque jusqu'à ce qu'un client ou un autorité de surveillance s'en inquiète.

En cas de fusion, les identifiants de connexion et les droits de gestion disparaissent. Le passeport lui-même reste peut-être en ligne, mais personne dans la nouvelle organisation ne sait plus comment l'accéder pour apporter des modifications — ce qui est pertinent lorsque des données doivent être modifiées, comme décrit sur la page concernant la modification des données après la publication du passeport.

Un curateur en cas de faillite n'a pas de vue d'ensemble sur l'obligation de passeport. Les passeports produits ne sont pas toujours considérés comme un « actif » nécessitant une attention dans un processus de faillite, alors que les produits dotés d'un passeport continuent de circuler sur le marché.

Le code QR sur le produit renvoie à un domaine qui n'existe plus. Même si le passeport est stocké quelque part, il lorsque le code QR sur un meuble ne fonctionne plus ou que l'adresse sous-jacente a changé n'est plus accessible à l'utilisateur final — une situation qui se produit d'une autre manière que les dégâts physiques au code, mais qui a en pratique les mêmes conséquences.

Ce que vous pouvez documenter

• Un accord avec le prestataire d'hébergement du passeport décrivant ce qui se passe en cas de résiliation, de reprise ou de faillite du mandataire — y compris la question de savoir si l'hébergement est poursuivi et par qui il est payé.
• Un aperçu de tous les passeports produits actifs, associés aux codes d'identification des produits, de sorte que lors d'un transfert, il soit clair quels passeports sont transférés.
• Les droits d'administration et les identifiants de connexion pour la plateforme de passeport, documentés à un endroit qui reste accessible même en cas de changement de personnel ou de reprise — non pas seulement chez un seul employé.
• Une clause dans la documentation de reprise ou de fusion concernant le transfert de la responsabilité des passeports produits existants, y compris l'enregistrement dans le registre des passeports produits numériques.
• Une annotation sur le lien avec les systèmes internes, en particulier lorsque le passeport est connecté à un système ERP ou d'inventaire — voir la page sur le couplage du passeport produit à un système ERP ou d'inventaire — de sorte que lors d'un changement de système ou d'une reprise, il soit clair d'où proviennent les données et comment elles sont transférées.
• Instructions pour un éventuel curateur ou liquidateur, de sorte que l'obligation de passeport ne reste pas inaperçue dans un processus de dissolution ou de faillite.

Nos modèles d'accords de service et de documentation de transfert sont conçus à cet effet, de sorte qu'une entreprise qui fait créer un passeport aujourd'hui ne découvre que lors d'une éventuelle résiliation que cette question restait ouverte.