Co se stane s produktovým pasem, když má společnost skončí?

Co konkrétně musíte udělat

Co se od vás očekává

Podnik, který skončí, z říše produktů, které kdy uvedl na trh, ihned nezmizí. ESPR váže povinnosti kolem digitálního produktového pasu na produkt, nikoli na pokračování existence výrobce nebo dovozce. To má praktické důsledky, které se často projeví až v okamžiku, kdy se podnik již chystá na uzavření, rozpuštění nebo převod.

Pas zůstává existovat, i bez aktivního podniku

Článek 10 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) stanoví požadavky na dostupnost produktového pasu. Tato dostupnost není vázána na otázku, zda je podnik za produktem stále v provozu. Pro výrobce nábytku nebo dovozce to znamená, že pas dodané skříně, židle nebo stolu musí být v zásadě dostupný i v případě, že podnik sám již neexistuje. Jak dlouho má být tato dostupnost zachována, je popsáno na stránce o jak dlouho musí být produktový pas dostupný. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci je to především otázka předvídavosti: kdo pas hostoval a bude to dělat i když se zadavatel zastaví?

Register udržuje záznam o tom, kdo pas vytvořil

Článek 13 ESPR popisuje register digitálních produktových pasů, do kterého jsou zahrnuty údaje o zveřejněných pasech. Více o fungování tohoto registru je na stránce o Evropském registru digitálních produktových pasů. Při ukončení provozu podniku je to relevantní, protože registrace vytváří vazbu mezi pasem a stranou, která jej nechala vytvořit. Převzetí, fúze nebo restart tak mohou změnit nic na obsahu pasu, ale změní, kdo za něj zůstane odpovědný.

Přenos povinnosti hostování je věc, kterou je třeba vyřešit předem

Pro platformu jako naši, která hostovala pasy jménem výrobce nebo dovozce, je otázka "co se stane při ukončení provozu podniku" otázkou, která musí být zodpovězena předem — při uzavírání smlouvy, ne až při zrušení. Pro samotný podnik to znamená, že vlastní smlouva o poskytování služeb s platformou pasů by měla popisovat, co se stane při zastavení, převzetí nebo bankrotu. Bez této dohody existuje nejasnost, přesně v okamžiku, kdy je málo kapacity na to, aby se to ještě vyřešilo.

Převzetí nebo restart se také dotýká identifikačních kódů

Pokud podnik neustane v existenci, ale bude převzat, restartuje pod jiným názvem nebo prodá linku produktů jiné straně, zůstává otázka, jak zůstanou produkty identifikovatelné. Stránka o přidělení jedinečného identifikačního kódu každému produktu popisuje, jak je tato identifikace nastavena. Při přenosu podnikatelských činností je důležité, aby tyto identifikační kódy a související pasy přešly na novou stranu, nebo aby bylo alespoň jasné, na kom zůstane odpovědnost za stávající pasy.

Kde se v praxi často dělají chyby

Strana hostující pas se zastaví současně s (nebo krátce po) samotným podnikem. Pokud se na hosting pasů používala malá platforma nebo interní IT řešení a tato platforma zmizela bez smlouvy o přenosu, pas prostě již není dostupný — přestože nábytky jsou ještě roky v provozu.

Při restartu se zapomene, že staré pasy také přejdou. Nová právnická osoba pokračuje v podnikatelských činnostech, ale produktové pasy z doby před restartem zůstávají "позadu" u staré, již neaktivní entity, aniž by si toho někdo všiml, dokud se na to nezeptá zákazník nebo dohledový subjekt.

Při fúzi zmiznou přihlašovací údaje a práva správy. Pas sám o sobě zůstane možná online, ale nikdo v nové organizaci již neví, jak k němu přistupovat, aby na něm něco změnil — relevantní v okamžiku, kdy je třeba změnit údaje, jak je popsáno na stránce o změna údajů po zveřejnění produktového pasu.

Správce v případě insolvence nemá přehled o povinnosti produktového pasu. Produktové pasy nejsou vždy vnímány jako "majetek", který vyžaduje pozornost v insolvenčním řízení, přičemž produkty s pasem nadále cirkulují na trhu.

QR kód na produktu odkazuje na doménu, která již neexistuje. I když je produktový pas někde stále uložen, je když QR kód na nábytku již nefunguje nebo se změnila základní adresa pro koncového uživatele již nedostupný — situace, která vzniká jiným způsobem než fyzické poškození kódu, ale v praxi má stejný důsledek.

Co si můžete zaznamenat

• Smlouva s hostingovou stránkou produktového pasu která popisuje, co se stane při ukončení, převzetí nebo insolvenci zadavatele — včetně otázky, zda bude hosting pokračovat a kdo jej bude financovat.
• Přehled všech aktivních produktových pasů, propojené s identifikačními kódy produktů, aby bylo jasné při převodu, které pasy jsou zahrnuty.
• Práva správy a přihlašovací údaje pro platformu produktového pasu, zaznamenané na místě, které zůstane přístupné i při změně zaměstnance nebo převzetí — a ne pouze u jednoho zaměstnance.
• Klauzule v dokumentaci převzetí nebo fúze týkající se převodu odpovědnosti za stávající produktové pasy, včetně registrace v registru digitálních produktových pasů.
• Poznámka o propojení s interními systémy, zvláště když je pas propojen se systémem ERP nebo skladem — viz stránka o propojení produktového pasu se systémem ERP nebo skladem — aby bylo jasné, která data pocházejí odkud a jak budou při změně systému nebo převzetí přenesena.
• Pokyny pro případného správce nebo likvidátora, aby se povinnost produktového pasu neztratila bez povšimnutí v procesu zrušení nebo insolvence.

Naše šablony pro smlouvy o poskytování služeb a dokumentaci o převodu jsou na to připraveny, aby společnost, která si dnes nechá pasport vytvořit, při případném ukončení nepřišla na to, že tato otázka zůstala nezodpovězena.