Co je registr digitálních produktových pasů a co do něj musím vložit?

Co konkrétně musíte udělat

Co se od vás očekává

Článek 13 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) stanoví evropský registr, v němž jsou uložena data o digitálních produktových pasech. Článek 14 téhož nařízení dále stanoví webový portál, který umožňuje prohledávání těchto dat. Pro výrobce nábytku nebo dovozce není tento registr dalším samostatným formulářem, který by se přidával vedle samotného pasu: je to místo, kam se určitá identifikační data z pasu automaticky nebo prostřednictvím datové nosiče dostanou. Co to přesně znamená, musí být dále specifikováno prostřednictvím delegovaných a prováděcích aktů; jádro článků 13 a 14 je stanoveno, technické provedení zatím není zcela vyjasněno.

Registrace produktového pasu při jeho vytvoření

Když se produktový pas vytváří, je záměr, aby řada základních údajů — jako je jedinečná identifikace produktu a odkaz na místo, kde se pas nachází — byla zapsána do registru. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci to v praxi znamená, že vytvoření pasu nemůže být odděleno od otázky, jak se každý produkt identifikuje. Kdo na to ještě nemá uzavřený systém, přečte si více v sekci jak přidělím každému produktu jedinečný identifikační kód?. Bez jednoznačného identifikačního kódu na produkt nebo skupinu produktů není registrace v evropském registru možná, ani pokud ji provádí třetí strana, která pas namísto výrobce sestavuje.

Zajistit, aby data v registru odpovídala pasu

Registr není kopií celého pasu, ale data v něm obsažená musí odpovídat tomu, co se nachází na samotném pasu. To bezprostředně vzbuzuje otázku, co se stane, když se data po zveřejnění změní — výměna dodavatele, upravené složení materiálu, nový obal. Více o tom je v sekci mohu změnit údaje poté, co byl produktový pas již zveřejněn. Pro podnik s běžnou výrobou to znamená, že změny v sortimentu se musí nejen zpracovat interně, ale mají také důsledky pro to, co je veřejně a v registru viditelné.

Dostupnost dat prostřednictvím webového portálu

Článek 14 se zaměřuje na přístupnost dat: webový portál musí umožnit vyhledávání dat z pasů. To je zvláště důležité pro dohled a pro účastníky trhu, kteří se setkávají s produkty navzájem, například při projektovém zařizování, kdy se setkává nábytek různých výrobců. Pro dovozce, který přináší produkty různých výrobců pod jednu značku nebo projekt, je důležité, aby základní pasy — a s tím i data registru — zůstaly zjistitelné na produkt, i když se nábytek skládá z více částí, které mohou mít každá svůj vlastní pas. Viz v tomto ohledu dostane každá součást vlastní pas nebo nábytek jako celek?

Dostupnost pasu během požadované doby

Registr odkazuje na pas, ale pas sám musí zůstat hostován někde. Tyto dvě věci — registrace a hosting — spolu patří, ale nejsou totožné. Podnik, který si pronajímá hosting, zůstává zodpovědný za to, že odkaz v registru zůstane správný, i po letech. Více o tom je v sekci jak dlouho musí být produktový pas k dispozici?

Kde se v praxi často dělají chyby

Běžná situace je, že výrobce pas vytvoří a zveřejní, ale neuvažuje o tom, zda je identifikační kód, který při tom používá, konzistentní s tím, co je používáno jinde — například v ERP systému nebo na obalu. Pokud se stejný produkt vyskytuje se dvěma různými kódy, vytvoří se nejasnost o tom, který pas patří kterému produktu, a to jak pro inspektora, tak pro koncového uživatele, který načte QR kód.

Druhá situace nastane, když si podnik změní produktovou řadu — nový čalounění, jiný druh dřeva — aniž by ověřil, zda to vyžaduje nový pas nebo změnu stávajícího. Pokud se stávající pas jednoduše přepíše, údaje v registru se již nemusí shodovat s tím, co bylo kdysi zveřejněno, což může být problematické při následné kontrole.

Třetí situace se vyskytuje u podniků, které nemají dobře nastaveno propojení mezi svými vlastními systémy a pasem. Pokud mutace zásob, kódy položek nebo údaje o dodavatelích nejsou konzistentně předávány do pasu, existuje riziko, že údaje v registru zastarají, aniž by si toho kdokoli všiml. Kdo se o tom chce dozvědět více, přečte si mohu propojit produktový pas se svým systémem ERP nebo inventáře?

Čtvrtá, méně diskutovaná situace: podnik skončí, bude převzat nebo se rozdělí, a nikdo neupravil, kdo bude spravovat údaje v registru a podkladový pas. Viz k tomu Co se stane s produktovým pasem, když můj podnik skončí?

Pátá situace vyvstane u produktů prodávaných v několika zemích EU, kde jazykové verze pasu nejsou dobře sladěny s tím, co je uvedeno v registru. Více o tom v v jakém jazyce musím svůj produktový pas nábytku nabízet

Co si můžete zaznamenat

• Přehled, která jedinečná identifikační kód patří kterému produktu nebo skupině produktů, a kde se tento kód používá také jinde (ERP, obal, faktura).
• Vnitřní dohoda o tom, kdo je odpovědný za aktuálnost údajů v registru, když se změní produkt.
• Postup pro to, co se stane se stávajícími pasy a údaji v registru při převzetí podniku, sloučení nebo ukončení činnosti.
• Protokol o změnách zveřejněného pasu, včetně data a důvodu změny.
• Dohody s případnými dovozci nebo distributory o tom, kdo jaké údaje dodá a kdo ověří, že se shodují s údaji, které se dostanou do registru.

Kdo si chce tyto body zaznamenat bez toho, aby pokaždé začínal od nuly, může využít šablony, které jsou dostupné pro odběratele v rámci platformy.