Kto jest odpowiedzialny za kartę produktu mebli?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Rozporządzenie ESPR nakłada odpowiedzialność za cyfrowy paszport produktu przede wszystkim na producenta. To, kto dokładnie uważa się za producenta w tym kontekście, nie zawsze jest oczywiste — przedsiębiorstwo, które zleca produkcję mebli i sprzedaje je pod własną marką, może otrzymać tę rolę zarówno jak strona, która faktycznie produkuje meble. W razie wątpliwości warto sprawdzić, czy zgodnie z rozporządzeniem ESPR kwalifikujesz się jako importer lub producent. Zgodnie z artykułem 27 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) producent ma szereg obowiązków, które są szczegółowo omówione poniżej dla każdego elementu.

Zapewnianie zgodności produktu z wymogami

Producent zapewnia, że meble są wytwarzane i montowane zgodnie z wymogami mającymi zastosowanie do grupy produktów, gdy tylko stają się obowiązujące. Dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników oznacza to w praktyce, że dział produkcji i zaopatrzenia musi wiedzieć, jakie informacje na temat materiałów, części składowych i pochodzenia są niezbędne, i że informacje te muszą być dostępne w momencie produkcji — a nie zbierane dopiero po jej zakończeniu.

Opracowanie i aktualizacja cyfrowego paszportu produktu

Artykuł 9 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, co musi zawierać cyfrowy paszport produktu i jak powinien być dostępny za pośrednictwem nośnika danych, takiego jak kod QR. Producent odpowiada za zawartość tego paszportu. Dla średniego przedsiębiorstwa meblowego oznacza to, że musi istnieć ustalony proces zbierania, weryfikacji i aktualizacji danych paszportu przy każdej zmianie produktu — zadanie, które jest często niedoceniane, ponieważ nie kończy się sprzedażą, ale trwa tak długo, jak paszport jest hostowany.

Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji technicznej

Producent prowadzi dokumentację techniczną potwierdzającą, że produkt spełnia wymogi, i udostępnia tę dokumentację organom nadzoru. Dla przedsiębiorstwa tej wielkości oznacza to, że musi istnieć archiwum — cyfrowe lub papierowe — zawierające dane dostawców, wyniki testów i oświadczenia dotyczące materiałów, dostępne również lata po sprzedaży.

Podejmowanie działań naprawczych w przypadku niezgodności

Jeśli producent ma powody, aby sądzić, że produkt nie spełnia wymogów, podejmuje niezbędne działania naprawcze lub wycofuje produkt, jeśli jest to konieczne. Wymaga to wewnętrznego procesu, w którym sygnały — od reklamacji do własnych kontroli — są rejestrowane i dokumentowane, z jasną linią podziału, kto w przedsiębiorstwie podejmuje decyzje w tej sprawie.

Współpraca z organami nadzoru rynku

Producent współpracuje w odpowiedzi na wnioski organów nadzoru, m.in. poprzez dostarczanie żądanych informacji i dokumentacji. Praktycznie oznacza to, że w organizacji musi być osoba, która wie, gdzie znajduje się dokumentacja i która jest uprawniona do reagowania w imieniu przedsiębiorstwa na wniosek, bez opóźnień.

Gdzie pada w praktyce

W praktyce powtarza się wiele sytuacji.

Przedsiębiorstwo sprzedaje meble pod własną marką, podczas gdy produkcja jest zlecona stronie trzeciej. Obie strony zakładają, że druga jest odpowiedzialna za paszport, w wyniku czego paszport w ogóle nie jest opracowywany. Problem pojawia się zwłaszcza w sprzedaży pod marką własną i w relacji między private label a producentem, gdzie podział ról nie został wcześniej wyraźnie uzgodniony.

Innym powtarzającym się problemem jest sytuacja: producent znajduje się poza Unią Europejską i nie ma wglądu w obowiązki europejskie, podczas gdy europejski importer zakłada, że paszport jest już gotowy. To, jaką rolę każda ze stron otrzyma w takiej sytuacji, jest omówione na stronie dotyczącej producenta zlokalizowanego poza Unią Europejską.

Przy modyfikacji lub udoskonaleniu istniejącego mebla — wystarczy pomyśleć o tapicerowaniu, malowaniu lub przebudowie produktu bazowego — często nie zadaje się pytania, czy wiąże się to z nową rolą producenta. Może to mieć konsekwencje dla tego, kto musi dostarczyć paszport; zobacz kiedy modyfikacja istniejącego produktu prowadzi do nowej odpowiedzialności.

Również w przypadku sprzedaży za pośrednictwem platformy powstaje zamieszanie: marketplace'a czasami błędnie uważa się za stronę odpowiedzialną, podczas gdy obowiązek zasadniczo pozostaje u producenta lub importera.

Wreszcie problemy pojawiają się, gdy dane od dostawcy są nieprawidłowe lub niepełne, a nikt nie udokumentował, kto odpowiada za prawidłowość tych konkretnych danych.

Co można rejestrować

Szereg uzgodnień i dokumentów pomaga wyjaśnić odpowiedzialność za paszport wewnątrz i na zewnątrz:

• Pisemne uzgodnienie z dostawcą lub producentem dotyczące tego, kto dostarcza jakie dane, wraz z momentem przeglądu danych w przypadku zmian produktu.
• Wewnętrzne wskazanie osoby lub działu odpowiedzialnego za utrzymanie paszportu w aktualnym stanie po jego pierwszej publikacji.
• Archiwum dokumentacji technicznej i deklaracji materiałowych, powiązanych z modelem produktu, do którego się odnoszą.
• Udokumentowana procedura postępowania ze zgłoszeniami niezgodności, z wskazaniem, kto wewnątrz podejmuje decyzje dotyczące działań naprawczych.
• Przegląd osób w firmie upoważnionych do odpowiadania na wnioski władz nadzorczych.
• W przypadku marki prywatnej lub outsourcingu: wyraźne, pisemne ustalenie, która strona pełni rolę producenta w rozumieniu ESPR, aby uniknąć tego, że pytanie kto ponosi odpowiedzialność za błędne dane od dostawcy otrzymuje odpowiedź dopiero w retrospektywie.

Te uzgodnienia nie zapobiegają możliwości powstania dyskusji na temat wykładni przepisów, ale zapewniają, że wewnątrz firmy i między partnerami jasne jest, kto zajmuje się którą częścią paszportu i ją monitoruje.