¿Quién es responsable del pasaporte de producto de muebles?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

El ESPR asigna la responsabilidad del pasaporte digital del producto en primer lugar al fabricante. Quién se considera exactamente como fabricante en este contexto no siempre es evidente — una empresa que encarga la fabricación de muebles y los vende bajo su propio nombre puede recibir ese rol con la misma facilidad que la parte que realmente produce los muebles. En caso de duda, vale la pena verificar si usted se considera importador o fabricante según el ESPR. Según el artículo 27 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781), el fabricante tiene una serie de obligaciones que se detallan a continuación por apartado.

Asegurar que el producto cumple con los requisitos

El fabricante se asegura de que el mueble se fabrica y ensambla de acuerdo con los requisitos aplicables al grupo de productos una vez que entren en vigor. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica que los departamentos de producción y compras deben saber qué información sobre materiales, componentes y origen es necesaria, y esa información debe estar disponible en el momento de la producción — no se recopila posteriormente.

Preparar y mantener actualizado el pasaporte digital del producto

El artículo 9 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) describe lo que debe contener un pasaporte digital del producto y cómo debe ser accesible a través de un soporte de datos, como un código QR. El fabricante es responsable del contenido de ese pasaporte. Para una empresa de muebles de tamaño medio, esto significa que debe haber un proceso establecido para recopilar, verificar y actualizar los datos del pasaporte cada vez que hay un cambio en el producto — una tarea que a menudo se subestima porque no termina con la venta, sino que continúa mientras se aloja el pasaporte.

Mantener y poner a disposición la documentación técnica

El fabricante mantiene la documentación técnica que demuestra que el producto cumple con los requisitos, y pone esa documentación a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado. Para una empresa de este tamaño, esto significa que debe haber un archivo — digital o en papel — en el que se puedan encontrar datos de proveedores, resultados de pruebas y declaraciones de materiales, incluso años después de la venta.

Tomar medidas correctivas en caso de incumplimiento

Cuando un fabricante tiene razones para creer que un producto no cumple con los requisitos, toma las medidas correctivas necesarias o retira el producto si es necesario. Esto requiere un proceso interno en el que las señales — desde quejas hasta muestreos propios — se recojan y registren, con una línea clara sobre quién dentro de la empresa decide al respecto.

Colaborar con las autoridades de vigilancia del mercado

El fabricante coopera con las solicitudes de las autoridades de vigilancia del mercado, incluso proporcionando la información y documentación solicitadas. En la práctica, esto significa que debe haber alguien en la organización que sepa dónde está la documentación y que esté autorizado para responder en nombre de la empresa a una solicitud, sin que esto cause demoras.

Dónde falla en la práctica

Varias situaciones ocurren regularmente en la práctica.

Una empresa vende muebles bajo su propia marca, mientras que la producción se ha subcontratado a un tercero. Ambas partes asumen que la otra es responsable del pasaporte, lo que resulta en que no se elabore pasaporte alguno. Esto ocurre especialmente en la venta bajo marca propia y en la relación entre marca privada y fabricante, donde la asignación de funciones no se ha acordado explícitamente de antemano.

Otro problema recurrente: el fabricante está fuera de la UE y no tiene visibilidad sobre las obligaciones europeas, mientras que el importador europeo asume que el pasaporte ya está listo. Quién obtiene qué rol en una situación así se detalla en la página sobre un fabricante ubicado fuera de la Unión Europea.

Al adaptar o mejorar un mueble existente — piénsese en tapizar, pintar o transformar un producto base — a menudo no se reflexiona sobre si esto conlleva una nueva función de fabricante. Esto puede tener consecuencias para quién debe proporcionar el pasaporte; véase cuándo la adaptación de un producto existente conlleva una nueva responsabilidad.

También en la venta a través de una plataforma surge confusión: el mercado a menudo se ve erróneamente como la parte responsable, mientras que la obligación en principio sigue siendo del fabricante o importador.

Por último, las cosas van mal cuando los datos de un proveedor son incorrectos o incompletos, y nadie ha dejado constancia de quién es responsable de la exactitud de esos datos específicos.

Lo que puede documentar

Una serie de acuerdos y documentos ayudan a aclarar la responsabilidad del pasaporte internamente y externamente:

• Un acuerdo escrito con el proveedor o productor sobre quién proporciona qué datos, incluido un momento en el que los datos se revisen cuando cambie el producto.
• Una designación interna de la persona o departamento responsable de mantener el pasaporte actualizado después de la primera publicación.
• Un archivo de documentación técnica y declaraciones de materiales, vinculado al modelo de producto al que se refieren.
• Un procedimiento documentado para tratar señales de no conformidad, con una designación de quién decide internamente sobre medidas correctivas.
• Un resumen de quién dentro de la empresa está autorizado para responder a una solicitud de una autoridad supervisora.
• En el caso de marca privada o subcontratación: un registro explícito y escrito de qué parte actúa como fabricante en el sentido del ESPR, para evitar que la pregunta quién es responsable en caso de datos incorrectos de un proveedor se responda solo posteriormente.

Estos acuerdos no impiden que pueda surgir debate sobre la interpretación de las normas, pero garantizan que dentro de la empresa y entre socios queda claro quién se encarga de qué parte del pasaporte y quién la supervisa.