Mijn fabrikant zit buiten de EU — wie regelt het productpaspoort dan?

De importeur of de gemachtigde vertegenwoordiger regelt het paspoort

Wanneer een fabrikant buiten de EU is gevestigd, ligt de verantwoordelijkheid voor het productpaspoort bij de partij die het meubel binnen de EU op de markt brengt. Dat is meestal de importeur — het bedrijf dat het meubel vanuit een land buiten de EU invoert en in de EU verkoopt. Een fabrikant buiten de EU kan er ook voor kiezen om een gemachtigde vertegenwoordiger in de EU aan te stellen, die dan namens de fabrikant een deel van de verplichtingen op zich neemt. In beide gevallen verschuift de praktische taak — het samenstellen, controleren en beschikbaar houden van het productpaspoort — naar een partij die wél in de EU is gevestigd.

Voor wie dit geldt, en voor wie niet

Dit onderwerp speelt bij meubels die buiten de EU zijn geproduceerd en vervolgens op de EU-markt terechtkomen — via import door een Europees bedrijf, of via een fabrikant die zelf rechtstreeks aan EU-klanten verkoopt zonder eigen vestiging in de EU. Het geldt niet voor meubels die weliswaar bij een fabriek buiten de EU zijn besteld, maar via een Europese vestiging van diezelfde fabrikant worden ingevoerd — in dat geval is die EU-vestiging zelf de verantwoordelijke partij, niet een externe importeur. Het geldt ook niet voor meubels die uitsluitend buiten de EU worden verkocht en nooit op de EU-markt komen; het productpaspoort is een EU-verplichting die is gekoppeld aan het op de markt brengen binnen de EU, niet aan de plaats van productie op zichzelf.

Belangrijk om te onderscheiden: de importeur of gemachtigde vertegenwoordiger is verantwoordelijk voor het regelen van het paspoort, maar dat betekent niet dat deze partij alle onderliggende productinformatie zelf hoeft te verzamelen. De feitelijke gegevens over materialen, samenstelling en herkomst komen doorgaans van de fabrikant zelf. De importeur of vertegenwoordiger zorgt ervoor dat die gegevens er zijn, kloppen en op de juiste manier beschikbaar worden gesteld — de bron van de informatie en de partij die de verplichting draagt, zijn dus twee verschillende dingen.

Wanneer dit ingaat staat nog niet vast

Er is nog geen definitieve datum waarop deze verplichting voor meubels ingaat. Het werkplan van de ESPR voor de periode 2025-2030 noemt een gedelegeerde handeling voor meubels die wordt verwacht in 2028; pas na publicatie van die handeling wordt duidelijk vanaf welke datum meubels daadwerkelijk onder de paspoortplicht vallen. Tot die tijd gelden voor meubels geen paspoortverplichtingen op grond van deze regelgeving. De verdeling van verantwoordelijkheden tussen fabrikant, importeur en gemachtigde vertegenwoordiger zoals die in de ESPR zelf is vastgelegd, staat wél al vast — die structuur verandert niet meer, alleen de ingangsdatum voor meubels specifiek moet nog worden bevestigd.

Hoe dit in de praktijk wordt opgepakt

Wie als importeur meubels van een fabrikant buiten de EU binnenhaalt, doet er verstandig aan om eerst in kaart te brengen welke partij in de keten welke gegevens heeft. De fabrikant beschikt over de basisinformatie: materialen, samenstelling, eventuele certificeringen. De importeur zal die informatie moeten opvragen, controleren en omzetten naar de vorm die het productpaspoort vereist zodra de regelgeving voor meubels van kracht wordt.

Een tweede punt is de keuze tussen zelf als importeur optreden, of dat de fabrikant een gemachtigde vertegenwoordiger in de EU aanwijst. Bij grotere volumes of langdurige handelsrelaties kan het praktisch zijn dat de fabrikant zelf een vertegenwoordiger aanstelt die deze taak structureel oppakt, in plaats van dat elke afzonderlijke importeur dit zelf moet regelen. Dit is een afweging tussen de betrokken partijen, en geen keuze die de regelgeving voorschrijft.

Ten derde is het zinvol om nu al afspraken te maken over gegevensaanlevering, ook al is de verplichting voor meubels nog niet ingegaan. Fabrikanten buiten de EU die tijdig relevante productinformatie gestructureerd aanleveren, besparen de importeur of vertegenwoordiger straks veel werk. Wachten tot de gedelegeerde handeling is gepubliceerd, betekent vaak dat er dan weinig tijd overblijft om gegevens alsnog te verzamelen.

De wettelijke basis: artikel 28 en 29 van de ESPR

Deze verdeling van verantwoordelijkheden volgt uit artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat de verplichtingen van importeurs beschrijft, en uit artikel 28 van dezelfde verordening, dat de rol van gemachtigde vertegenwoordigers regelt. Samen bepalen deze artikelen dat wanneer een fabrikant niet in de EU is gevestigd, een andere partij binnen de EU de verplichtingen rond onder meer het productpaspoort op zich neemt.

Wat nu te doen

Wie meubels importeert van een fabrikant buiten de EU, kan het beste nu al de eigen rol vastleggen — als importeur zelf, of in overleg met de fabrikant via een gemachtigde vertegenwoordiger — en beginnen met het inventariseren van de productinformatie die de fabrikant kan aanleveren. Zodra de gedelegeerde handeling voor meubels is gepubliceerd en de ingangsdatum vaststaat, wordt die informatie hier direct aangevuld.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Wie meubels van een fabrikant buiten de EU op de Europese markt brengt, krijgt daarmee een positie die niet vrijblijvend is. De ESPR maakt namelijk onderscheid tussen wie het product máákt en wie het feitelijk EU-markt op brengt, en bij een fabrikant buiten de EU vallen die twee rollen niet samen. De verplichtingen komen dan bij twee partijen terecht: de importeur binnen de EU, en eventueel een gemachtigde vertegenwoordiger die de fabrikant zelf aanwijst. Of een bedrijf hier daadwerkelijk onder valt, hangt af van de precieze rol die het speelt — dat is uitgewerkt op Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?.

De importeur controleert voordat het product de markt op gaat

Artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de importeur een controlerende taak op: nagaan of de fabrikant buiten de EU zijn zaken op orde heeft, voordat het meubel in de EU wordt verkocht. Dat betekent in de praktijk dat een importeur van 10 tot 100 medewerkers niet kan volstaan met het doorverkopen van wat er wordt geleverd. Er wordt gekeken of het digitaal productpaspoort aanwezig is, of de conformiteitsverklaring klopt, en of de technische documentatie bestaat. Voor een importeur die tot nu toe vooral logistiek en commercieel dacht — bestellen, inklaren, doorverkopen — komt hier een inhoudelijke controletaak bij die kennis van de regelgeving vraagt.

De importeur zorgt dat het paspoort er daadwerkelijk is en blijft

Het gaat niet alleen om een eenmalige check bij binnenkomst. Artikel 29 verwacht van de importeur dat het paspoort bij het product blijft horen zolang het op de markt is, en dat de eigen gegevens (naam, adres, contactgegevens) op de juiste manier bij het product vermeld staan. Voor een bedrijf dat via meerdere fabrikanten buiten de EU inkoopt, betekent dit dat er per productlijn een vaste werkwijze moet zijn om te checken of het paspoort actueel blijft — ook na een wijziging in het assortiment of een aanpassing aan het product.

De fabrikant kan een gemachtigde vertegenwoordiger aanwijzen

Artikel 28 van de ESPR biedt de fabrikant buiten de EU de mogelijkheid om een gemachtigde vertegenwoordiger binnen de EU aan te wijzen, die namens hem de verplichtingen uit de verordening uitvoert. Dat kan de importeur zijn, maar dat hoeft niet — het kan ook een aparte partij zijn die deze rol op zich neemt, met een schriftelijke volmacht die vastlegt welke taken precies worden overgedragen. Voor een middelgroot bedrijf dat overweegt deze rol te vervullen, betekent dit een verantwoordelijkheid die verder gaat dan een formaliteit: de gemachtigde vertegenwoordiger staat in voor de taken die in de volmacht zijn opgenomen.

Er is altijd een aanspreekpunt binnen de EU nodig

De kern van artikel 28 en 29 samen is dat er nooit een situatie mag ontstaan waarin een meubel op de EU-markt is, terwijl er binnen de EU niemand aanspreekbaar is over het productpaspoort. Voor een bedrijf betekent dit dat, voordat er wordt ingekocht bij een fabrikant buiten de EU, wordt vastgesteld wie die rol vervult: de importeur zelf, of een aangewezen gemachtigde vertegenwoordiger. Zonder die duidelijkheid ontstaat een gat dat niet vanzelf wordt opgevuld door de fabrikant buiten de EU — die valt namelijk buiten het rechtstreekse bereik van de EU-regelgeving.

Waar het misgaat in de praktijk

Een importeur gaat ervan uit dat de fabrikant buiten de EU "het wel geregeld heeft", omdat die fabrikant ook naar andere landen buiten de EU exporteert en daar kennelijk aan regels moet voldoen. De ESPR-verplichting wordt daardoor niet zelf gecontroleerd, met als gevolg dat pas bij een controle in de EU blijkt dat er geen paspoort is.

Een bedrijf koopt via een tussenhandelaar in, die zelf ook weer inkoopt bij een fabrikant buiten de EU. Niemand in de keten stelt vast wie nu formeel de importeur is volgens de ESPR — met als gevolg dat de verplichting tussen twee partijen heen en weer wordt geschoven zonder dat een van beide de controle daadwerkelijk uitvoert.

Een fabrikant buiten de EU wijst geen gemachtigde vertegenwoordiger aan, en de importeur neemt zonder schriftelijke afspraak aan dat de fabrikant zelf verantwoordelijk blijft voor de inhoud van het paspoort. Bij een geschil over foute gegevens blijkt er geen vastgelegde afspraak te zijn over wie welke informatie heeft aangeleverd — zie ook wie is aansprakelijk bij foute gegevens van een leverancier in het paspoort.

Een importeur gaat er ten onrechte van uit dat het eigen merk op de verpakking automatisch betekent dat de fabrikant buiten de EU verantwoordelijk blijft voor het paspoort. Wie een meubel onder eigen merk verkoopt, kan echter zelf als fabrikant worden aangemerkt — dat onderscheid staat beschreven op Ik verkoop meubels onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?.

Een importeur verkoopt via een online marktplaats en denkt dat het platform de verplichtingen overneemt. De rol van de marktplaats staat echter los van de rol van de importeur — dat verschil is uitgewerkt op Wat betekent het productpaspoort als ik meubels via een online marktplaats verkoop?.

Wat u kunt vastleggen

Een schriftelijke overeenkomst met de fabrikant buiten de EU waarin staat wie het digitaal productpaspoort samenstelt, aanlevert en actueel houdt.
Een volmacht of aanstellingsdocument, als er een gemachtigde vertegenwoordiger wordt aangewezen volgens artikel 28 — met een duidelijke omschrijving van de taken die worden overgedragen.
Een interne checklist waarmee bij elke nieuwe zending wordt vastgesteld of het paspoort, de conformiteitsverklaring en de technische documentatie aanwezig zijn, vóórdat het meubel wordt doorverkocht.
Een dossier met de gegevens die de fabrikant buiten de EU heeft aangeleverd, inclusief datum en versie, zodat bij een wijziging kan worden nagegaan welke informatie wanneer is doorgegeven.
Een vaste contactpersoon bij de fabrikant buiten de EU voor vragen over het paspoort, vastgelegd in de inkoopovereenkomst.
Bij twijfel over wie in de keten welke rol vervult: een overzicht van de eigen positie, te vergelijken met de omschrijving op Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van meubels?

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.