Mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt den Produktpass dann?

Der Importeur oder der bevollmächtigte Vertreter regelt das Produktpass

Wenn ein Hersteller außerhalb der EU ansässig ist, liegt die Verantwortung für das Produktpass bei der Partei, die das Möbel innerhalb der EU auf den Markt bringt. Das ist in der Regel der Importeur — das Unternehmen, das das Möbel aus einem Land außerhalb der EU einführt und in der EU verkauft. Ein Hersteller außerhalb der EU kann sich auch dafür entscheiden, einen bevollmächtigten Vertreter in der EU zu benennen, der dann im Namen des Herstellers einen Teil der Verpflichtungen übernimmt. In beiden Fällen verlagert sich die praktische Aufgabe — die Zusammenstellung, Überprüfung und Bereitstellung des Produktpasses — auf eine Partei, die tatsächlich in der EU ansässig ist.

Für wen dies gilt und für wen nicht

Dieses Thema betrifft Möbel, die außerhalb der EU hergestellt und anschließend auf dem EU-Markt landen — durch Import durch ein europäisches Unternehmen oder durch einen Hersteller, der selbst direkt an EU-Kunden verkauft, ohne eigene Niederlassung in der EU. Es gilt nicht für Möbel, die zwar bei einer Fabrik außerhalb der EU bestellt, aber über eine europäische Niederlassung desselben Herstellers eingeführt werden — in diesem Fall ist diese EU-Niederlassung selbst die verantwortliche Partei, nicht ein externer Importeur. Es gilt auch nicht für Möbel, die ausschließlich außerhalb der EU verkauft werden und niemals auf dem EU-Markt landen; das Produktpass ist eine EU-Verpflichtung, die an das Inverkehrbringen innerhalb der EU gekoppelt ist, nicht an den Herstellungsort an sich.

Wichtig ist eine Unterscheidung: Der Importeur oder bevollmächtigte Vertreter ist für die Regelung des Produktpasses verantwortlich, aber das bedeutet nicht, dass diese Partei alle zugrunde liegenden Produktinformationen selbst zusammentragen muss. Die eigentlichen Daten zu Materialien, Zusammensetzung und Herkunft stammen in der Regel vom Hersteller selbst. Der Importeur oder Vertreter sorgt dafür, dass diese Daten vorhanden sind, stimmen und auf die richtige Weise bereitgestellt werden — die Quelle der Informationen und die Partei, die die Verpflichtung trägt, sind also zwei verschiedene Dinge.

Wann dies in Kraft tritt, ist noch nicht festgelegt

Es gibt noch kein definitives Datum, ab dem diese Verpflichtung für Möbel in Kraft tritt. Der Arbeitsplan der ESPR für den Zeitraum 2025-2030 nennt eine delegierte Handlung für Möbel, die 2028 erwartet wird; erst nach Veröffentlichung dieser Handlung wird klar, ab welchem Datum Möbel tatsächlich unter die Produktpassplicht fallen. Bis dahin gelten für Möbel keine Produktpassverpflichtungen aufgrund dieser Verordnung. Die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Hersteller, Importeur und bevollmächtigtem Vertreter, wie sie in der ESPR selbst festgelegt ist, steht jedoch bereits fest — diese Struktur ändert sich nicht mehr, nur das Stichtag für Möbel speziell muss noch bestätigt werden.

Wie dies in der Praxis umgesetzt wird

Wer als Importeur Möbel von einem Hersteller außerhalb der EU einführt, täte gut daran, zunächst zu ermitteln, welche Partei in der Kette welche Daten hat. Der Hersteller verfügt über die Basisinformationen: Materialien, Zusammensetzung, gegebenenfalls Zertifizierungen. Der Importeur wird diese Informationen anfordern, überprüfen und in die Form umwandeln müssen, die das Produktpass verlangt, sobald die Verordnung für Möbel in Kraft tritt.

Ein zweiter Punkt ist die Wahl zwischen eigenem Auftreten als Importeur oder der Benennung eines bevollmächtigten Vertreters durch den Hersteller in der EU. Bei größeren Mengen oder langfristigen Handelsbeziehungen kann es praktisch sein, dass der Hersteller selbst einen Vertreter bestellt, der diese Aufgabe strukturell übernimmt, anstatt dass jeder einzelne Importeur dies selbst regeln muss. Dies ist eine Abwägung zwischen den beteiligten Parteien und keine Vorgabe der Verordnung.

Drittens ist es sinnvoll, bereits jetzt Vereinbarungen zur Datenbereitstellung zu treffen, auch wenn die Verpflichtung für Möbel noch nicht in Kraft getreten ist. Hersteller außerhalb der EU, die rechtzeitig relevante Produktinformationen strukturiert bereitstellen, ersparen dem Importeur oder Bevollmächtigten später viel Arbeit. Das Warten auf die Veröffentlichung der delegierten Handlung bedeutet oft, dass dann wenig Zeit bleibt, um Daten noch zu erfassen.

Die rechtliche Grundlage: Artikel 28 und 29 der ESPR

Diese Aufteilung der Verantwortung ergibt sich aus Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), in dem die Verpflichtungen der Importeure beschrieben sind, und aus Artikel 28 derselben Verordnung, in dem die Rolle von bevollmächtigten Vertretern geregelt ist. Zusammen legen diese Artikel fest, dass, wenn ein Hersteller nicht in der EU ansässig ist, eine andere Partei innerhalb der EU die Verpflichtungen, einschließlich des Produktpasses, übernimmt.

Was jetzt zu tun ist

Wer Möbel von einem Hersteller außerhalb der EU importiert, sollte bereits jetzt die eigene Rolle festlegen – als Importeur selbst oder in Absprache mit dem Hersteller durch einen bevollmächtigten Vertreter – und damit beginnen, die Produktinformationen zu erfassen, die der Hersteller bereitstellen kann. Sobald die delegierte Handlung für Möbel veröffentlicht ist und das Stichtum feststeht, wird diese Information hier unmittelbar ergänzt.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst befindet sich auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Wenn ein Möbelhersteller außerhalb der EU Möbel auf dem europäischen Markt in den Verkehr bringt, ist dies nicht unverbindlich. Die ESPR unterscheidet nämlich zwischen dem, der das Produkt herstellt, und dem, der es tatsächlich auf den EU-Markt bringt, und bei einem Hersteller außerhalb der EU fallen diese beiden Rollen nicht zusammen. Die Verpflichtungen fallen dann bei zwei Parteien an: dem Importeur innerhalb der EU und möglicherweise einem bevollmächtigten Vertreter, den der Hersteller selbst bestellt. Ob ein Unternehmen tatsächlich darunter fällt, hängt von der genauen Rolle ab, die es spielt — das ist auf ausgearbeitet Bin ich Importeur oder Hersteller nach der ESPR?.

Der Importeur kontrolliert, bevor das Produkt auf den Markt kommt

Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) erlegt dem Importeur eine Kontrolltätigkeit auf: zu überprüfen, ob der Hersteller außerhalb der EU seine Angelegenheiten in Ordnung hat, bevor das Möbel in der EU verkauft wird. Das bedeutet in der Praxis, dass ein Importeur mit 10 bis 100 Mitarbeitern nicht damit auskommen kann, das Gelieferte einfach weiterzuverkaufen. Es wird überprüft, ob das digitale Produktdatenblatt vorhanden ist, ob die Konformitätserklärung korrekt ist und ob die technische Dokumentation vorhanden ist. Für einen Importeur, der bislang hauptsächlich logistisch und kommerziell gedacht hat — bestellen, anmelden, weitergeben — kommt hier eine inhaltliche Kontrolltätigkeit hinzu, die Kenntnisse der Regelung erfordert.

Der Importeur sorgt dafür, dass das Datenblatt tatsächlich vorhanden ist und bleibt

Es geht nicht nur um eine einmalige Überprüfung bei der Ankunft. Artikel 29 verlangt vom Importeur, dass das Datenblatt mit dem Produkt verbunden bleibt, solange es auf dem Markt ist, und dass die eigenen Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten) ordnungsgemäß mit dem Produkt angegeben werden. Für ein Unternehmen, das von mehreren Herstellern außerhalb der EU einkauft, bedeutet dies, dass pro Produktlinie ein festes Verfahren vorhanden sein muss, um zu überprüfen, ob das Datenblatt aktuell bleibt — auch nach einer Sortimentsänderung oder einer Produktanpassung.

Der Hersteller kann einen bevollmächtigten Vertreter bestellen

Artikel 28 der ESPR bietet dem Hersteller außerhalb der EU die Möglichkeit, einen bevollmächtigten Vertreter innerhalb der EU zu bestellen, der die Verpflichtungen aus der Verordnung in seinem Namen erfüllt. Das kann der Importeur sein, muss aber nicht — es kann auch eine separate Partei sein, die diese Rolle übernimmt, mit einer schriftlichen Vollmacht, die regelt, welche Aufgaben genau übertragen werden. Für ein mittelständisches Unternehmen, das erwägt, diese Rolle zu erfüllen, bedeutet dies eine Verantwortung, die über eine Förmlichkeit hinausgeht: der bevollmächtigte Vertreter haftet für die in der Vollmacht aufgeführten Aufgaben.

Es ist immer ein Ansprechpartner innerhalb der EU erforderlich

Der Kern von Artikel 28 und 29 zusammen besteht darin, dass es nie zu einer Situation kommen darf, in der sich ein Möbel auf dem EU-Markt befindet, während es innerhalb der EU niemanden gibt, der für das Produktdatenblatt rechenschaftspflichtig ist. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass vor der Beschaffung bei einem Hersteller außerhalb der EU geklärt wird, wer diese Rolle erfüllt: der Importeur selbst oder ein bestellter bevollmächtigter Vertreter. Ohne diese Klarheit entsteht eine Lücke, die nicht automatisch vom Hersteller außerhalb der EU gefüllt wird — dieser fällt nämlich außerhalb des unmittelbaren Anwendungsbereichs der EU-Regelung.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein Importeur geht davon aus, dass der Hersteller außerhalb der EU "das schon geregelt hat", weil dieser Hersteller auch in andere Länder außerhalb der EU exportiert und dort anscheinend Regeln erfüllen muss. Die ESPR-Verpflichtung wird daher nicht selbst überprüft, mit dem Ergebnis, dass erst bei einer Überprüfung in der EU klar wird, dass es kein Datenblatt gibt.

Ein Unternehmen kauft über einen Zwischenhändler ein, der selbst auch wieder bei einem Hersteller außerhalb der EU einkauft. Niemand in der Kette stellt fest, wer nun formal der Importeur nach der ESPR ist — mit dem Ergebnis, dass die Verpflichtung zwischen zwei Parteien hin und her geschoben wird, ohne dass eine von ihnen die Kontrolle tatsächlich ausführt.

Ein Hersteller außerhalb der EU ernennt keinen bevollmächtigten Vertreter, und der Importeur geht ohne schriftliche Vereinbarung davon aus, dass der Hersteller selbst für den Inhalt des Produktpasses verantwortlich bleibt. Bei einem Streit über fehlerhafte Daten stellt sich heraus, dass es keine dokumentierte Vereinbarung darüber gibt, wer welche Informationen geliefert hat — siehe auch wer haftet bei falschen Lieferantendaten im Pass.

Ein Importeur geht fälschlicherweise davon aus, dass die eigene Marke auf der Verpackung automatisch bedeutet, dass der Hersteller außerhalb der EU für den Produktpass verantwortlich bleibt. Wer ein Möbelstück unter eigenem Markenzeichen verkauft, kann jedoch selbst als Hersteller betrachtet werden — dieser Unterschied wird auf beschrieben Ich verkaufe Möbel unter meiner eigenen Marke — welche Pflichten habe ich?.

Ein Importeur verkauft über einen Online-Marktplatz und denkt, dass die Plattform die Verpflichtungen übernimmt. Die Rolle des Marktplatzes ist jedoch von der Rolle des Importeurs unabhängig — dieser Unterschied ist auf ausgearbeitet Was bedeutet das Produktpass für mich, wenn ich Möbel über einen Online-Marktplatz verkaufe?.

Was Sie festhalten können

Eine schriftliche Vereinbarung mit dem Hersteller außerhalb der EU, in der festgehalten ist, wer das digitale Produktpassportdossier zusammenstellt, liefert und aktuell hält.
Eine Vollmacht oder ein Bestellungsdokument, falls ein bevollmächtigter Vertreter gemäß Artikel 28 ernannt wird — mit einer klaren Beschreibung der Aufgaben, die übertragen werden.
Eine interne Checkliste, mit der bei jeder neuen Lieferung festgestellt wird, ob das Produktpass, die Konformitätserklärung und die technische Dokumentation vorhanden sind, bevor das Möbelstück weiterverkauft wird.
Ein Dossier mit den Daten, die der Hersteller außerhalb der EU geliefert hat, einschließlich Datum und Version, damit bei einer Änderung nachvollzogen werden kann, welche Informationen wann weitergegeben wurden.
Ein fester Ansprechpartner beim Hersteller außerhalb der EU für Fragen zum Produktpass, eingetragen in der Kaufvereinbarung.
Im Zweifelsfall, wer in der Kette welche Rolle erfüllt: ein Überblick über die eigene Position, um ihn mit der Beschreibung auf zu vergleichen Wer ist verantwortlich für den Produktpass für Möbel?

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Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einem Menschen am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.