Il mio fabbricante si trova fuori dall'UE — chi gestisce il passaporto del prodotto?

L'importatore o il rappresentante delegato provvede all'organizzazione del pasaporto

Quando un fabbricante è stabilito fuori dall'UE, la responsabilità del pasaporto prodotto ricade sulla parte che immette il mobile sul mercato dell'UE. Di solito si tratta dell'importatore — l'impresa che importa il mobile da un paese non UE e lo vende nell'UE. Un fabbricante non UE può anche scegliere di nominare un rappresentante delegato nell'UE, che assume parte degli obblighi a nome del fabbricante. In entrambi i casi, il compito pratico — assemblare, verificare e mantenere disponibile il pasaporto prodotto — si trasferisce a una parte effettivamente stabilita nell'UE.

Per chi si applica e per chi no

Questo tema riguarda i mobili fabbricati fuori dall'UE e successivamente immessi sul mercato dell'UE — attraverso l'importazione da parte di un'impresa europea, o da un fabbricante che vende direttamente ai clienti dell'UE senza propria sede nell'UE. Non si applica ai mobili ordinati presso uno stabilimento fuori dall'UE ma importati tramite una sede europea dello stesso fabbricante — in tal caso quella sede dell'UE è stessa la parte responsabile, non un importatore esterno. Non si applica nemmeno ai mobili venduti esclusivamente fuori dall'UE e mai immessi sul mercato dell'UE; il pasaporto prodotto è un obbligo dell'UE associato all'immissione sul mercato all'interno dell'UE, non alla sede di produzione in sé.

Importante da distinguere: l'importatore o il rappresentante delegato è responsabile dell'organizzazione del pasaporto, ma ciò non significa che questa parte debba raccogliere personalmente tutti i dati produttivi sottostanti. I dati effettivi su materiali, composizione e provenienza provengono solitamente dal fabbricante stesso. L'importatore o il rappresentante garantisce che tali dati esistano, siano corretti e siano resi disponibili nel modo appropriato — quindi la fonte dell'informazione e la parte che sostiene l'obbligo sono due cose diverse.

Quando entra in vigore non è ancora definito

Non esiste ancora una data definitiva in cui questo obbligo si applica ai mobili. Il piano di lavoro dell'ESPR per il periodo 2025-2030 menziona un atto delegato per i mobili previsto nel 2028; solo dopo la pubblicazione di tale atto sarà chiaro da quale data i mobili saranno effettivamente soggetti all'obbligo del pasaporto. Fino a quel momento, non si applicano agli articoli d'arredamento obblighi di pasaporto secondo questa normativa. La ripartizione delle responsabilità tra fabbricante, importatore e rappresentante delegato come stabilita nell'ESPR è già definita — questa struttura non cambierà più, solo la data di entrata in vigore per i mobili specificamente deve ancora essere confermata.

Come viene affrontato in pratica

Chi come importatore importa mobili da un fabbricante esterno all'UE, farebbe bene a mappare in primo luogo quale parte nella catena dispone di quali dati. Il fabbricante possiede le informazioni di base: materiali, composizione, eventuali certificazioni. L'importatore dovrà richiedere tali informazioni, verificarle e convertirle nella forma richiesta dal pasaporto prodotto una volta che la normativa per i mobili entrerà in vigore.

Un secondo aspetto è la scelta tra operare personalmente come importatore o far sì che il fabbricante nomini un rappresentante delegato nell'UE. Con volumi maggiori o relazioni commerciali a lungo termine, potrebbe essere pratico che il fabbricante nomini un rappresentante che assuma questo compito strutturalmente, invece che ogni singolo importatore debba organizzarlo autonomamente. Questa è una valutazione tra le parti coinvolte, e non una scelta prescritta dalla normativa.

In terzo luogo, è opportuno stipulare fin d'ora accordi sulla fornitura dei dati, anche se l'obbligo per i mobili non è ancora entrato in vigore. I fabbricanti al di fuori dell'UE che forniscono tempestivamente informazioni sui prodotti rilevanti in modo strutturato risparmiano molto lavoro all'importatore o al rappresentante autorizzato. Aspettare la pubblicazione dell'atto delegato significa spesso che rimane poco tempo per raccogliere comunque i dati.

La base giuridica: articoli 28 e 29 dell'ESPR

Questa divisione delle responsabilità discende dall'articolo 29 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che descrive gli obblighi degli importatori, e dall'articolo 28 dello stesso regolamento, che disciplina il ruolo dei rappresentanti autorizzati. Insieme, questi articoli stabiliscono che quando un fabbricante non è stabilito nell'UE, un'altra parte all'interno dell'UE assume gli obblighi relativi, tra l'altro, al passaporto del prodotto.

Cosa fare adesso

Chi importa mobili da un fabbricante al di fuori dell'UE farebbe bene fin d'ora a definire il proprio ruolo — come importatore stesso, o in consultazione con il fabbricante tramite un rappresentante autorizzato — e a iniziare a inventariare le informazioni sui prodotti che il fabbricante può fornire. Non appena l'atto delegato per i mobili sarà pubblicato e la data di entrata in vigore sarà fissata, queste informazioni saranno integrate direttamente qui.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Facciamo riferimento per ogni affermazione; non dovete credere a noi sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Quando un'azienda immette sul mercato europeo mobili di un fabbricante esterno all'UE, assume una posizione che non è facoltativa. L'ESPR infatti distingue tra chi produce il prodotto e chi lo immette effettivamente sul mercato UE, e nel caso di un fabbricante esterno all'UE questi due ruoli non coincidono. Gli obblighi si dividono quindi tra due parti: l'importatore all'interno dell'UE e, eventualmente, un rappresentante incaricato designato dallo stesso fabbricante. Se un'azienda rientra effettivamente in questa categoria dipende dal ruolo preciso che svolge — questo è dettagliato in Sono un importatore o un fabbricante secondo l'ESPR?.

L'importatore controlla prima che il prodotto acceda al mercato

L'articolo 29 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) impone all'importatore un compito di controllo: verificare che il fabbricante esterno all'UE abbia messo le cose in ordine, prima che il mobile sia venduto nell'UE. Ciò significa nella pratica che un importatore da 10 a 100 dipendenti non può limitarsi a rivendere ciò che gli viene fornito. Si verifica se il passaporto digitale del prodotto è presente, se la dichiarazione di conformità è corretta e se la documentazione tecnica esiste. Per un importatore che finora ha pensato principalmente in termini logistici e commerciali — ordinare, sdoganare, rivendere — si aggiunge qui un compito di controllo sostanziale che richiede una conoscenza della normativa.

L'importatore assicura che il passaporto esista effettivamente e permanga

Non si tratta solo di un controllo una tantum all'arrivo. L'articolo 29 pretende dall'importatore che il passaporto rimanga collegato al prodotto finché è sul mercato, e che i dati propri (nome, indirizzo, dati di contatto) siano indicati correttamente in relazione al prodotto. Per un'azienda che effettua acquisti da più fabbricanti esterni all'UE, ciò significa che per ogni linea di prodotti deve esserci una procedura fissa per verificare se il passaporto rimane aggiornato — anche in caso di cambiamento della gamma o di modifica del prodotto.

Il fabbricante può designare un rappresentante incaricato

L'articolo 28 dell'ESPR offre al fabbricante esterno all'UE la possibilità di designare un rappresentante incaricato all'interno dell'UE, che esegue in sua vece gli obblighi derivanti dal regolamento. Questo può essere l'importatore, ma non necessariamente — può anche essere una parte separata che assume questo ruolo, con una procura scritta che specifichi esattamente quali compiti vengono delegati. Per un'azienda di medie dimensioni che sta valutando di svolgere questo ruolo, ciò significa una responsabilità che va oltre una formalità: il rappresentante incaricato è responsabile dei compiti specificati nella procura.

È sempre necessario un punto di contatto all'interno dell'UE

Il nocciolo dell'articolo 28 e 29 insieme è che non deve mai verificarsi una situazione in cui un mobile sia sul mercato UE, mentre all'interno dell'UE nessuno sia responsabile del passaporto del prodotto. Per un'azienda ciò significa che, prima di effettuare acquisti da un fabbricante esterno all'UE, deve essere accertato chi svolge questo ruolo: l'importatore stesso, o un rappresentante incaricato designato. Senza questa chiarezza si crea un vuoto che non verrà colmato spontaneamente dal fabbricante esterno all'UE — questi infatti rientra al di fuori della portata diretta della normativa UE.

Dove le cose vanno male nella pratica

Un importatore presuppone che il fabbricante esterno all'UE "abbia sistemato tutto", perché questo fabbricante esporta anche verso altri paesi al di fuori dell'UE e apparentemente deve rispondere a norme in quei paesi. L'obbligo ESPR non viene quindi controllato autonomamente, con il risultato che solo in occasione di un controllo nell'UE emerge che non c'è alcun passaporto.

Un'azienda effettua acquisti tramite un intermediario, che a sua volta effettua acquisti da un fabbricante esterno all'UE. Nessuno nella catena stabilisce formalmente chi sia l'importatore secondo l'ESPR — con il risultato che l'obbligo viene rimbalzato tra due parti senza che nessuna delle due effettui effettivamente il controllo.

Un fabbricante al di fuori dell'UE non designa un rappresentante incaricato, e l'importatore presume senza un accordo scritto che il fabbricante rimanga responsabile del contenuto del passaporto. In caso di controversia sui dati errati, risulta che non esiste un accordo documentato su chi ha fornito quali informazioni — vedi anche chi è responsabile in caso di dati errati di un fornitore nel passaporto.

Un importatore ritiene erroneamente che il proprio marchio sulla confezione significhi automaticamente che il fabbricante al di fuori dell'UE rimane responsabile del passaporto. Chi vende un mobile con marchio proprio può tuttavia essere considerato fabbricante — questa distinzione è descritta su Vendo mobili con il mio marchio — quali obblighi mi spettano?.

Un importatore vende attraverso un marketplace online e pensa che la piattaforma assuma gli obblighi. Il ruolo del marketplace è tuttavia distinto dal ruolo dell'importatore — questa differenza è illustrata su Che cosa significa il passaporto del prodotto se vendo mobili tramite un mercato online?.

Ciò che potete documentare

Un accordo scritto con il fabbricante al di fuori dell'UE in cui è stabilito chi redige, fornisce e mantiene aggiornato il passaporto digitale del prodotto.
Una procura o documento di incarico, se viene designato un rappresentante incaricato secondo l'articolo 28 — con una chiara descrizione dei compiti delegati.
Una checklist interna per stabilire ad ogni nuova spedizione se il passaporto, la dichiarazione di conformità e la documentazione tecnica sono presenti, prima che il mobile sia rivenduto.
Un fascicolo con i dati forniti dal fabbricante al di fuori dell'UE, inclusi data e versione, in modo che in caso di modifica sia possibile verificare quali informazioni sono state comunicate e quando.
Una persona di contatto fissa presso il fabbricante al di fuori dell'UE per domande sul passaporto, stabilita nell'accordo di acquisto.
In caso di dubbio su chi nella catena ricopre quale ruolo: una panoramica della propria posizione, da confrontare con la descrizione su Chi è responsabile del passaporto digitale dei mobili?

Questo non è parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con l'IA sulla base delle fonti di cui sopra, controllato da un essere umano il 2026-08-22. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno la priorità.