Ik verkoop meubels onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?
Wie zijn merk op het meubel zet, telt als fabrikant
Wie meubels onder eigen merk verkoopt, krijgt in de meeste gevallen dezelfde verplichtingen als de fabrikant die het meubel daadwerkelijk heeft gemaakt. Dat is het uitgangspunt van artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781): niet degene die het meubel fysiek produceert is bepalend, maar degene onder wiens naam of merk het product op de markt komt. Verkoop je meubels die door een andere partij zijn geproduceerd, maar plak je er je eigen merknaam op, dan schuift de verantwoordelijkheid voor het digitale productpaspoort naar jou toe. De onderliggende productie-informatie moet je dus van je toeleverancier krijgen, ook al sta jij straks als fabrikant te boek.
Voor wie dit geldt, en voor wie niet
Dit raakt in de kern iedereen die een meubel onder een eigen naam of eigen merk in de EU op de markt brengt, ongeacht waar het meubel is geproduceerd. Denk aan een winkelketen die meubels laat maken door een fabriek in een ander land en ze onder de eigen huismerknaam verkoopt, of een projectinrichter die meubels laat produceren en ze onder eigen naam levert aan een opdrachtgever. In die situaties treedt de partij die het merk voert naar voren als fabrikant in de zin van de ESPR.
Het geldt niet, of in elk geval anders, voor een pure doorverkoper die het merk van de oorspronkelijke fabrikant intact laat. Wie meubels inkoopt en doorverkoopt zonder het merk te wijzigen, is doorgaans distributeur, niet fabrikant — dat is een andere rol met andere verplichtingen. Het onderscheid zit dus niet in de vraag wie het meubel heeft gemaakt, maar in de vraag onder wiens merk het bij de eindgebruiker terechtkomt.
Nog geen vaste datum, wel een vaste richting
Wanneer deze verplichting concreet ingaat voor meubels, staat nog niet vast. De ESPR zelf is van kracht, maar de productspecifieke eisen — inclusief het moment waarop het digitale productpaspoort voor meubels verplicht wordt — moeten nog via een gedelegeerde handeling worden vastgesteld. Volgens het werkplan van de Europese Commissie voor 2025–2030 wordt die gedelegeerde handeling voor meubels rond 2028 verwacht, met een platform dat rekent op een verplichting rond 2030. Dat is een verwachting op basis van het huidige werkplan, geen vastgestelde datum. Zodra de gedelegeerde handeling is gepubliceerd, is bekend wanneer de verplichting voor meubels precies ingaat en wat er exact in het paspoort moet staan.
Tot die tijd verandert er aan de dagelijkse verkoop van meubels onder eigen merk niets. Wel is het zinvol om nu al te weten dat de rolverdeling — wie fabrikant is en wie niet — al in de ESPR zelf is vastgelegd. Die rolverdeling wijzigt niet meer wanneer de gedelegeerde handeling er is; alleen de inhoud en de ingangsdatum van de verplichting worden dan concreet.
Wat dit in de praktijk betekent
Wie meubels onder eigen merk verkoopt, doet er verstandig aan om eerst in kaart te brengen bij welke producenten of toeleveranciers de meubels vandaan komen, en welke technische en materiaalgegevens daar al beschikbaar zijn. Dat is de basis waarop een productpaspoort straks wordt opgebouwd, en die basis ontbreekt bij veel private-labelconstructies omdat de merkvoerder zelf niet bij de productie betrokken is.
Een tweede stap is het vastleggen van afspraken met toeleveranciers over het aanleveren van die gegevens, liefst voordat een gedelegeerde handeling verplicht wordt. Een toeleverancier die het merk niet voert, hoeft zelf geen paspoort te leveren aan de eindgebruiker, maar de merkvoerder heeft de onderliggende informatie wel nodig. Contractuele afspraken over welke gegevens worden aangeleverd, in welke vorm en met welke actualiteit, voorkomen dat die vraag pas ontstaat op het moment dat de verplichting al geldt.
Een derde punt is om te volgen wanneer de gedelegeerde handeling voor meubels wordt gepubliceerd. Vanaf dat moment is duidelijk welke gegevens exact in het paspoort moeten staan, wie het paspoort samenstelt en welke termijnen gelden. Tot die tijd is voorbereiden vooral een kwestie van informatie op orde krijgen, niet van iets aanvragen of indienen.
Waar dit uit volgt: artikel 27 ESPR
De basis voor dit alles ligt in artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), dat de verplichtingen van fabrikanten regelt en daarbij ook aangeeft wanneer een partij die zelf niet produceert, toch als fabrikant wordt aangemerkt — namelijk wanneer een product onder haar naam of merk op de markt wordt gebracht. Dit artikel geldt voor producten in het algemeen die onder de ESPR vallen; voor meubels specifiek moet de productspecifieke uitwerking nog volgen via een gedelegeerde handeling.
Wat je nu kunt doen
Breng in kaart welke toeleveranciers de meubels onder jouw merk daadwerkelijk produceren, en begin een dossier op te bouwen met de materiaal- en productiegegevens die zij al kunnen aanleveren. Leg met die toeleveranciers vast wie welke informatie levert zodra dat nodig is. Houd de publicatie van de gedelegeerde handeling voor meubels in de gaten, want die bepaalt vanaf welk moment en met welke inhoud het productpaspoort voor eigen-merkmeubels verplicht wordt.
Waar dit op gebaseerd is
De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.
Wat u concreet moet doen
Wat er van u wordt verwacht
Wie meubels onder eigen merk verkoopt, wordt voor de ESPR in de regel gezien als fabrikant — ook als het meubel elders in elkaar is gezet. Dat is niet een kwestie van hoe u zichzelf noemt op de factuur, maar van wie het merk of de handelsnaam op het product zet. Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen voor fabrikanten neer, en die verplichtingen volgen het merk, niet de fabriekshal. Twijfelt u of dat in uw geval zo werkt, dan is dat nader uitgewerkt op de pagina over of u volgens de ESPR als importeur of als fabrikant geldt.
Zorgen dat het product aan de eisen voldoet
De fabrikant is degene die ervoor instaat dat het meubel voldoet aan de eisen die voor die productgroep gaan gelden onder de ESPR, inclusief de gegevens die in het digitale productpaspoort moeten staan. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal dat er iemand — vaak inkoop of kwaliteit — verantwoordelijk wordt voor het opvragen en beoordelen van de juiste technische en materiaalgegevens bij de partij die het meubel daadwerkelijk maakt. Die gegevens komen niet automatisch mee met de factuur; ze moeten actief worden opgevraagd en gecontroleerd.
Technische documentatie opstellen en bewaren
Er wordt van de fabrikant verwacht dat de technische documentatie die aan de eisen ten grondslag ligt, beschikbaar is en bewaard blijft. Bij private label is deze documentatie vaak in handen van de externe producent, terwijl de verantwoordelijkheid voor het bewaren en kunnen tonen ervan bij het merk ligt dat het product op de markt brengt. Dat verschil tussen "wie heeft de data" en "wie moet ze kunnen laten zien" is precies waar bij private label vaak onduidelijkheid ontstaat, en is verder uitgewerkt op de pagina over wie de paspoortgegevens moet leveren bij private label meubels.
Het productpaspoort en de datadrager verzorgen
De fabrikant zorgt dat het product vergezeld gaat van het digitale productpaspoort en van een datadrager (zoals een QR-code) waarmee dat paspoort te raadplegen is. Voor een bedrijf dat inkoopt bij een externe producent betekent dit dat er een keuze gemaakt moet worden: laat u het paspoort samenstellen door de producent, door uzelf, of door een platform dat de gegevens van de producent verwerkt tot een paspoort. Wie precies verantwoordelijk is voor die stap binnen de keten, staat beschreven op de pagina over wie verantwoordelijk is voor het productpaspoort van meubels.
Naam en contactgegevens op het product of de verpakking
Fabrikanten worden verwacht hun naam, geregistreerde handelsnaam of merk en contactadres op het product, de verpakking of bijgaande documentatie te zetten. Voor een merk dat via meerdere producenten laat maken, betekent dit dat deze gegevens consistent moeten zijn, ook als de onderliggende productielocatie wisselt.
Corrigerende maatregelen bij non-conformiteit
Wanneer een fabrikant redenen heeft om aan te nemen dat een meubel niet aan de eisen voldoet, wordt van hem verwacht dat hij corrigerende maatregelen neemt of het product zo nodig uit de handel neemt. Bij private label ligt de praktische uitvoering hiervan vaak gevoelig, omdat het merk naar de markt toe verantwoordelijk is, terwijl de oorzaak van een probleem — een verkeerd materiaalpercentage, een ontbrekende stof-samenstelling — bij de producent kan liggen.
Medewerking aan controle door autoriteiten
Fabrikanten werken mee wanneer een bevoegde autoriteit om informatie of documentatie vraagt. Voor een merk dat zelf niet produceert, betekent dit dat er afspraken moeten liggen over hoe snel en op welke manier de producent die informatie aanlevert, zodat het merk zelf tijdig kan reageren.
Waar het misgaat in de praktijk
Een veelvoorkomende situatie is dat een merk aanneemt dat de producent "het paspoort wel regelt", zonder dat dit ergens is vastgelegd — met als gevolg dat niemand het daadwerkelijk doet. Een andere situatie is dat een merk meerdere producenten gebruikt voor dezelfde productlijn, en de materiaalgegevens per leverancier net iets anders zijn, terwijl het paspoort één productnaam en één set gegevens toont. Ook komt het voor dat een merk een bestaand meubel laat aanpassen — een andere bekleding, een andere afwerking — zonder zich te realiseren dat dit gevolgen kan hebben voor de vraag of het merk zelf als fabrikant van dát specifieke product geldt; dat onderwerp is uitgewerkt op de pagina over of aanpassing van een bestaand meubel u tot fabrikant maakt. Verder gaat het mis wanneer een merk zich pas na een controle of een klacht afvraagt wie eigenlijk aansprakelijk is voor een fout die de producent heeft gemaakt in de aangeleverde gegevens — een vraag die vooraf beantwoord had kunnen worden, en die nader beschreven staat op de pagina over aansprakelijkheid bij foute gegevens van een leverancier in het paspoort. Tot slot ontstaat verwarring bij merken die denken dat oudere collecties buiten schot blijven, terwijl de vraag of dat zo is per productgroep kan verschillen.
Wat u kunt vastleggen
- Een schriftelijke afspraak met elke producent over wie de technische documentatie en materiaalgegevens aanlevert, in welk formaat en voor welke datum.
- Een vast contactpunt bij de producent voor vragen van een toezichthouder, inclusief een afspraak over reactietermijnen.
- Een overzicht per productlijn van welke producent welke variant maakt, zodat materiaalgegevens niet per ongeluk worden gemengd tussen leveranciers.
- Een procedure voor wat er gebeurt als een producent wordt gewisseld: wie controleert of de nieuwe gegevens overeenkomen met wat al in het paspoort staat.
- Een sjabloon voor het opvragen van gegevens bij de producent, zodat steeds dezelfde informatie in dezelfde vorm binnenkomt.
- Een vastgelegde afspraak over aansprakelijkheid tussen merk en producent voor het geval gegevens achteraf onjuist blijken.
- Een overzicht van welke meubels al vóór een eventuele verplichting op de markt zijn gebracht, voor het geval de vraag rijst of het productpaspoort daarop van toepassing is — zie de pagina over of het productpaspoort ook geldt voor meubels die al op de markt zijn.
Wie deze afspraken op papier heeft staan voordat een toezichthouder of een klant erom vraagt, hoeft niet onder tijdsdruk te reconstrueren wie waarvoor verantwoordelijk was.
Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.
Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.