wie is aansprakelijk bij foute gegevens van een leverancier in het paspoort

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Wanneer een paspoort gegevens bevat die van een leverancier komen — een toeleveraar van hout, schuim, stof, metalen frames of beslag — ligt de vraag "wie is aansprakelijk als dit niet klopt" gevoelig. De ESPR beantwoordt die vraag niet met één naam, maar met een verdeling van rollen. Wie welke rol heeft, bepaalt wie welk deel van de verantwoordelijkheid draagt.

De fabrikant blijft verantwoordelijk voor het paspoort als geheel

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen voor het productpaspoort bij de fabrikant. Dat is degene die het meubel op de markt brengt onder zijn naam of merk. Praktisch betekent dit dat een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat meubels laat maken door een derde partij — met eigen merk erop — niet kan volstaan met "de leverancier heeft dat aangeleverd" als excuus. De fabrikant is degene die het paspoort samenstelt, publiceert en moet kunnen verantwoorden. Wat dat voor een specifiek bedrijf betekent, hangt af van de rol die het speelt in de keten; zie wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van meubels voor een overzicht van die rolverdeling.

Gegevens uit de toeleveringsketen moeten kloppen, ook als u ze niet zelf verzamelt

Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) gaat over de vereisten voor actoren in de toeleveringsketen. Dat artikel is relevant zodra een deel van de paspoortinformatie — bijvoorbeeld materiaalsamenstelling, herkomst van grondstoffen, of een testresultaat — afkomstig is van een toeleverancier en niet zelf gemeten of vastgesteld is. Voor een middelgroot meubelbedrijf betekent dit dat de keten van gegevens net zo belangrijk is als de keten van onderdelen: wie levert wat aan, op basis van welke onderbouwing, en is dat vastgelegd.

Het paspoort moet de juiste informatie bevatten, punt

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft wat het digitaal productpaspoort moet bevatten en aan welke eisen het moet voldoen. Deze bepaling maakt geen onderscheid naar wie de fout heeft veroorzaakt. Het paspoort dat de eindgebruiker ziet, moet kloppen — of de onjuiste gegevens nu van de fabrikant zelf komen, van een importeur, of van een toeleverancier van stof of schuim.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen in de meubelsector regelmatig terug.

Een stoffenleverancier levert een certificaat over brandvertragende behandeling dat achteraf niet overeenkomt met de werkelijk gebruikte partij. De fabrikant heeft dat certificaat overgenomen in het paspoort zonder verdere check, omdat de leverancier al jaren een vaste partner is.

Een importeur van meubels buiten de EU krijgt materiaalgegevens aangeleverd door de fabriek, vertaalt die naar het paspoort, en ontdekt later dat de fabriek een generieke productbeschrijving had gebruikt die niet bij de specifieke bestelling paste. Wie in zo'n keten welke rol vervult, is niet altijd vanzelfsprekend; zie ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR voor de indeling die daarbij gehanteerd wordt.

Een bedrijf verkoopt meubels onder een eigen merk maar laat de productie en de gegevensaanlevering volledig over aan de private-label-fabrikant, zonder dat er een afspraak is over wie welke gegevens controleert of aanlevert. Bij een onjuistheid ontstaat dan onduidelijkheid over wie dat had moeten opmerken; dat vraagstuk komt terug bij wie moet de paspoortgegevens leveren bij private label meubels.

Een houtleverancier verstrekt een oorsprongsverklaring die niet is bijgewerkt na een wijziging van bosbouwlocatie, en die verklaring komt via een tussenstap alsnog in het paspoort terecht zonder dat iemand de datum van de verklaring heeft gecontroleerd.

Een frame-onderdeel wordt vervangen door een alternatieve toeleverancier bij een leveringsprobleem, en de materiaalgegevens in het paspoort worden niet bijgewerkt omdat niemand dat als "wijziging van het product" heeft herkend.

Wat u kunt vastleggen

Een aantal documenten en afspraken maakt het eenvoudiger om bij een geconstateerde fout te kunnen laten zien wat er wél is gedaan om de gegevens te onderbouwen:

• Een overzicht van welke gegevens van welke leverancier komen, per onderdeel van het meubel (stof, schuim, hout, metaal, beslag), zodat bij een vraag of klacht snel te herleiden is waar een gegeven vandaan komt.
• De onderliggende certificaten, testrapporten en verklaringen van toeleveranciers, met een datum en een versienummer, niet alleen de conclusie die daaruit is overgenomen in het paspoort.
• Een afspraak met leveranciers over actualisatie: wat gebeurt er als een leverancier een samenstelling, behandeling of herkomst wijzigt, en wie meldt dat aan wie.
• Een vastgelegde controle-stap voordat gegevens van een leverancier in het paspoort worden overgenomen — ook als die controle beperkt is tot het checken van datum en geldigheid van een certificaat.
• Correspondentie met de leverancier over de juistheid van aangeleverde gegevens, zodat aantoonbaar is welke informatie is gevraagd en ontvangen.
• Een contractuele afspraak over de verdeling van verantwoordelijkheid tussen fabrikant en leverancier bij onjuiste gegevens, voor zover dat civielrechtelijk tussen partijen is overeengekomen.

Voor bedrijven die zelf geen fabrikant zijn maar wel meubels verhandelen, gelden andere aandachtspunten rond de herkomst van gegevens; zie welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van meubels voor die situatie. Wat er precies gebeurt als een fout in het paspoort wordt ontdekt nadat het product al op de markt is, staat beschreven bij wat gebeurt er als ik geen productpaspoort heb voor mijn meubels — dat gaat weliswaar over het ontbreken van een paspoort, maar de achterliggende toezichtmechanismen zijn ook relevant bij een paspoort met onjuiste inhoud.

Zolang de gedelegeerde handeling voor meubels nog niet is gepubliceerd, is niet met zekerheid te zeggen welke aansprakelijkheidsverdeling precies van toepassing zal zijn op meubelspecifieke gegevens. De algemene verdeling van rollen tussen fabrikant, importeur en toeleveringsketen ligt met de artikelen 9, 27 en 38 van de ESPR al wel vast.