Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van meubels?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR legt de verantwoordelijkheid voor het digitaal productpaspoort in de eerste plaats bij de fabrikant. Wie in dit verband precies als fabrikant geldt, is niet altijd vanzelfsprekend — een bedrijf dat meubels laat maken en onder eigen naam verkoopt, kan die rol evengoed krijgen als de partij die de meubels daadwerkelijk produceert. Bij twijfel is het de moeite waard om na te gaan of u volgens de ESPR geldt als importeur of fabrikant. Onder artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) liggen bij de fabrikant een aantal verplichtingen die hieronder per onderdeel zijn uitgewerkt.

Zorgen dat het product voldoet aan de eisen

De fabrikant zorgt ervoor dat het meubel is gemaakt en samengesteld volgens de eisen die voor de productgroep gelden zodra die van kracht zijn. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk dat de productie- en inkoopafdeling moeten weten welke informatie over materialen, onderdelen en herkomst nodig is, en dat die informatie op het moment van produceren al beschikbaar moet zijn — niet pas achteraf verzameld wordt.

Het digitaal productpaspoort opstellen en actueel houden

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft wat een digitaal productpaspoort moet bevatten en hoe het toegankelijk moet zijn via een datadrager, zoals een QR-code. De fabrikant is verantwoordelijk voor de inhoud van dat paspoort. Voor een middelgroot meubelbedrijf betekent dit dat er een vast proces moet zijn om paspoortgegevens te verzamelen, te controleren en te actualiseren bij elke wijziging in het product — een taak die vaak wordt onderschat omdat ze niet stopt bij de verkoop, maar doorloopt zolang het paspoort gehost wordt.

Technische documentatie bijhouden en beschikbaar houden

De fabrikant houdt technische documentatie aan die onderbouwt dat het product aan de eisen voldoet, en houdt die documentatie beschikbaar voor toezichthoudende autoriteiten. Voor een bedrijf van deze omvang betekent dit dat er een archief moet zijn — digitaal of op papier — waarin gegevens van leveranciers, testresultaten en materiaalverklaringen terug te vinden zijn, ook jaren na de verkoop.

Corrigerende maatregelen nemen bij non-conformiteit

Wanneer een fabrikant redenen heeft om aan te nemen dat een product niet aan de eisen voldoet, treft die de nodige corrigerende maatregelen of trekt het product zo nodig terug. Dit vraagt om een intern proces waarin signalen — van klachten tot eigen steekproeven — worden opgepakt en vastgelegd, met een duidelijke lijn wie binnen het bedrijf daarover beslist.

Samenwerken met markttoezichtautoriteiten

De fabrikant werkt mee aan verzoeken van toezichthoudende autoriteiten, onder meer door gevraagde informatie en documentatie te verstrekken. Praktisch betekent dit dat er iemand in de organisatie moet zijn die weet waar de documentatie staat en die bevoegd is om namens het bedrijf te reageren op een verzoek, zonder dat dit tot vertraging leidt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk steeds terug.

Een bedrijf verkoopt meubels onder een eigen merknaam, terwijl de productie is uitbesteed aan een derde partij. Beide partijen gaan er ieder van uit dat de ander verantwoordelijk is voor het paspoort, met als gevolg dat er helemaal geen paspoort wordt opgesteld. Dit speelt vooral bij het verkopen onder een eigen merk en bij de relatie tussen private label en fabrikant, waar de rolverdeling vooraf niet expliciet is afgesproken.

Een ander terugkerend probleem: de fabrikant zit buiten de EU en heeft geen zicht op de Europese verplichtingen, terwijl de Europese importeur ervan uitgaat dat het paspoort al klaarstaat. Wie in zo'n situatie welke rol krijgt, is uitgewerkt op de pagina over een fabrikant die buiten de Europese Unie zit.

Bij aanpassing of veredeling van een bestaand meubel — denk aan het laten stofferen, verven of ombouwen van een basisproduct — wordt vaak niet stilgestaan bij de vraag of dit een nieuwe fabrikantsrol met zich meebrengt. Dat kan gevolgen hebben voor wie het paspoort moet leveren; zie wanneer aanpassing van een bestaand product tot een nieuwe verantwoordelijkheid leidt.

Ook bij verkoop via een platform ontstaat verwarring: de marktplaats wordt soms ten onrechte gezien als verantwoordelijke partij, terwijl de verplichting in beginsel bij fabrikant of importeur blijft liggen.

Tot slot gaat het mis wanneer gegevens van een toeleverancier onjuist of onvolledig zijn, en niemand heeft vastgelegd wie voor de juistheid van die specifieke gegevens instaat.

Wat u kunt vastleggen

Een aantal afspraken en documenten helpt om de verantwoordelijkheid voor het paspoort intern en extern helder te maken:

• Een schriftelijke afspraak met de toeleverancier of producent over wie welke gegevens levert, inclusief een moment waarop gegevens worden herzien bij wijzigingen in het product.
• Een interne aanwijzing van de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor het actueel houden van het paspoort na de eerste publicatie.
• Een archief van technische documentatie en materiaalverklaringen, gekoppeld aan het productmodel waarop ze betrekking hebben.
• Een vastgelegde procedure voor het omgaan met signalen over non-conformiteit, met een aanwijzing wie intern beslist over corrigerende maatregelen.
• Een overzicht van wie binnen het bedrijf bevoegd is om te reageren op een verzoek van een toezichthoudende autoriteit.
• Bij private label of uitbesteding: een expliciete, schriftelijke vastlegging van welke partij optreedt als fabrikant in de zin van de ESPR, om te voorkomen dat de vraag wie aansprakelijk is bij foute gegevens van een leverancier pas achteraf wordt beantwoord.

Deze afspraken voorkomen niet dat er discussie kan ontstaan over de uitleg van de regels, maar ze zorgen ervoor dat binnen het bedrijf en tussen partners duidelijk is wie welk deel van het paspoort verzorgt en bewaakt.