Kuka on vastuussa kalusteiden tuotepassista?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

ESPR asettaa digitaalisen tuotepassin vastuun ensisijaisesti valmistajalle. Se, kuka tässä yhteydessä täsmälleen katsotaan valmistajiksi, ei ole aina selvää — yritys, joka tilaa huonekaluja valmistettavaksi ja myy ne omalla nimellään, voi saada tämän roolin yhtä hyvin kuin osapuoli, joka valmistaa huonekalut todellisuudessa. Epäselvyyden sattuessa kannattaa selvittää ovatko te ESPR:n mukaan tuontiyritys vai valmistaja. ESPR:n 27 artiklassa (asetus (EU) 2024/1781) määritellään useita velvoitteita, joita valmistajalle kuuluu ja jotka on käsitelty yksityiskohtaisesti alla.

Varmistaa, että tuote täyttää vaatimukset

Valmistaja varmistaa, että huonekalu on valmistettu ja koottu tuoteluokalle kuuluvien vaatimusten mukaisesti sillä hetkellä, kun nämä vaatimukset tulevat voimaan. 10–100 työntekijän yritykselle tämä käytännössä tarkoittaa sitä, että tuotanto- ja hankintatoiminnoilla on oltava tieto siitä, millaisia tietoja materiaaleista, osista ja alkuperästä tarvitaan, ja että nämä tiedot on oltava saatavilla tuotannon yhteydessä — eikä kerätä vasta jälkikäteen.

Digitaalisen tuotepassin laatiminen ja ajantasaistaminen

ESPR:n 9 artiklassa (asetus (EU) 2024/1781) määritellään, mitä digitaalinen tuotepassi on sisällettävä ja kuinka se on oltava saatavilla tietolähteen, kuten QR-koodin, kautta. Valmistaja on vastuussa passin sisällöstä. Keskisuurelle huonekaluyritykselle tämä käytännössä tarkoittaa sitä, että on oltava vakiintunut prosessi passin tietojen keräämiseen, tarkistamiseen ja päivittämiseen jokaisen tuotteen muutoksen yhteydessä — tehtävä, jonka merkitys usein aliarvioidaan, koska se ei pysähdy myyntiin vaan jatkuu niin kauan kuin passi on ylläpidolla.

Teknisen dokumentaation säilyttäminen ja saatavilla pitäminen

Valmistaja säilyttää teknistä dokumentaatiota, joka osoittaa, että tuote täyttää vaatimukset, ja pitää tämän dokumentaation saatavilla valvontaviranomaisille. Tämän kokoiselle yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että on oltava arkisto — digitaalinen tai paperinen — jossa toimittajajen tiedot, testitulokset ja materiaaliselostat ovat löydettävissä myös vuosia myynnin jälkeen.

Korjaavien toimenpiteiden toteuttaminen vaatimuksenmukaisuuden puuttuessa

Jos valmistajalla on syytä olettaa, että tuote ei täytä vaatimuksia, se toteuttaa tarvittavat korjaavat toimenpiteet tai vetää tuotteen tarvittaessa markkinoilta. Tämä edellyttää sisäistä prosessia, jossa signaalit — valituksista omiin otantatutkimuksiin — otetaan huomioon ja dokumentoidaan, ja on selvä linja siitä, kuka yrityksessä tekee päätöksen asiasta.

Yhteistyö markkinavalvontaviranomaisten kanssa

Valmistaja osallistuu valvontaviranomaisten pyyntöihin esimerkiksi toimittamalla pyydetyn tiedon ja dokumentaation. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiossa on oltava henkilö, joka tietää, missä dokumentaatio sijaitsee ja jolla on valtuudet vastata pyynnöstä yrityksen puolesta ilman, että tämä aiheuttaa viiveitä.

Missä menee pieleen käytännössä

Useat tilanteet toistuvat käytännössä säännöllisesti.

Yritys myy huonekaluja omalla tuotenimellä, vaikka tuotanto on ulkoistettu kolmannelle osapuolelle. Kumpikin osapuoli olettaa, että toinen on vastuussa passista, jolloin passia ei laadita ollenkaan. Tämä on erityisen yleistä omalla tuotenimellä tapahtuvan myynnin yhteydessä ja private label -tuotteen ja valmistajan välisen suhteenyhteydessä, joissa roolien jakauma ei ole sovittu etukäteen selvästi.

Toinen usein toistuva ongelma: valmistaja sijaitsee EU:n ulkopuolella eikä näe Euroopan velvoitteita, kun taas eurooppalainen tuontiyritys olettaa, että passi on jo valmis. Siitä, kuka tällaisessa tilanteessa saa minkä roolin, kerrotaan valmistaja, joka sijaitsee Euroopan Unionin ulkopuolella.

Kun omaisuuden muokkaamisesta tai jalostamisesta — ajattele verhoilua, maalausta tai perustuotteen muuntamista — usein ei pohdita, tuoko tämä mukanaan uuden valmistajan roolin. Tämä voi vaikuttaa siihen, kenen on toimittava passi; katso milloin olemassa olevan tuotteen muokkaaminen johtaa uuteen vastuuseen.

Myös alustan kautta tapahtuva myynti aiheuttaa sekaannusta: markkinapaikkaa pidetään joskus virheellisesti vastuullisena osapuolena, vaikka velvoite periaatteessa säilyy valmistajalla tai maahantuojalla.

Lopuksi asiat menevät pieleen, kun alihankkijan tiedot ovat virheelliset tai puutteelliset, eikä kukaan ole dokumentoinut, kuka vastaa näiden erityisten tietojen oikeellisuudesta.

Mitä voitte dokumentoida

Useat sopimukset ja asiakirjat auttavat tekemään passin vastuun selväksi sisäisesti ja ulkoisesti:

• Kirjallinen sopimus alihankkijan tai valmistajan kanssa siitä, kuka toimittaa mitä tietoja, mukaan lukien hetki, jolloin tiedot tarkistetaan tuotteen muuttuessa.
• Sisäinen nimeäminen henkilöstä tai osastosta, joka vastaa passin pitämisestä ajantasaisena ensimmäisen julkaisun jälkeen.
• Teknisen dokumentaation ja materiaaliselostelujen arkisto, sidottu tuotemallin kanssa, johon ne liittyvät.
• Dokumentoitu menettely ei-vaatimuksenmukaisuutta koskevien signaalien käsittelemiseksi, jonka mukaan ilmoitetaan, kuka sisäisesti päättää korjaavista toimenpiteistä.
• Yhteenveto siitä, kuka yrityksessä on valtuutettu vastaamaan valvontaviranomaisen pyyntöihin.
• Yksityisessä merkissä tai ulkoistamisessa: selkeä, kirjallinen dokumentointi siitä, mikä osapuoli toimii valmistajana ESPR:n merkityksessä, jotta vältetään, että kysymys kuka on vastuussa toimittajan virheellisistä tiedoista vastataan vasta jälkikäteen.

Nämä sopimukset eivät estä keskustelun syntymistä säännösten tulkinnasta, mutta ne varmistavat, että yrityksen sisällä ja kumppaneiden välillä on selkeää, kuka huolehtii passin mistäkin osasta ja valvoo sitä.