Chi è responsabile del passaporto digitale dei mobili?

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

L'ESPR attribuisce la responsabilità del digital product passport in primo luogo al fabbricante. Chi sia precisamente considerato fabbricante in questo contesto non è sempre ovvio — un'azienda che commissiona la produzione di mobili e li vende con il proprio marchio può assumere questo ruolo tanto quanto la parte che effettivamente produce i mobili. In caso di dubbio, vale la pena verificare se secondo l'ESPR siete classificati come importatore o fabbricante. Secondo l'articolo 27 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), il fabbricante ha una serie di obblighi che sono dettagliati di seguito per ciascun aspetto.

Garantire che il prodotto sia conforme ai requisiti

Il fabbricante assicura che il mobile sia realizzato e assemblato secondo i requisiti applicabili al gruppo di prodotti una volta che entrano in vigore. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, ciò significa in pratica che i reparti produzione e approvvigionamento devono sapere quali informazioni su materiali, componenti e provenienza sono necessarie, e tali informazioni devono essere disponibili al momento della produzione — non raccolte successivamente.

Compilare e mantenere aggiornato il digital product passport

L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive cosa deve contenere un digital product passport e come deve essere accessibile tramite un supporto dati, come un codice QR. Il fabbricante è responsabile del contenuto di tale passport. Per un'azienda di mobili di medie dimensioni, ciò significa che deve esserci un processo fisso per raccogliere, verificare e aggiornare i dati del passport ad ogni modifica del prodotto — un compito spesso sottovalutato perché non si ferma alla vendita, ma continua finché il passport è in hosting.

Conservare e mantenere disponibile la documentazione tecnica

Il fabbricante conserva la documentazione tecnica che attesta la conformità del prodotto ai requisiti e la mantiene disponibile per le autorità di vigilanza. Per un'azienda di queste dimensioni, ciò significa che deve esserci un archivio — digitale o cartaceo — in cui trovare i dati dei fornitori, i risultati dei test e le dichiarazioni di materiale, anche anni dopo la vendita.

Adottare misure correttive in caso di non conformità

Quando un fabbricante ha motivi di ritenere che un prodotto non sia conforme ai requisiti, adotta le necessarie misure correttive o, se necessario, ritira il prodotto dal mercato. Ciò richiede un processo interno in cui i segnali — dai reclami ai campionamenti interni — vengono raccolti e registrati, con una chiara linea di responsabilità su chi all'interno dell'azienda decide in merito.

Cooperare con le autorità di vigilanza del mercato

Il fabbricante collabora alle richieste delle autorità di vigilanza, tra l'altro fornendo le informazioni e la documentazione richieste. In pratica, ciò significa che deve esserci una persona nell'organizzazione che sappia dove si trova la documentazione e che sia autorizzata a rispondere a nome dell'azienda a una richiesta, senza causare ritardi.

Dove le cose vanno male nella pratica

Alcune situazioni si ripresentano regolarmente nella pratica.

Un'azienda vende mobili con un proprio marchio, mentre la produzione è affidata a terzi. Entrambe le parti presumono che l'altra sia responsabile del passport, con il risultato che nessun passport viene compilato. Questo accade soprattutto con la vendita con marchio proprio e con il rapporto tra private label e fabbricante, dove la ripartizione dei ruoli non è stata precedentemente concordata esplicitamente.

Un altro problema ricorrente: il fabbricante si trova fuori dall'UE e non ha visibilità degli obblighi europei, mentre l'importatore europeo presume che il passport sia già pronto. Chi in una tale situazione assume quale ruolo è illustrato sulla pagina riguardante un fabbricante che si trova fuori dall'Unione europea.

Quando si adatta o si migliora un mobile esistente — si pensi al rivestimento, alla verniciatura o alla conversione di un prodotto base — spesso non ci si sofferma a considerare se ciò comporti una nuova posizione di fabbricante. Ciò può avere conseguenze per chi deve fornire il passaporto; vedi quando l'adattamento di un prodotto esistente comporta una nuova responsabilità.

Anche nella vendita tramite piattaforma sorge confusione: il marketplace è talvolta erroneamente considerato la parte responsabile, mentre l'obbligo rimane in linea di principio presso il fabbricante o l'importatore.

Infine, le cose vanno male quando i dati di un fornitore sono inesatti o incompleti, e nessuno ha stabilito chi è responsabile dell'esattezza di tali dati specifici.

Ciò che potete documentare

Una serie di accordi e documenti aiuta a chiarire internamente ed esternamente la responsabilità del passaporto:

• Un accordo scritto con il fornitore o il produttore su quali dati fornisce ciascuna parte, incluso un momento in cui i dati vengono riesaminati in caso di modifiche al prodotto.
• Una designazione interna della persona o del dipartimento responsabile del mantenimento dell'attualità del passaporto dopo la prima pubblicazione.
• Un archivio della documentazione tecnica e delle dichiarazioni di materiale, collegato al modello di prodotto a cui si riferiscono.
• Una procedura stabilita per gestire i segnali di non conformità, con una designazione di chi internamente decide sulle misure correttive.
• Un elenco di chi è autorizzato all'interno dell'azienda a rispondere a una richiesta di un'autorità di sorveglianza.
• Per marchio privato o appalto: una registrazione esplicita e scritta di quale parte agisce come fabbricante secondo l'ESPR, per evitare che la domanda chi è responsabile in caso di dati errati di un fornitore sia risolta solo successivamente.

Questi accordi non impediscono che possano sorgere discussioni sull'interpretazione delle norme, ma garantiscono che all'interno dell'azienda e tra i partner sia chiaro chi si occupa e monitora quale parte del passaporto.