Hvem er ansvarlig for produktpasset for møbler?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR'en lægger ansvaret for det digitale produktpas primært på fabrikanten. Hvem der præcist anses for at være fabrikant i denne sammenhæng, er ikke altid selvindlysende — et firma, der får møbler produceret og sælger dem under eget navn, kan få denne rolle ligeså vel som den part, der faktisk fremstiller møblerne. I tilfælde af tvivl er det værd at undersøge om De ifølge ESPR'en anses som importør eller fabrikant. Efter artikel 27 i ESPR'en (Forordning (EU) 2024/1781) påhviler der fabrikanten en række forpligtelser, som er udspecificeret nedenfor punkt for punkt.

Sikre at produktet opfylder kravene

Fabrikanten sikrer, at møblet er fremstillet og samlet i overensstemmelse med de krav, der gælder for produktgruppen, når disse træder i kraft. For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder dette i praksis, at produktions- og indkøbsafdelingen skal vide, hvilke oplysninger om materialer, komponenter og oprindelse der er nødvendige, og at disse oplysninger skal være tilgængelige på tidspunktet for produktionen — ikke først indsamles efterfølgende.

Udarbejde og vedligeholde det digitale produktpas

Artikel 9 i ESPR'en (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver, hvad et digitalt produktpas skal indeholde, og hvordan det skal gøres tilgængeligt via en databærer, såsom en QR-kode. Fabrikanten er ansvarlig for indholdet af dette pas. For en mellemstor møbelvirksomhed betyder dette, at der skal være en fast procedure for at indsamle, kontrollere og opdatere pasoplysninger ved enhver ændring i produktet — en opgave, der ofte undervurderes, fordi den ikke slutter ved salget, men fortsætter, så længe paset hostes.

Vedligeholde og stille teknisk dokumentation til rådighed

Fabrikanten fører teknisk dokumentation, som dokumenterer, at produktet opfylder kravene, og stiller denne dokumentation til rådighed for tilsynsmyndighederne. For en virksomhed af denne størrelse betyder dette, at der skal være et arkiv — digitalt eller på papir — hvori leverandørdata, testresultater og materialeerklæringer kan findes, også år efter salget.

Træffe korrigerende foranstaltninger ved ikke-konformitet

Når en fabrikant har grund til at antage, at et produkt ikke opfylder kravene, træffer denne de nødvendige korrigerende foranstaltninger, eller tilbagekalder produktet om nødvendigt. Dette kræver en internt proces, hvor signaler — fra klager til egne stikprøver — bliver optaget og registreret, med en klar linje for, hvem inden for virksomheden, der beslutter herom.

Samarbejde med markedstilsynsmyndighederne

Fabrikanten samarbejder med anmodninger fra tilsynsmyndighederne, bl.a. ved at stille anmodet information og dokumentation til rådighed. Praktisk betyder dette, at der skal være personer i organisationen, der ved, hvor dokumentationen befinder sig, og som er bemyndiget til at reagere på vegne af virksomheden på en anmodning, uden at det forårsager forsinkelser.

Hvor det går galt i praksis

Et antal situationer gentager sig i praksis.

En virksomhed sælger møbler under eget mærke, mens produktionen er outsourcet til en tredjemand. Begge parter går ud fra, at den anden er ansvarlig for paset, med det resultat, at der slet ikke udarbejdes et pas. Dette gælder især for salget under eget mærke og for forholdet mellem private label og fabrikant, hvor rollerne ikke på forhånd er eksplicit aftalt.

Et andet gentagende problem: fabrikanten ligger uden for EU og har ingen indsigt i de europæiske forpligtelser, mens den europæiske importør går ud fra, at paset allerede foreligger. Hvem der får hvilken rolle i sådan en situation, er nærmere beskrevet på siden om en fabrikant, der ligger uden for Den Europæiske Union.

Ved tilpasning eller forarbejdning af et eksisterende møbel — tænk på polstring, maleri eller ombygning af et basisproduktet — bliver der ofte ikke taget stilling til spørgsmålet om, hvorvidt dette medfører en ny producentrolle. Det kan få konsekvenser for, hvem der skal levere passet; se hvornår tilpasning af et eksisterende produkt fører til et nyt ansvar.

Også ved salg via en platform opstår der forvirring: markedspladsen bliver nogle gange fejlagtigt betragtet som ansvarlig part, mens forpligtelsen i princippet forbliver hos producent eller importør.

Endelig går det galt, når oplysninger fra en leverandør er forkerte eller ufuldstændige, og der ikke er fastlagt, hvem der er ansvarlig for korrektheden af disse specifikke oplysninger.

Det, du kan fastsætte

En række aftaler og dokumenter hjælper med til at præcisere ansvar for passet internt og eksternt:

• En skriftlig aftale med leverandøren eller producenten om, hvem der leverer hvilke oplysninger, herunder et tidspunkt for gennemgang af oplysninger ved ændringer i produktet.
• En intern anvisning af den person eller afdeling, som er ansvarlig for at holde passet aktuelt efter første publikation.
• Et arkiv med teknisk dokumentation og materialerklæringer, knyttet til det produktmodel, som de vedrører.
• En fastlagt procedure for håndtering af signaler om manglende overensstemmelse, med anvisning af, hvem der internt beslutter om korrigerende foranstaltninger.
• Et overblik over, hvem inden for virksomheden, der er bemyndiget til at reagere på en anmodning fra en tilsynsmyndighed.
• Ved private label eller udlicitering: en eksplicit, skriftlig fastlæggelse af, hvilken part der optræder som producent i henhold til ESPR, for at undgå at spørgsmålet hvem der er ansvarlig ved forkerte leverandøroplysninger først bliver besvaret i efterhånden.

Disse aftaler forhindrer ikke, at der kan opstå diskussion om fortolkningen af reglerne, men de sikrer, at det inden for virksomheden og mellem partnere er klart, hvem der tager sig af og overvåger hvilken del af passet.