Кой е отговорен за продуктовия паспорт на мебелите?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

ESPR възлага отговорността за цифровия продуктен паспорт преди всичко на производителя. Кой точно се счита за производител в този контекст, не винаги е очевидно — компания, която поръчва производството на мебели и ги продава под собствено име, може да получи тази роля точно както и страната, която действително произвежда мебелите. При съмнение е полезно да се провери дали според ESPR се считате за вносител или производител. Съгласно член 27 на ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) производителят носи редица задължения, които са разработени по-долу по раздели.

Осигуряване, че продуктът отговаря на изискванията

Производителят гарантира, че мебелът е произведен и събран в съответствие с изискванията, които се прилагат за съответната группа продукти, когато влезат в сила. За компания с 10 до 100 служители това на практика означава, че отдел производство и набавки трябва да знаят каква информация за материали, компоненти и произход е необходима и че тази информация трябва да бъде наличка към момента на производство — а не събирана впоследствие.

Изготвяне и актуализиране на цифровия продуктен паспорт

Член 9 на ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) описва какво трябва да съдържа цифровия продуктен паспорт и как трябва да е достъпен чрез носител на данни, като QR код. Производителят отговаря за съдържанието на този паспорт. За средна мебелна компания това означава, че трябва да съществува постоянен процес за събиране, проверка и актуализиране на данни за паспорта при всяка промяна в продукта — задача, която често е подцененена, защото не свършва при продажба, а продължава, докато паспортът се хоства.

Водене и поддържане на техническа документация

Производителят води техническа документация, която доказва, че продуктът отговаря на изискванията, и поддържа тази документация на разположение на надзорните органи. За компания от този размер това означава, че трябва да съществува архив — цифров или хартиен — в който могат да се намерят данни на доставчици, резултати от тестване и декларации за материали, дори години след продажба.

Вземане на коригиращи мерки при несъответствие

Когато производител има основания да предположи, че продукт не отговаря на изискванията, той предприема необходимите коригиращи мерки или оттегля продукта, ако е необходимо. Това изисква вътрешен процес, в който сигналите — от оплаквания до собствено проверяване — се улавят и регистрират, с ясна линия кой в компанията взема решение по това.

Сътрудничество с органите за надзор на пазара

Производителят сътрудничи на искания на надзорните органи, включително като предоставя поискана информация и документация. На практика това означава, че трябва да има човек в организацията, който знае къде се намира документацията и който е правомощен да отговори на поискане от името на компанията, без това да причинява закъснение.

Където обикновено се допускат грешки

Редица ситуации се повтарят в практиката.

Компания продава мебели под собствена марка, докато производството е отдадено на трета страна. И двете страни приемат, че другата е отговорна за паспорта, в резултат на което не се изготвя паспорт. Това се случва особено при продажба под собствена марка и при отношението между private label и производител, където разпределението на ролите не е договорено явно предварително.

Друг често повтарящ се проблем: производителят е извън ЕС и няма представа за европейските задължения, докато европейския вносител предполага, че паспортът вече е готов. Кой получава каква роля в такава ситуация, е разработено на страницата за производител, който е извън Европейския съюз.

При промяна или усъвършенстване на съществуващо мебел — помислете на тапицирането, боядисването или преобразуването на базов продукт — често не се обсъжда дали това представлява нова роля на производител. Това може да има последствия за това кой трябва да доставя паспорта; вижте когато промяна на съществуващ продукт води до нова отговорност.

Също така при продажба чрез платформа възниква объркване: пазарното място понякога неправилно се разглежда като отговорна страна, докато задължението по принцип остава при производител или вносител.

Накрая възникват проблеми, когато данните от доставчик са неправилни или непълни, и никой не е задокумент кой отговаря за точността на тези конкретни данни.

Какво можете да документирате

Редица споразумения и документи помагат за яснота на отговорността за паспорта вътрешно и външно:

• Писмено споразумение с доставчика или производител относно това кой какви данни доставя, включително момент, когато данните се преглеждат при промени в продукта.
• Вътрешна назначаване на лицето или отдела, отговорни за актуалността на паспорта след първоначалното издаване.
• Архив на техническа документация и декларации за материали, свързани с модела на продукта, към който се отнасят.
• Задокументирана процедура за справяне със сигнали за несъответствие, с назначаване на лицето, което вътрешно решава за коригиращи мерки.
• Преглед на това кой в компанията е упълномощен да отговори на искане от компетентен орган.
• При частна марка или външен ресурс: изрично, писмено задокумент кое лице или организация действа като производител по смисъла на ESPR, за да се избегне че въпросът кой отговаря при неправилни данни от доставчик се отговаря едва впоследствие.

Тези споразумения не предотвратяват възможността за спор относно тълкуването на правилата, но осигуряват яснота вътрешно в компанията и между партньорите относно това кой каква част от паспорта подготвя и надзирава.