Ki a felelős a bútorok digitális termékazonosításáért?

Mit kell konkrétan tennie

Mit várunk önöktől

Az ESPR elsősorban a gyártóra helyezi a digitális termékútlevél felelősségét. Az, hogy ebben az összefüggésben pontosan ki minősül gyártónak, nem mindig magától értetődő — egy olyan vállalkozás, amely bútorokat készíttet és saját neve alatt értékesít, ugyanúgy betöltheti ezt a szerepet, mint az a fél, amely a bútorok tényleges előállítását végzi. Kétség esetén érdemes megvizsgálni hogy az ESPR szerint Ön importőrnek vagy gyártónak számít-eAz ESPR 27. cikke (2024/1781 EU rendelet) alapján a gyártót számos kötelezettség terheli, amelyeket az alábbiakban részletezünk.

Biztosítsa a termék megfelelőségét

A gyártó gondoskodik arról, hogy a bútor a termékkategóriára vonatkozó követelményeknek megfelelően készüljön és összeállítva legyen, amint azok hatályba lépnek. 10–100 fős vállalkozás számára ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a termelési és beszerzési osztálynak tudnia kell, mely információkra van szükség az anyagokról, alkatrészekről és forrásról, és ezeknek az információknak már a termelés időpontjában rendelkezésre kell állniuk — nem pedig később kerülnek összegyűjtésre.

A digitális termékútlevél elkészítése és naprakészen tartása

Az ESPR 9. cikke (2024/1781 EU rendelet) leírja, hogy a digitális termékútlevélnek mit kell tartalmaznia, és hogyan kell azt adathordozó (például QR-kód) útján elérhetővé tenni. A gyártó felelős az útlevél tartalmáért. Egy közepes méretű bútorvállalkozat számára ez azt jelenti, hogy olyan rögzített folyamatnak kell lennie az útlevél adatainak összegyűjtésére, ellenőrzésére és frissítésére minden termékváltozáskor — olyan feladat, amelyet gyakran alulbecsülnek, mert nem fejeződik be az értékesítéssel, hanem addig tart, amíg az útlevelet tárolják.

Technikai dokumentáció vezetése és rendelkezésre bocsátása

A gyártó olyan technikai dokumentációt vezet, amely alátámasztja a termék követelménynek való megfelelőségét, és ezt a dokumentációt rendelkezésre bocsátja a felügyeleti hatóságok számára. Ennél a méretű vállalkozat számára ez azt jelenti, hogy rendelkezni kell egy archívummal — digitális vagy papír alapú —, amelyből a szállítói adatok, vizsgálati eredmények és anyagdeklarációk megtalálhatók az értékesítés után évekkel is.

Korrekciós intézkedések meghozatala a nem-megfelelőség esetén

Ha a gyártónak oka van feltételezni, hogy egy termék nem felel meg a követelményeknek, meghozza a szükséges korrekciós intézkedéseket, vagy szükség esetén visszavonja a terméket. Ez egy olyan belső folyamatot igényel, amelyben a jelek — a panaszokból a saját mintavételezésig — rögzítésre kerülnek, és egyértelmű a szabály, hogy ki dönt erről a vállalkozáson belül.

Együttműködés a piacfelügyeleti hatóságokkal

A gyártó együttműködik a felügyeleti hatóságok kéréseivel, többek között a kért információ és dokumentáció biztosítása révén. Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy az szervezetben valakinek tudnia kell, hol található a dokumentáció, és felhatalmazott arra, hogy a vállalkozás nevében válaszoljon egy kérésre, anélkül, hogy ez késedelemhez vezetne.

Ahol a gyakorlatban hibák fordulnak elő

A gyakorlatban számos helyzet ismétlődik.

Egy vállalkozás bútorok értékesítésére egy saját márkanév alatt, míg a termelést kiszervezik egy harmadik félnek. Mindkét fél azt feltételezi, hogy a másik felelős az útlevélért, ami azt eredményezi, hogy egyáltalán nem készül útlevél. Ez különösen a saját márka alatt történő értékesítés és a privát márkacímkézés és a gyártó közötti kapcsolatesetén fordul elő, ahol a szerepek megosztása előzetesen nincs kifejezetten megállapodva.

Egy másik visszatérő probléma: a gyártó az EU-n kívül helyezkedik el, és nincs rálátása az európai kötelezettségekre, miközben az európai importőr azt feltételezi, hogy az útlevél már elkészült. A gyakorlatban azt, hogy ilyen helyzetben kinek milyen szerepe van, részletezünk a az Európai Unión kívül helyezkedő gyártó.

A meglévő bútor módosítása vagy nemesítése során — gondoljunk a kárpitozásra, festésre vagy egy alapprodukt átépítésére — gyakran nem vetik fel azt a kérdést, hogy ez új gyártói szerepet von-e maga után. Ennek következményei lehetnek arra nézve, hogy ki köteles az útlevelet szolgáltatni; lásd amikor egy meglévő termék módosítása új felelősséggel jár.

A platform keresztül történő értékesítés esetén is zavar keletkezik: a piacteret néha tévesen tekintik felelős félnek, holott a kötelezettség elvileg a gyártónál vagy az importőrnél marad.

Végül akkor történik hiba, amikor egy beszállító adatai helytelen vagy hiányos, és senki sem jegyezte le, hogy ki felel az adott adatok helyességéért.

Mit lehet rögzíteni

Számos megállapodás és dokumentum segít a passzport iránti felelősség belső és külső szintjén világossá tételében:

• A beszállítóval vagy termelővel kötött írásbeli megállapodás arról, hogy ki mely adatokat szolgáltatja, beleértve azt az időpontot is, amikor az adatokat felülvizsgálják a termékmódosítások esetén.
• A passzport első közzétételét követően annak naprakészségét biztosítandó felelős személyről vagy osztályról szóló belső utasítás.
• Műszaki dokumentáció és anyagnyilatkozatok archívuma, amely a rájuk vonatkozó termékmodellhez kapcsolódik.
• Az összhangtalanságra vonatkozó jelzésekre vonatkozó meghatározott eljárás, azzal, hogy ki jelölt ki, aki belsőleg dönt a korrekciós intézkedésekről.
• Az áttekintése annak, hogy a vállalaton belül ki jogosult egy felügyeleti hatóság kérésére válaszolni.
• Saját márkájú termék vagy alvállalkozás esetén: annak kifejezett, írásbeli rögzítése, hogy mely fél működik közre gyártóként az ESPR értelmében, hogy elkerüljék azt a helyzetet, hogy a kérdést aki felel egy beszállító téves adataiért csak később válaszolják meg.

Ezek a megállapodások nem akadályozzák meg, hogy vita alakuljon ki a szabályok értelmezésével kapcsolatban, de biztosítják, hogy a vállalaton belül és a partnerek között egyértelmű legyen, hogy ki mely része gondoskodik a passzportról és figyelemmel kíséri azt.