Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR maakt onderscheid tussen de fabrikant en de importeur, en dat onderscheid bepaalt wie welke verplichting draagt. Een bedrijf dat meubels zelf ontwerpt of laat produceren en onder eigen naam op de markt brengt, geldt doorgaans als fabrikant. Een bedrijf dat meubels van buiten de EU haalt en als eerste in de EU op de markt brengt, geldt doorgaans als importeur. Wie geen van beide is — bijvoorbeeld een partij die kant-en-klare meubels van een EU-fabrikant doorverkoopt — valt onder een ander regime, dat van de distributeur of handelaar; welke verplichtingen een distributeur of handelaar van meubels heeft staat daar afzonderlijk beschreven.

Verplichtingen van de fabrikant (artikel 27)

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de fabrikant de verplichting op om te zorgen dat het product voldoet aan de geldende ecodesign-eisen en dat het productpaspoort aanwezig, juist en compleet is. Voor een meubelbedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat de technische documentatie, materiaalsamenstelling en herkomstgegevens van onderdelen op orde moeten zijn voordat een meubelstuk de fabriek verlaat. Wie zelf produceert of laat produceren onder eigen merk, is voor de wet de fabrikant — ook als de productie is uitbesteed. Dat laatste punt komt regelmatig terug bij bedrijven die meubels onder hun eigen merk verkopen zonder zelf een fabriekshal te hebben.

Verplichtingen van de importeur (artikel 29)

Artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft de verplichting van de importeur om te controleren dat de fabrikant buiten de EU zijn taak heeft gedaan: het productpaspoort moet er zijn, en de conformiteit moet aantoonbaar zijn, voordat het meubel de EU-markt bereikt. Voor een importbedrijf betekent dit dat er niet blind vertrouwd kan worden op wat de buitenlandse leverancier meelevert — de controle en, waar nodig, het aanvullen van gegevens ligt bij de importeur zelf. Bij een fabrikant die buiten de EU zit is dit vaak het scharnierpunt: de importeur wordt in de praktijk het eerste aanspreekpunt voor de juistheid van het paspoort, ook al is de data oorspronkelijk door een ander aangeleverd.

Wanneer de rol verschuift

Een bedrijf dat begint als handelaar kan door eigen handelen alsnog fabrikant worden. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een bestaand meubelstuk wordt aangepast of veredeld op een manier die de eigenschappen wijzigt — een ander onderstel, een andere bekleding met andere materiaaleigenschappen, of een wijziging die relevant is voor de ecodesign-eisen. Of dat in een concreet geval zo werkt, hangt af van wat er precies verandert; wanneer aanpassing van een bestaand product tot het fabrikantschap leidt gaat daar verder op in.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties keert steeds terug bij meubelbedrijven die voor het eerst met deze indeling te maken krijgen.

Een bedrijf laat meubels produceren bij een fabriek in Vietnam of China en verkoopt ze onder een eigen merknaam in de EU. Het bedrijf ziet zichzelf als "gewoon een handelaar", terwijl de rol voor de wet die van importeur is — met de bijbehorende controleplicht op het paspoort.

Een meubelmaker koopt onderdelen (poten, scharnieren, bekledingsstof) bij losse toeleveranciers en monteert het eindproduct zelf. Het bedrijf denkt dat het paspoort door de toeleveranciers wordt geregeld, terwijl de eindverantwoordelijkheid voor het complete paspoort bij de fabrikant van het eindproduct ligt — degene die het meubel samenstelt en op de markt brengt.

Een importbedrijf ontvangt van de buitenlandse fabriek een paspoort dat oppervlakkig compleet lijkt, maar waarin materiaalgegevens onjuist of verouderd zijn. Omdat de importeur dit niet controleert vóór het meubel wordt verkocht, ontstaat een probleem dat pas achteraf aan het licht komt — vaak bij een klacht of een controle. Wie zich hierin herkent: wie aansprakelijk is bij foute gegevens van een leverancier in het paspoort beschrijft hoe die verantwoordelijkheid ligt.

Een private label-constructie waarbij een winkelketen een fabrikant vraagt om meubels onder de naam van de keten te produceren. Beide partijen denken dat de ander verantwoordelijk is voor de paspoortgegevens, terwijl de rolverdeling vastligt in wie feitelijk als fabrikant geldt. Dit speelt zo vaak dat er een aparte pagina over is: wie de paspoortgegevens moet leveren bij private label meubels.

Een bedrijf verkoopt via een eigen webshop én via een online marktplaats, en gaat ervan uit dat de marktplaats de paspoortverplichting overneemt. Dat is niet automatisch het geval; wat het productpaspoort betekent bij verkoop via een online marktplaats laat zien waar de verantwoordelijkheid dan ligt.

Wat u kunt vastleggen

• Een interne notitie waarin wordt vastgelegd welke rol het bedrijf inneemt per productlijn — fabrikant, importeur of handelaar — met de onderbouwing daarvoor (wie ontwerpt, wie produceert, wie brengt als eerste op de EU-markt).
• Afspraken met toeleveranciers over wie welke materiaal- en herkomstgegevens aanlevert, en in welk formaat, zodat deze bij het samenstellen van het paspoort niet ontbreken.
• Een overzicht van alle buitenlandse fabrikanten waarmee wordt samengewerkt, inclusief de vraag wie namens hen als importeur optreedt en die rol op zich neemt.
• Contractuele afspraken met een private label-fabrikant over wie de paspoortgegevens aanlevert en wie deze controleert vóór verkoop.
• Een vaste werkwijze voor het controleren van binnenkomende paspoortgegevens bij import, inclusief wat er gebeurt als gegevens ontbreken of onjuist lijken.
• Documentatie van elke aanpassing aan een bestaand product, met de vraag of deze aanpassing het bedrijf tot fabrikant maakt.

Wie deze rolverdeling niet vastlegt, loopt niet alleen het risico op een onvolledig paspoort, maar ook op onduidelijkheid bij een eventuele controle over wie waarvoor aanspreekbaar is. Wie precies verantwoordelijk is voor het productpaspoort van meubels geeft daarvoor het bredere kader, en wat er praktisch gebeurt als deze zaken niet op orde zijn staat beschreven bij wat er gebeurt als er geen productpaspoort is voor de meubels.