Czy jestem importerem czy producentem według ESPR?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

ESPR robi rozróżnienie między producentem a importerem, i to rozróżnienie określa, kto ma jakie obowiązki. Przedsiębiorstwo, które projektuje meble lub zleca ich produkcję i wprowadza je na rynek pod własną nazwą, uważa się zwykle za producenta. Przedsiębiorstwo, które sprowadza meble spoza UE i jako pierwsze wprowadza je na rynek UE, uważa się zwykle za importera. Kto nie jest żadnym z powyższych — na przykład strona, która odsprzedaje gotowe meble od producenta z UE — podlega innemu reżimowi, mianowicie reżimowi dystrybutora lub handlowca; jakie obowiązki ma dystrybutor lub handlowiec zajmujący się meblami opisano osobno.

Obowiązki producenta (artykuł 27)

Artykuł 27 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) nakłada na producenta obowiązek zapewnienia, że produkt spełnia obowiązujące wymagania ecodesign i że paszport produktu jest obecny, dokładny i kompletny. Dla przedsiębiorstwa meblarskiego zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to praktycznie, że dokumentacja techniczna, skład materiałowy i dane dotyczące pochodzenia części składowych muszą być w porządku, zanim mebel opuści fabrykę. Kto sam produkuje lub zleca produkcję pod własną marką, jest dla prawa producentem — nawet jeśli produkcja jest zlecona na zewnątrz. Ten ostatni punkt pojawia się regularnie u przedsiębiorstw, które sprzedają meble pod własną marką bez posiadania własnej hali fabrycznej.

Obowiązki importera (artykuł 29)

Artykuł 29 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje obowiązek importera do sprawdzenia, że producent poza UE wykonał swoje zadanie: paszport produktu musi być dostępny, a zgodność musi być udowodniona, zanim mebel trafi na rynek UE. Dla przedsiębiorstwa importerskiego oznacza to, że nie można ślepo ufać temu, co dostarcza zagraniczna dostawca — kontrola i, w razie potrzeby, uzupełnienie danych spoczywa na samym importerze. Przy producencie, który znajduje się poza UE jest to często punkt przegubowy: importer staje się w praktyce pierwszym interlocutorem odpowiadającym za dokładność paszportu, nawet jeśli dane zostały pierwotnie dostarczone przez inną stronę.

Gdy rola się zmienia

Przedsiębiorstwo, które zaczyna jako handlowiec, może poprzez własne działania stać się producentem. Dzieje się tak na przykład, gdy istniejący mebel jest przebudowywany lub ulepszany w taki sposób, że zmienia się jego właściwości — inne podwozie, inne obicie o innych właściwościach materiałowych, lub zmiana, która jest istotna dla wymagań ecodesign. To, czy w konkretnym przypadku tak się dzieje, zależy od tego, co dokładnie się zmienia; kiedy dostosowanie istniejącego produktu prowadzi do bycia producentem opisano dalej.

Gdzie pada w praktyce

Szereg sytuacji pojawia się regularnie u przedsiębiorstw meblarskich, które po raz pierwszy mają do czynienia z tym podziałem.

Przedsiębiorstwo zleca produkcję mebli w fabryce w Wietnamie lub Chinach i sprzedaje je pod własną marką w UE. Przedsiębiorstwo widzi siebie jako "zwykłego handlowca", a rola dla prawa to rola importera — z związanym z tym obowiązkiem kontroli paszportu.

Producent mebli kupuje części (nogi, zawiasy, tkaninę obiciową) u różnych dostawców i montuje sam produkt końcowy. Przedsiębiorstwo sądzi, że paszport jest zatwierdzany przez dostawców, podczas gdy całkowita odpowiedzialność za kompletny paszport spoczywa na producencie produktu końcowego — osobie, która montuje mebel i wprowadza go na rynek.

Przedsiębiorstwo importerskie otrzymuje od zagranicznej fabryki paszport, który wydaje się powierzchownie kompletny, ale zawiera błędne lub nieaktualne dane materiałowe. Ponieważ importer tego nie sprawdza przed sprzedażą mebla, pojawia się problem, który odkrywa się dopiero później — często w wyniku skargi lub kontroli. Jeśli się tu rozpoznajesz: kto odpowiada za błędne dane dostawcy w paszporcie opisuje, jak rozłożona jest ta odpowiedzialność.

Konstrukcja private label, w której sieć handlowa prosi producenta o wytworzenie mebli pod nazwą sieci. Obie strony uważają, że druga strona odpowiada za dane paszportu, podczas gdy podział ról jest jasno określony w tym, kto faktycznie jest uznawany za producenta. Problem ten pojawia się na tyle często, że ma dedykowaną stronę: kto musi dostarczyć dane paszportu w przypadku mebli private label.

Przedsiębiorstwo sprzedaje przez własny sklep internetowy i za pośrednictwem internetowej platformy handlowej, i zakłada, że platforma handlowa przejmuje obowiązek paszportu. Nie jest to automatyczne; co paszport produktu oznacza przy sprzedaży za pośrednictwem internetowej platformy handlowej pokazuje, gdzie leży wówczas odpowiedzialność.

Co można rejestrować

• Notatka wewnętrzna, w której dokumentuje się, jaką rolę przedsiębiorstwo pełni dla każdej linii produktów — producenta, importera lub dystrybutora — wraz z uzasadnieniem (kto projektuje, kto produkuje, kto jako pierwszy wprowadza na rynek UE).
• Umowy z dostawcami dotyczące tego, kto dostarcza jakie dane dotyczące materiałów i pochodzenia oraz w jakim formacie, aby dane te nie zabrakło przy opracowaniu paszportu.
• Przegląd wszystkich zagranicznych producentów, z którymi się współpracuje, łącznie z pytaniem, kto w ich imieniu pełni rolę importera i przejmuje tę rolę.
• Umowne ustalenia z producentem private label dotyczące tego, kto dostarcza dane paszportu i kto je weryfikuje przed sprzedażą.
• Ustalone procedury weryfikacji przychodzących danych paszportu przy imporcie, łącznie z tym, co się dzieje, jeśli brakuje danych lub wydają się nieprawidłowe.
• Dokumentacja każdej modyfikacji istniejącego produktu z pytaniem, czy modyfikacja ta czyni przedsiębiorstwo producentem.

Ci, którzy nie dokumentują tego podziału ról, nie tylko ryzykują niepełny paszport, ale także brak jasności podczas ewentualnej kontroli dotyczącej tego, za co każda strona jest odpowiedzialna. Kto dokładnie odpowiada za paszport produktu mebli podaje szerszą ramę, a to, co praktycznie się dzieje, gdy te sprawy nie są w porządku, opisano w co się dzieje, jeśli nie ma paszportu produktu dla mebli.