Qui est responsable du passeport produit du meuble ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce que l'on attend de vous

Le RGPD confère au fabricant la responsabilité première du passeport numérique des produits. Celui qui, dans ce contexte, est exactement considéré comme fabricant n'est pas toujours évident — une entreprise qui fait fabriquer des meubles et les vend sous son propre nom peut tout aussi bien endosser ce rôle que la partie qui fabrique réellement les meubles. En cas de doute, il vaut la peine de vérifier si vous êtes considéré comme importateur ou fabricant selon le RGPD. En vertu de l'article 27 du RGPD (Règlement (UE) 2024/1781), le fabricant est soumis à un certain nombre d'obligations, qui sont détaillées ci-après par domaine.

S'assurer que le produit est conforme aux exigences

Le fabricant veille à ce que le meuble soit fabriqué et assemblé conformément aux exigences applicables au groupe de produits dès leur entrée en vigueur. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie concrètement que les départements de production et d'approvisionnement doivent savoir quelles informations sur les matériaux, les composants et l'origine sont nécessaires, et que ces informations doivent être disponibles au moment de la production — et non pas collectées ultérieurement.

Élaborer et maintenir à jour le passeport numérique des produits

L'article 9 du RGPD (Règlement (UE) 2024/1781) décrit le contenu que doit avoir un passeport numérique des produits et la manière dont il doit être accessible via un vecteur de données, tel qu'un code QR. Le fabricant est responsable du contenu de ce passeport. Pour une PME de meubles de taille moyenne, cela signifie qu'il doit y avoir un processus établi pour collecter, vérifier et mettre à jour les données du passeport à chaque modification du produit — une tâche souvent sous-estimée car elle ne s'arrête pas à la vente, mais se poursuit tant que le passeport est hébergé.

Tenir et mettre à disposition la documentation technique

Le fabricant tient une documentation technique qui justifie que le produit est conforme aux exigences et la met à disposition des autorités chargées de la surveillance du marché. Pour une entreprise de cette taille, cela signifie qu'il doit y avoir une archive — numérique ou papier — contenant les données des fournisseurs, les résultats des tests et les déclarations de matériaux, également plusieurs années après la vente.

Prendre des mesures correctives en cas de non-conformité

Lorsqu'un fabricant a des raisons de croire qu'un produit n'est pas conforme aux exigences, il prend les mesures correctives nécessaires ou retire le produit si nécessaire. Cela nécessite un processus interne dans lequel les signaux — des réclamations aux échantillonnages internes — sont saisis et enregistrés, avec une ligne claire sur qui, au sein de l'entreprise, en décide.

Coopérer avec les autorités chargées de la surveillance du marché

Le fabricant collabore aux demandes des autorités chargées de la surveillance du marché, notamment en fournissant les informations et la documentation demandées. Concrètement, cela signifie qu'il doit y avoir quelqu'un dans l'organisation qui sait où se trouve la documentation et qui est habilité à répondre à une demande au nom de l'entreprise, sans que cela n'entraîne de retard.

Où ça pose problème dans la pratique

Un certain nombre de situations se répètent régulièrement dans la pratique.

Une entreprise vend des meubles sous une marque propre, tandis que la production a été sous-traitée à un tiers. Chacune des deux parties suppose que l'autre est responsable du passeport, ce qui fait qu'aucun passeport n'est élaboré. Cela se produit notamment lors de la vente sous une marque propre et dans la relation entre marque de distributeur et fabricant, où la répartition des rôles n'a pas été explicitement convenus au préalable.

Un autre problème récurrent : le fabricant est situé en dehors de l'UE et n'a pas connaissance des obligations européennes, tandis que l'importateur européen suppose que le passeport est déjà prêt. Qui assume quel rôle dans une telle situation est expliqué sur la page relative à un fabricant qui est situé en dehors de l'Union européenne.

Lors de la modification ou de l'amélioration d'un meuble existant — pensez à la tapisserie, la peinture ou la reconfiguration d'un produit de base — on ne s'interroge souvent pas sur la question de savoir si cela entraîne un nouveau rôle de fabricant. Cela peut avoir des conséquences pour celui qui doit fournir le passeport; voir quand la modification d'un produit existant entraîne une nouvelle responsabilité.

De même, lors de la vente par l'intermédiaire d'une plateforme, une confusion se crée : le marché est parfois à tort considéré comme la partie responsable, alors que l'obligation incombe en principe au fabricant ou à l'importateur.

Enfin, les choses s'aggravent lorsque les données d'un fournisseur sont inexactes ou incomplètes, et que personne n'a établi qui est responsable de l'exactitude de ces données spécifiques.

Ce que vous pouvez documenter

Un certain nombre d'accords et de documents aident à clarifier la responsabilité du passeport en interne et en externe :

• Un accord écrit avec le fournisseur ou le producteur concernant les données que chacun fournit, y compris un moment où les données seront révisées en cas de modifications du produit.
• Une désignation interne de la personne ou du département responsable de la mise à jour du passeport après la première publication.
• Une archive de la documentation technique et des déclarations de matériaux, liée au modèle de produit auquel elle se rapporte.
• Une procédure établie pour traiter les signalements de non-conformité, avec la désignation de la personne qui décide en interne des mesures correctives.
• Un aperçu de qui, au sein de l'entreprise, est autorisé à répondre à une demande d'une autorité de surveillance.
• En cas de marque de distributeur ou de sous-traitance : une consignation explicite et écrite de la partie qui agit en tant que fabricant au sens du ESPR, afin d'éviter que la question qui est responsable en cas de données incorrectes d'un fournisseur soit résolue que rétroactivement.

Ces accords ne préviennent pas qu'une discussion puisse surgir sur l'interprétation des règles, mais ils garantissent qu'au sein de l'entreprise et entre les partenaires, il soit clair qui s'occupe et surveille quelle partie du passeport.