Mój producent находится poza UE — kto w takim razie zarządza kartą produktu?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pani/Pana oczekuje

Gdy producent mebli spoza Unii Europejskiej wprowadza je na rynek europejski, uzyskuje pozycję, która nie jest nieobowiązkowa. ESPR bowiem rozróżnia między tym, kto wytwarzaoprodukt, a tym, kto faktycznie wprowadza go na rynek unijny, a w przypadku producenta spoza UE te dwie role się nie pokrywają. Obowiązki wówczas przypadają dwóm podmiotom: importerowi w UE oraz ewentualnie upoważnionemu przedstawicielowi, którego wyznacza sam producent. Czy przedsiębiorstwo faktycznie podlega tym obowiązkom, zależy od dokładnej roli, jaką pełni — zostało to rozwinięte na Czy jestem importerem czy producentem według ESPR?.

Importer kontroluje produkt, zanim trafi na rynek

Artykuł 29 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) nakłada na importera zadanie kontrolne: sprawdzenie, czy producent spoza UE ma wszystko w porządku, zanim meble będą sprzedawane w UE. W praktyce oznacza to, że importer zatrudniający od 10 do 100 pracowników nie może zadowolić się jedynie sprzedażą dalej tego, co otrzymał. Sprawdza się, czy obecny jest cyfrowy paszport produktu, czy deklaracja zgodności jest poprawna oraz czy istnieje dokumentacja techniczna. Dla importera, który dotychczas myślał przede wszystkim logistycznie i handlowo — zamawianie, uregulowanie formalności celnych, sprzedaż dalej — pojawia się tutaj dodatkowe zadanie kontrolne wymagające znajomości przepisów.

Importer dba o to, aby paszport faktycznie istniał i pozostał przy produkcie

Chodzi nie tylko o jednorazową kontrolę przy wejściu towaru. Artykuł 29 oczekuje od importera, że paszport zostanie przy produkcie tak długo, jak pozostaje on na rynku, a jego własne dane (nazwa, adres, dane kontaktowe) są prawidłowo podane przy produkcie. Dla przedsiębiorstwa zamawiającego u wielu producentów spoza UE oznacza to, że dla każdej linii produktów musi istnieć ustalona procedura sprawdzenia, czy paszport pozostaje aktualny — także po zmianie w asortymencie lub modyfikacji produktu.

Producent może wyznnaczyć upoważnionego przedstawiciela

Artykuł 28 ESPR daje producentowi spoza UE możliwość wyznaczenia upoważnionego przedstawiciela w UE, który w jego imieniu wykonuje obowiązki wynikające z rozporządzenia. Może to być importer, ale nie musi — może to być również odrębny podmiot, który przejmuje tę rolę, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa określającego, które dokładnie zadania są delegowane. Dla średniej wielkości przedsiębiorstwa, które rozważa pełnienie tej roli, stanowi to odpowiedzialność wykraczającą poza formalność: upoważniony przedstawiciel odpowiada za zadania zawarte w pełnomocnictwie.

W UE zawsze potrzebny jest punkt kontaktowy

Istota artykułów 28 i 29 razem polega na tym, że nigdy nie może dojść do sytuacji, w której meble znajdują się na rynku unijnym, a w UE nikt nie jest odpowiedzialny za paszport produktu. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że zanim zamawiania u producenta spoza UE, ustala się, kto pełni tę rolę: sam importer, czy wyznaczony upoważniony przedstawiciel. Bez tej jasności powstaje luka, która nie zostanie automatycznie wypełniona przez producenta spoza UE — bowiem ten pozostaje poza bezpośrednim zasięgiem unijnych przepisów.

Gdzie pada w praktyce

Importer zakłada, że producent spoza UE "ma to uregulowane", ponieważ eksportuje on również do innych krajów spoza UE i tam widać musi spełniać wymagania. Obowiązek wynikający z ESPR nie jest zatem kontrolowany samodzielnie, w wyniku czego dopiero podczas kontroli w UE okazuje się, że brakuje paszportu.

Przedsiębiorstwo dokonuje zakupu za pośrednictwem pośrednika, który sam również kupuje u producenta spoza UE. Nikt w łańcuchu nie ustala, kto formalnie jest importerem zgodnie z ESPR — w wyniku czego obowiązek przechodzi tam i z powrotem między dwiema stronami bez tego, aby którakolwiek faktycznie przeprowadziła kontrolę.

Producent spoza UE nie wyznacza upoważnionego reprezentanta, a importer bez pisemnej umowy przyjmuje, że producent sam pozostaje odpowiedzialny za zawartość produktu. W razie sporu dotyczącego błędnych danych okazuje się, że nie ma ustalonych informacji o tym, kto dostarczył jakie informacje — patrz również kto odpowiada za błędne dane dostawcy w paszporcie.

Importer błędnie przyjmuje, że własna marka na opakowaniu automatycznie oznacza, że producent spoza UE pozostaje odpowiedzialny za paszport produktu. Ktoś, kto sprzedaje meble pod własną marką, może jednak być uznany za producenta — to rozróżnienie jest opisane na Sprzedaję meble pod własną marką — jakie obowiązki mnie dotyczą?.

Importer sprzedaje za pośrednictwem internetowej platformy handlowej i uważa, że platforma przejmuje obowiązki. Rola platformy handlowej jest jednak niezależna od roli importera — ta różnica jest wyjaśniona na Co oznacza karta produktu, jeśli sprzedaję meble za pośrednictwem internetowej platformy handlowej?.

Co można rejestrować

• Pisemna umowa z producentem spoza UE określająca, kto opracowuje, dostarcza i aktualizuje cyfrowy paszport produktu.
• Pełnomocnictwo lub dokument powierzenia, jeśli wyznaczony jest upoważniony reprezentant zgodnie z artykułem 28 — z wyraźnym opisem zadań, które są przekazane.
• Wewnętrzna lista kontrolna, za pomocą której przy każdej nowej przesyłce sprawdza się, czy paszport produktu, deklaracja zgodności i dokumentacja techniczna są obecne, zanim meble będą sprzedane dalej.
• Dokumentacja zawierająca dane dostarczone przez producenta spoza UE, w tym datę i wersję, aby można było sprawdzić, jakie informacje zostały dostarczone i kiedy.
• Stały kontakt w firmie producenta spoza UE w sprawach dotyczących paszportu produktu, określony w umowie zakupu.
• W razie wątpliwości dotyczącej roli poszczególnych podmiotów w łańcuchu dostaw: przegląd własnej pozycji, porównywany z opisem na Kto jest odpowiedzialny za kartę produktu mebli?