Vad kan jag redan göra medan reglerna ännu inte är slutliga?

Vad du konkret måste göra

Den delegerade akten för möbler finns ännu inte, och det innebär att de exakta kraven — vilka uppgifter, vilken datakälla, vilka undantag — ännu inte är fastställda. Det är ingen anledning att vänta. Själva ESPR (förordning (EU) 2024/1781) ger redan vägledning om inriktningen, och en del av det arbete som senare kommer att behövas kan redan utföras nu utan att man går före de slutliga reglerna.

Vad som förväntas av dig

Få överblick över egen produktinformation

Artikel 18 i ESPR beskriver hur Europeiska kommissionen prioriterar produktgrupper och fastställer arbetsprogrammet. För en tillverkare eller importör av möbler innebär detta framför allt att det är klart att möbler står på programmet, inte exakt vad som senare kommer att krävas av dem. I praktiken är detta tillfället att inventera vilken information om material, sammansättning och ursprung för komponenter som redan finns inom företaget, och vilken som saknas. För ett företag med 10 till 100 anställda finns denna information ofta splittrad mellan inköp, produktion och en enstaka leverantör — att samla dem är i sig redan en uppgift som tar tid, oberoende av när förpliktelsen träder i kraft.

Göra överenskommelser med leverantörer i kedjan

Artikel 38 i ESPR handlar om kraven för aktörer i leverantörskedjan: den anger att parter i kedjan kan få förpliktelser att tillhandahålla information som är nödvändig för produktpasset. För en möbeltillverkare som själv inte tillverkar tyg, skum eller beslag innebär detta att den egna passförpliktelsen senare kommer att bero på vad leverantörer levererar. Att redan nu påbörja samtal med leverantörer om vilka uppgifter de kan leverera — och i vilken form — förhindrar att detta beroende först uppdagas när de första passen faktiskt måste upprättas.

Granska befintliga system

Många företag har redan någon form av produktdatabas, ERP-system eller artikelregistrering. Dessa system är sällan utformade med ett produktpass i åtanke, men innehåller ofta redan en del av byggblocker: artikelkoder, materialspecifikationer, leverantörsdata. Det är nu möjligt att överblicka vilka fält som redan finns och vilka som strukturellt saknas. Den som undrar kan jag använda min befintliga produktdatabas för produktpasset, gör bra i att ställa denna fråga nu i stället för när deadline blir konkret.

Insikt i omfattningen av eget sortiment

För möbeltillverkare och -importörer med många varianter — färger, tyger, dimensioner — är frågan hur ett pass utformas per variant en särskild utmaning. Denna fråga är skild från frågan när förpliktelsen träder i kraft: komplexiteten i hur gör jag pass för en möbelkollektion med många färg- och stofvarianter är redan nu möjlig att genomtänka, och resultatet av detta – till exempel om varje variant behöver ett separat pass eller ett pass med varianter inom en struktur – hjälper till att göra en realistisk uppskattning av den erforderliga insatsen.

Där det går fel i praktiken

Ett antal situationer återkommer oftare än man tror i praktiken.

Vänta tills datumet är fastställt. Företag skjuter upp all förberedelse tills den delegerade akten är publicerad, och upptäcker då att insamlingen av materialdata från dussintals leverantörer ensam tar månader.

Ingen överblick över egen leverantörskedja. Särskilt hos företag som köper in komponenter från flera parter — skum från en, tyg från en annan, ram från en tredje — är det inte alltid klart vem som kan leverera vilken information och vem som inte kan. Detta glapp blir bara synligt när data faktiskt efterfrågas.

Antaganden om vad som redan är tillräckligt. Ett befintligt kvalitetscertifikat eller en befintlig produktspecifikation anses för något som "säkert är tillräckligt" för passet, utan att det har kontrollerats vilka uppgifter ett pass senare faktiskt måste innehålla.

Otydlighet om vem i kedjan som är ansvarig. Vid import av möbler från utanför EU råder det osäkerhet om huruvida importören, tillverkaren utanför EU eller annan part i kedjan ska tillhandahålla uppgifterna — en fråga som rör artikel 38 i ESPR, och som utan tydliga avtal i förväg leder till förseningar när det väl måste göras.

Lagerbeslut utan hänsyn till framtida krav. Beslut om utfasande kollektioner eller showroommodeller fattas utan att överväga om och hur denna lagerstock senare kan säljas. Den som funderar på detta redan nu hittar anknytningspunkter vid vad gör jag med möbellager som redan ligger där när reglerna träder i kraft.

Vad du kan dokumentera

Även utan slutgiltiga regler är det möjligt att redan nu sätta ett antal saker på papper, så att övergången till ett obligatoriskt passdokument blir mindre arbete när datumet väl är fastställt:

• En översikt över det nuvarande sortimentet, per produktlinje och per variant, med de material och komponenter som ingår däri.
• En lista över leverantörer per komponent (tyg, skum, trä, metall, beslag), med en anteckning om vilken leverantör redan kan tillhandahålla materialsuppgifter och vilken som inte kan.
• Avtal med leverantörer om datadelning, även om det ännu inte är känt i vilket exakt format det senare måste ske.
• En inventering av den befintliga produktdatabasen eller ERP-systemet: vilka fält finns redan, vilka fattas.
• En första uppskattning av de kostnader som förberedelse och framtida implementering medför — en vägledning därom finns vid vad kostar ett produktpassdokument för möbler.
• En anteckning om status för utfasande eller gamla kollektioner, så att lagerbeslut senare inte är frikopplade från paspportkravet.

För företag som hellre följer en fast handlingsplan i stället för att själva göra en inventering finns det en översikt vid hur greppar jag an produktpassdokumentet för möbler steg för steg. Så snart den delegerade handlingen är publicerad och datumet är fastställt anges här när blir produktpassdokumentet obligatoriskt för möbler.