Was kann ich bereits tun, während die Regeln noch nicht endgültig sind?

Was Sie konkret tun müssen

Die delegierte Maßnahme für Möbel existiert noch nicht, und das bedeutet, dass die genauen Anforderungen — welche Daten, welcher Datenträger, welche Ausnahmen — derzeit noch nicht festgelegt sind. Das ist kein Grund zu warten. Die ESPR selbst (Verordnung (EU) 2024/1781) gibt bereits Hinweise auf die Richtung, und ein Teil der später erforderlichen Arbeit kann jetzt bereits durchgeführt werden, ohne dabei den endgültigen Regeln vorauszugreifen.

Was von Ihnen erwartet wird

Überblick über die eigenen Produktinformationen gewinnen

Artikel 18 der ESPR beschreibt, wie die Europäische Kommission Produktgruppen priorisiert und den Arbeitsplan aufstellt. Für einen Möbelhersteller oder -importeur bedeutet dies vor allem, dass klar ist, dass Möbel auf dem Plan stehen, nicht genau, was später von ihnen verlangt wird. Praktisch ist dies der Moment, um zu inventarisieren, welche Informationen über Materialien, Zusammensetzung und Herkunft von Teilen bereits im Unternehmen vorhanden sind und welche noch fehlen. Bei einem Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern sind diese Informationen oft zwischen Einkauf, Produktion und einem einzelnen Lieferanten verteilt — das Zusammenführen ist für sich genommen bereits eine zeitaufwändige Aufgabe, unabhängig davon, wann die Verpflichtung in Kraft tritt.

Vereinbarungen mit Lieferanten in der Lieferkette treffen

Artikel 38 der ESPR behandelt die Anforderungen für Akteure in der Lieferkette: sie erwähnt, dass Parteien in der Kette möglicherweise Verpflichtungen bekommen, Informationen zu liefern, die für das Produktpaspoort erforderlich sind. Für einen Möbelhersteller, der selbst keinen Stoff, Schaum oder Beschlag produziert, bedeutet dies, dass seine zukünftige Passorverpflichtung von dem abhängt, was Lieferanten liefern. Das Gespräch mit Lieferanten bereits jetzt zu führen darüber, welche Daten sie liefern können — und in welcher Form — verhindert, dass diese Abhängigkeit erst sichtbar wird, wenn die ersten Pässe tatsächlich erstellt werden müssen.

Bestehende Systeme überprüfen

Viele Unternehmen haben bereits eine Produktdatenbank, ein ERP-System oder eine Artikelregistrierung. Diese Systeme wurden selten mit einem Produktpasport im Hinterkopf entwickelt, enthalten aber häufig bereits einen Teil der Bausteine: Artikelnummern, Materialspezifikationen, Lieferantendaten. Es ist jetzt überschaubar, welche Felder bereits vorhanden sind und welche strukturell fehlen. Wer sich fragt, kann ich meine bestehende Produktdatenbank für den Produktpass nutzen, tut gut daran, diese Frage jetzt zu stellen, anstatt erst wenn die Frist konkret wird.

Überblick über den Umfang des eigenen Sortiments

Für Möbelhersteller und -importeur mit vielen Varianten — Farben, Stoffe, Abmessungen — ist die Frage, wie ein Passoport pro Variante eingerichtet wird, eine besondere Herausforderung. Diese Frage ist unabhängig von der Frage, wann die Verpflichtung eintritt: die Komplexität von wie erstelle ich Pässe für eine Möbelkollektion mit vielen Farb- und Stoffvarianten kann jetzt bereits durchdacht werden, und das Ergebnis davon – zum Beispiel ob pro Variante ein separates Passoport erforderlich ist oder ein Passoport mit Varianten innerhalb einer Struktur – hilft bei einer realistischen Einschätzung des erforderlichen Aufwands.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt in der Praxis häufiger auf als gedacht.

Warten, bis der Termin feststeht. Unternehmen verschieben alle Vorbereitungen bis zur Veröffentlichung der delegierten Maßnahme und stellen dann fest, dass das Sammeln von Materialdaten bei Dutzenden von Lieferanten allein schon Monate in Anspruch nimmt.

Kein Überblick über die eigene Lieferantenkette. Besonders bei Unternehmen, die Teile von mehreren Parteien einkaufen — Schaum von dem einen, Stoff von einem anderen, Gestell von einem dritten — ist nicht immer klar, wer welche Informationen liefern kann und wer nicht. Diese Lücke wird erst sichtbar, wenn tatsächlich nach Daten gefragt wird.

Annahmen über das, was bereits ausreichend ist. Ein bestehendes Qualitätszertifikat oder eine bestehende Produktspezifikation werden so angesehen, als würden sie "ja sicher reichen" für das Passoport, ohne dass überprüft wurde, welche Daten ein Passoport später tatsächlich enthalten muss.

Unklarheit darüber, wer in der Kette verantwortlich ist. Bei der Einfuhr von Möbeln aus Ländern außerhalb der EU herrscht Unklarheit darüber, ob der Importeur, der Hersteller außerhalb der EU oder eine andere Partei in der Lieferkette die Daten bereitstellen muss — eine Frage, die Artikel 38 der ESPR betrifft und die ohne klare vorherige Absprachen zu Verzögerungen führt, sobald dies erforderlich wird.

Bestandsentscheidungen ohne Berücksichtigung zukünftiger Anforderungen. Entscheidungen über auslaufende Kollektionen oder Ausstellungsmuster werden getroffen, ohne zu überlegen, ob und wie dieser Bestand später noch verkauft werden kann. Wer sich darüber jetzt schon Gedanken macht, findet Ansatzpunkte bei was tue ich mit Möbelbeständen, die bereits vorhanden sind, wenn die Vorschriften in Kraft treten.

Was Sie festhalten können

Auch ohne endgültige Vorschriften ist es möglich, jetzt schon eine Reihe von Dingen schriftlich festzuhalten, damit der Übergang zu einem verbindlichen Passierschein weniger Aufwand kostet, wenn das Datum tatsächlich feststeht:

• Ein Überblick über das aktuelle Sortiment, pro Produktlinie und pro Variante, mit den Materialien und Komponenten, die darin verarbeitet sind.
• Eine Liste der Lieferanten pro Komponente (Stoff, Schaum, Holz, Metall, Beschläge) mit einer Anmerkung, welcher Lieferant bereits Materialinformationen bereitstellen kann und welcher nicht.
• Absprachen mit Lieferanten über den Datenaustausch, auch wenn noch nicht bekannt ist, in welchem genauen Format dies später erfolgen muss.
• Eine Bestandsaufnahme der bestehenden Produktdatenbank oder des ERP-Systems: welche Felder existieren bereits, welche fehlen.
• Eine erste Kostenschätzung für Vorbereitung und zukünftige Umsetzung — eine Orientierung hierzu finden Sie unter was kostet ein Produktpass für Möbel.
• Eine Notiz über den Status auslaufender oder alter Kollektionen, damit Bestandsentscheidungen später nicht unabhängig von der Passverpflichtung stehen.

Für Unternehmen, die lieber einem festen Aktionsplan folgen, anstatt selbst eine Bestandsaufnahme zu erstellen, gibt es einen Überblick unter wie gehe ich das Produktpassmodell für Möbel schrittweise an. Sobald die delegierte Handlung veröffentlicht wird und das Datum tatsächlich feststeht, wird hier angegeben wann wird das Produktpassport für Möbel verpflichtend.