Wat vraagt een toezichthouder bij een controle op meubels?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een controle door de markttoezichthouder draait om één centrale vraag: kunt u aantonen dat een meubelproduct is wat het beweert te zijn, en kan de fabrikant of importeur erachter aangesproken worden? Verordening (EU) 2019/1020 regelt hoe dat toezicht is ingericht, en artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft welke verplichtingen daarbij specifiek bij de fabrikant liggen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers komt dat neer op een aantal concrete punten.

Technische documentatie beschikbaar houden

De fabrikant moet technische documentatie kunnen tonen waaruit blijkt dat het product aan de eisen voldoet. In de praktijk betekent dit dat er een dossier moet bestaan per product of productgroep: materiaalsamenstelling, testresultaten waar relevant, en de onderbouwing van de claims die in het productpaspoort staan. Voor een middelgroot meubelbedrijf is dit vaak het eerste knelpunt, omdat deze informatie nu verspreid is over inkoopmails, leveranciersverklaringen en losse PDF's in plaats van in één overzichtelijk dossier.

Aantoonbaar maken wie waarvoor verantwoordelijk is

Artikel 27 legt vast dat de fabrikant verantwoordelijk is voor conformiteit, ook als onderdelen zijn ingekocht bij toeleveranciers. Een toezichthouder vraagt niet alleen naar het eindproduct, maar ook naar de keten erachter: wie heeft de stof geleverd, wie het frame, en op basis van welke informatie is de samenstelling in het paspoort ingevuld. Dat vraagt om afspraken met leveranciers die verder gaan dan een prijsafspraak — er moet ook data worden uitgewisseld die standhoudt bij een controle.

Contactgegevens en identificatie op orde hebben

Producten moeten herleidbaar zijn tot een verantwoordelijke partij, met naam, adres en een manier om die partij te bereiken. Dit lijkt triviaal, maar bij importeurs die via meerdere schakels werken, of bij private label-constructies, is dit vaak niet eenduidig vastgelegd. Een toezichthouder die een product uit de handel wil laten nemen, wil in één stap weten wie aansprakelijk is.

Corrigerende maatregelen kunnen nemen

Wanneer een product niet conform is, verwacht de toezichthouder dat de fabrikant of importeur zelf actie onderneemt: aanpassen, uit de handel nemen, of terugroepen. Verordening (EU) 2019/1020 geeft de toezichthouder de bevoegdheid om dit af te dwingen, maar de eerste stap wordt doorgaans van het bedrijf zelf verwacht. Dit vraagt om een intern proces: wie beslist, binnen welke tijd wordt er gehandeld, en hoe wordt de rest van de keten (retailer, projectinrichter) geïnformeerd.

Medewerking verlenen aan het onderzoek

Verordening (EU) 2019/1020 geeft toezichthouders de bevoegdheid om documenten op te vragen, monsters te nemen en toegang tot bedrijfsruimten te vragen. Praktisch betekent dit dat een bedrijf iemand moet aanwijzen die dit soort verzoeken kan behandelen, en dat de gevraagde stukken op relatief korte termijn beschikbaar moeten zijn — niet pas na een zoekactie door drie e-mailadressen.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt geregeld terug bij bedrijven die voor het eerst met deze vragen worden geconfronteerd.

Ten eerste: de technische documentatie bestaat wel, maar is nooit gebundeld. Er is een testrapport van de stof, een certificaat van de schuimleverancier en een e-mail over de houtsoort, maar niemand heeft dit ooit samengevoegd tot een dossier per artikelnummer. Bij een controle kost het dan dagen om alles te verzamelen, terwijl de toezichthouder een duidelijk antwoord verwacht.

Ten tweede: verantwoordelijkheden tussen fabrikant en importeur zijn niet scherp afgesproken. Een importeur gaat er soms van uit dat de buitenlandse fabrikant de documentatie beheert, terwijl artikel 27 van de ESPR de verantwoordelijkheid juist bij degene legt die het product op de EU-markt brengt. Dat misverstand komt pas aan het licht op het moment dat het al te laat is.

Ten derde: bij collecties met veel varianten wordt de data niet per variant bijgehouden. Eén kleur- of stofvariant kan een andere samenstelling hebben dan een andere, maar in de praktijk wordt vaak met één "gemiddeld" datablad gewerkt. Wie hier tegenaan loopt, vindt meer aanknopingspunten in hoe maak ik paspoorten voor een meubelcollectie met veel kleur- en stofvarianten.

Ten vierde: bestaande productdatabases worden niet aangepast aan wat een toezichthouder concreet wil zien. Een ERP- of PIM-systeem bevat vaak al veel gegevens, maar niet in de vorm die aantoonbaar en herleidbaar moet zijn. Zie hierover kan ik mijn bestaande productdatabase gebruiken voor het productpaspoort.

Ten vijfde: er is geen interne afspraak over wie reageert als er daadwerkelijk een vraag van een toezichthouder binnenkomt. Het verzoek belandt bij de verkoopafdeling, die het doorstuurt naar iemand die op vakantie is, en waardevolle tijd gaat verloren voordat er inhoudelijk wordt gereageerd.

Wat u kunt vastleggen

Een aantal zaken is met relatief beperkte inspanning op orde te brengen, en betaalt zich uit op het moment dat er daadwerkelijk een vraag komt:

• Een dossier per product of productvariant met materiaalherkomst, testresultaten en leveranciersverklaringen, gebundeld op één plek in plaats van verspreid over mailboxen.
• Schriftelijke afspraken met leveranciers over welke data zij aanleveren en hoe die wordt bijgehouden bij wijzigingen in samenstelling.
• Een interne aanwijzing van wie verantwoordelijk is voor contact met een toezichthouder, inclusief een vervangingsregeling.
• Een vastgelegde procedure voor corrigerende maatregelen: wie besluit tot terugroepen of aanpassen, en hoe wordt dat gecommuncieerd naar afnemers.
• Actuele contactgegevens van de verantwoordelijke fabrikant of importeur, consistent vermeld op product, verpakking en in het paspoort.

Wie dit nu al wil opzetten, ook zonder dat de verplichting al definitief geldt, vindt een praktische aanpak in wat kan ik nu al doen terwijl de regels nog niet definitief zijn. En voor wie nog moet bepalen of dit voor de eigen producten relevant is, is een goed startpunt geldt het digitaal productpaspoort voor mijn meubels.